Das Ordnungssystem ist eine wesentliche Grundlage, um die Informationen zu verwalten, und dient gleichzeitig als Ablage für alle anfallenden Verwaltungsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Es macht den Umgang mit Informationen personenunabhängig und effizient.

Jede Verwaltungsaktivität mündet in ein schriftliches Dossier. Für jedes Geschäft müssen Sie als Mitarbeitende eines öffentlichen Organs eine federführende Stelle benennen und für jedes Dossier Metadaten (Titel, Eröffnungs- und Abschlussdatum, federführende Stelle) erfassen. Indem Sie das Dossierprinzip anwenden, sorgen Sie dafür, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen vollständig und nachvollziehbar sind.

Umfangreiche Dossiers können auf Papier wie auch elektronisch schnell unübersichtlich werden. Bei Geschäftsabschluss können Sie nicht geschäftsrelevante Unterlagen aus dem Dossier entfernen bzw. löschen.

Die folgenden Begriffe richten sich grundsätzlich nach der Terminologie der folgenden kantonalen gesetzlichen Grundlagen:

• Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG)
• Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV)
• Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)
• Archivgesetz
• Archivverordnung

Ablieferung

Übergabe der als archivwürdig bewerteten Unterlagen ans Archiv. Die Ablieferung erfolgt durch die öffentlichen Organe.

Ablieferungspaket (digital)

Archivwürdige Unterlagen aus Datenbanken, Fileablagen oder Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen, Datenbanken oder Fileablagen müssen losgelöst vom Ursprungssystem und strukturiert an ein Archiv abgeliefert werden. Das Ablieferungspaket enthält die eigentlichen (Primär-) Daten sowie die dazugehörigen Metadaten. Ablieferungspakete müssen dem Standard eCH-0160 entsprechen.

Synonym: Submission Information Package (SIP)

Ablieferungsvereinbarung

Hält die Bewertungsentscheide zum Aktenangebot fest und bestimmt, welche Akten archivwürdig sind und welche vernichtet werden müssen.

Synonym: Bewertungsprotokoll

Akten

Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen, insbesondere dazugehörige Verzeichnisse.

Siehe auch: Informationen

Synonym: Unterlagen

Aktenangebot

Auflistung aller Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die das öffentliche Organ deshalb dem Archiv zur Übernahme anbietet. Das Aktenangebot enthält mindestens eine Liste der angebotenen Aktengruppen/Serien, deren Laufzeiten (von-bis-Daten) und deren Umfang zusammen mit den Verzeichnissen (Metadaten) zu diesen Aktengruppen/Serien.

Aktenführung

Siehe Informationsverwaltung

Aktengruppe

Eine von der Organisationseinheit zu definierende Gruppe gleichförmiger Geschäftsfälle

Aktenplan

Siehe Ordnungssystem

Anbietepflicht

Gesetzliche Pflicht der öffentlichen Organe, für ihr Verwaltungshandeln nicht mehr benötigte Akten dem zuständigen Archiv anzubieten. «Nicht mehr benötigt» bedeutet, dass die gesetzliche bzw. verwaltungsinterne Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Archiv

Einrichtung zur dauernden authentischen Überlieferung der Tätigkeit der öffentlichen Organe durch Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung archivwürdiger Unterlagen. Entspricht der dritten Phase des Lebenszyklus von Unterlagen.

Archivverzeichnis (Gemeinden)

Verzeichnis aller archivierten Unterlagen mit zusätzlichen Informationen wie dem Entstehungszeitraum. Bietet einen Überblick über das gesamte Archiv und ermöglicht eine gezielte Recherche. 

Archivinformationssystem (AIS)

Software zur Erschliessung (Verzeichnung) von Archivalien, zur Recherche im Archivbestand (auch online) und zur Verwaltung von Ablieferungen.

Archivplan (Gemeinden)

Struktur des Archivs und Übersicht über alle Archivteile.

Archivtaugliches Format (digital)

Digitales Dateiformat, das die Anforderungen an die Archivtauglichkeit erfüllt und eine langfristige Lesbarkeit der Informationen ermöglicht. Für Textdateien ist PDF/A-2u das empfohlene Format. Weitere archivtaugliche Formate finden sich im Katalog archivischer Dateiformate.

Archivwürdigkeit

Kriterium für die Übernahme von Unterlagen ins Archiv zur dauernden Aufbewahrung. Archivwürdige Unterlagen sind für die Dokumentation des staatlichen Handelns besonders aussagekräftig und eignen sich als historische Quellen. Das zuständige Archiv bewertet die Archivwürdigkeit der Unterlagen nach Anhörung der öffentlichen Organe.

Aufbewahrungsfrist

Frist, während der das öffentliche Organ abgeschlossene Dossiers in der Ruhenden Ablage aufbewahren muss, weil sie für die Aufgabenerfüllung noch benötigt werden. Bestehen keine gesetzlichen oder verwaltungsinternen Vorgaben, muss die Aufbewahrungsfrist pro Aktengruppe vom betreffenden öffentlichen Organ selber definiert werden.

