Kantonale Unterlagen anbieten und abliefern
Anleitung
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Für wen dieser Service ist
Diese Service-Seite ist eine Arbeitshilfe für jene Mitarbeitenden kantonaler Organe, die für Aktenangebote an das Staatsarchiv zuständig sind.
Alle öffentlichen Organe des Kantons müssen ihre Informationen so verwalten, dass nachvollziehbar ist, wie das Organ gehandelt hat, und dass es darüber Rechenschaft ablegen kann. Diese Pflicht zur Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftsfähigkeit betrifft die laufenden und abgeschlossenen Geschäfte, für die noch eine Aufbewahrungsfrist gilt.
Wenn diese Frist abgelaufen ist, muss das öffentliche Organ seine nicht mehr benötigten Unterlagen dem zuständigen Archiv (in der Regel dem Staatsarchiv) zur Bewertung und Übernahme anbieten.
Die Anbietepflicht gilt für sämtliche Arten von Informationen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger, also beispielsweise für:
- physische und elektronische Unterlagen
- audiovisuelle Medien
- geheime Dokumente
- Unterlagen mit besonderen Personendaten
- Karteien und Verzeichnisse
- Datenbanken
- Geografische Informationssysteme.
Bei elektronischen Unterlagen ist es sinnvoll, möglichst frühzeitig mit dem Staatsarchiv Kontakt aufzunehmen. Einerseits schreibt die Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) vor, dass das Staatsarchiv bei Projekten zur elektronischen Informationsverwaltung angehört wird. Zudem können Sie elektronische Unterlagen nicht in beliebigen Ursprungsformaten abliefern, sondern müssen sie in archivtaugliche Dateiformate konvertieren, damit sie langfristig noch gelesen werden können. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) führt einen Katalog archivtauglicher Dateiformate, der auch für den Kanton Zürich verbindlich ist.
Die folgenden Anleitungsschritte helfen Ihnen beim Anbieten und Abliefern von Unterlagen.
Ablaufschritte beim Anbieten und Abliefern von Unterlagen an das Staatsarchiv -
Ruhende Ablage überprüfen, Daten aussondern
Überprüfen Sie periodisch Ihre Ruhende Ablage auf Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Bieten Sie diese ausgesonderten Unterlagen dem Staatsarchiv an (vgl. nächster Schritt).
Machen Sie regelmässige, aber nicht zu häufige Angebote (ca. alle drei bis fünf Jahre, nicht häufiger als einmal pro Jahr).
Werden (besonders in elektronischen Systemen) Daten laufend überschrieben, kann die Lösung darin bestehen, periodisch einen bestimmten Stand per Stichtag zu archivieren.
Nehmen Sie bei Unklarheiten frühzeitig mit dem Staatsarchiv Kontakt auf.
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Unterlagen anbieten
Listen Sie die ausgesonderten Unterlagen auf dem Formular «Aktenangebot» des Staatsarchivs auf oder erstellen Sie eine ähnliche Liste auf der Basis bereits vorhandener elektronischer Metadaten.
Dabei sind in der Regel nicht einzelne Dossiers aufzuführen, sondern ganze Aktengruppen (z. B. Personalakten) oder Serien von Unterlagen (z. B. Geschäftsleitungsprotokolle). Wichtig sind überdies Angaben zum Zeitraum und zu den Mengen (in Laufmetern und/oder in Anzahl Dossiers/Ordner/Dateien usw.).
Zu den ausgesonderten Unterlagen gehören auch die entsprechenden Verzeichnisse. Bieten Sie diese dem Staatsarchiv ebenfalls an, wenn immer möglich in elektronischer Form.
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Das Staatsarchiv bewertet die angebotenen Unterlagen
Aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen wählt das Staatsarchiv einen (in der Regel kleinen) Teil zur dauernden Archivierung aus.
Häufig besichtigen Mitarbeitende des Staatsarchiv vor Ort die angebotenen Unterlagen und teilweise die Systeme, in denen sich die Daten befinden. Zusammen mit den Fachleuten des anbietenden Organs beurteilen sie die Archivwürdigkeit und besprechen Anforderungen und Möglichkeiten der Aussonderung elektronischer Unterlagen sowie deren allfällige Konvertierung in archivtaugliche Formate.
Der abschliessende Bewertungsentscheid liegt beim Staatsarchiv, das die Ergebnisse des Besuchs in einer Ablieferungsvereinbarung festhält.
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Ablieferung vorbereiten
Je nach Ausprägung der Unterlagen (physisch oder elektronisch) müssen Sie unterschiedliche Vorbereitungen für die Ablieferung treffen. Geht es gleichzeitig um physische und elektronische Unterlagen, müssen Sie beide der folgenden Vorbereitungsschritte separat ausführen.
Vorbereitung physischer Ablieferungen
Auf der Basis der Ablieferungsvereinbarung verpacken Sie die archivwürdigen Unterlagen für den Transport. Dabei ist darauf zu achten, dass keine Informationen verloren gehen und die verschiedenen Aktengruppen als solche unterscheidbar bleiben. Ebenso müssen bestehende Ordnungen nachvollziehbar bleiben.
Vorbereitung elektronischer Ablieferungen
Die ausgewählten Unterlagen müssen aus dem Ursprungssystem exportiert und nach bestimmten Vorgaben in ein Ablieferungspaket (Submission Information Package SIP, gemäss Standard eCH-0160) umgewandelt werden. Dieses Paket enthält neben den eigentlichen Unterlagen (Primärdaten) auch beschreibende technische und inhaltliche Metadaten, die die dauernde Les- und Interpretierbarkeit sicherstellen.
Ablieferungsverzeichnis
Falls vom Staatsarchiv benötigt, erstellen Sie ein Verzeichnis der abzuliefernden Unterlagen. Dafür können Sie das Formular «Ablieferungsverzeichnis» verwenden.
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Ablieferung durchführen
Der Transport der Unterlagen bzw. der Datentransfer ins Staatsarchiv ist Sache der abliefernden Stelle.
Für physische Unterlagen können Sie bei Bedarf die Transportorganisation der Baudirektion in Anspruch nehmen (E-Mail: 3000@bd.zh.ch, Telefon: 043 259 30 00 - Achtung: es werden generell nur Liegenschaften bedient, die durch den Facility Service der Kantonalen Verwaltung betreut werden). Die Transportorganisation kann Ihnen auch Umzugsschachteln liefern.
Staatsarchiv
Für die Übermittlung elektronischer Unterlagen bietet sich der WebTransfer ZH an, mit dem Sie