Aussonderung

Periodische Zusammenstellung der Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Bewertung

Auswahl jener Unterlagen aus einem Aktenangebot, die archivwürdig sind. Wird die Bewertung vor dem eigentlichen Aktenangebot vorgenommen (auf Grundlage des Ordnungssystems), spricht man von prospektiver Bewertung. Die Bewertung findet durch das zuständige Archiv statt. Um die Bewertungsentscheide langfristig nachvollziehbar zu machen, wird die Bewertung dokumentiert.

Bewertungsprotokoll (Gemeinden)

Siehe Ablieferungsvereinbarung

Dossier

Als Dossier gilt die Gesamtheit der relevanten Akten zu einem Geschäft. Grundsätzlich entsteht pro Geschäft ein Dossier (= Dossierprinzip).

Synonym: Geschäftsdossier

Fachanwendung

Software, die beim öffentlichen Organ der Verwaltung und Bearbeitung von Informationen dient und über fachspezifische Funktionen verfügt.

Synonym: Fachapplikation

Federführung

Die federführende Stelle bzw. Person ist dafür verantwortlich, dass das Dossier vollständig und nachvollziehbar geführt wird und alle geschäftsrelevanten Unterlagen darin abgelegt sind.

Findmittel

Hilfsmittel, das die beschreibenden inhaltlichen und technischen Metadaten zu allen Geschäften enthält. Das können beispielsweise Karteien, Auszüge aus Geschäftskontrollen, Journale, elektronische Listen oder Datenbanken sein.

Synonym: Verzeichnis, Register

Geschäftsdossier

Siehe: Dossier

Geschäftsrelevanz

Geschäftsrelevant sind alle Informationen, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs benötigt werden. Eine entsprechende Beurteilung kann oft erst bei Dossierschluss (im Sinn einer Dossierbereinigung) gefällt werden.

Geschäftsverwaltungssystem (GEVER)

System zur elektronischen Verwaltung von Dossiers in einem Ordnungssystem. Die elektronische Geschäftsverwaltung umfasst drei Elemente: Dossierbezogene Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Ein Geschäftsverwaltungssystem ist Voraussetzung für die rechtskonforme elektronische Informationsverwaltung. Geschäftsverwaltungssysteme enthalten Dossiers in den ersten beiden Phasen des Lebenszyklus von Unterlagen (Laufende Ablage und Ruhende Ablage).

Synonym: Records Management System RMS

Informationen

Alle Aufzeichnungen, welche die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger.

Siehe auch: Akten

Informationsverwaltung

Gesteuertes und geordnetes Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Aufbewahren und Anbieten von Informationen, die im Lauf der Geschäftstätigkeit entstehen. Das öffentliche Organ verwaltet seine Informationen so, dass sie zielgerichtet gesucht werden können, das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. Grundlage dafür sind ein Ordnungssystem, das Dossierprinzip und ein Reglement zur Informationsverwaltung und Archivierung.

Synonyme: Aktenführung, Records Management, Schriftgutverwaltung

Laufende Ablage

Ablage (analog oder digital) für die laufenden, noch nicht abgeschlossenen Geschäfte. Entspricht der ersten Phase des Lebenszyklus von Unterlagen.

Lebenszyklus von Unterlagen

Zentrales Konzept der rechtskonformen Informationsverwaltung. Unterscheidet drei Lebensphasen von Unterlagen: Die Laufende Ablage, die Ruhende Ablage und das Archiv.

Metadaten

Beschreibende Informationen, die für die Bearbeitung und Zuordnung eines Geschäftsfalls angelegt werden, z. B. Titel, Eröffnungs- und Abschlussdatum, federführende Stelle, Aktenzeichen usw.

Ordnungssystem

Systematische Einteilung aller anfallenden Dossiers nach Aufgaben und Prozessen eines öffentlichen Organs. Ermöglicht eine zielgerichtete Suche von Informationen und gewährleistet die Erhaltung ihres Entstehungs- und Verwendungszusammenhangs. Umfasst auch die in Fachanwendungen geführten Geschäfte. Kann zusätzlich für die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechten, Aufbewahrungsfristen, Standorten usw. verwendet werden.

Synonyme: Aktenplan, Registraturplan

Records Management

Siehe Informationsverwaltung

Records Management System (RMS)

Siehe: Geschäftsverwaltungssystem

Register

Siehe: Findmittel

Registraturplan

Siehe Ordnungssystem

Ruhende Ablage

Ablage (analog oder digital), in der die abgeschlossenen Geschäfte während einer bestimmten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Die Sicherheit und Lesbarkeit der Informationen muss dauerhaft gewährleistet sein. Entspricht der zweiten Phase des Lebenszyklus von Unterlagen.

Schriftgutverwaltung

Siehe Informationsverwaltung

Submission Information Package (SIP)

Siehe Ablieferungspaket

Unterlagen

Siehe Akten

Verzeichnis

Siehe: Findmittel

Damit Unterlagen aus Records-Management-Systemen archiviert werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) hat dazu einen Anforderungskatalog definiert:

Minimalanforderungen an Records-Management-Systeme aus archivischer Sicht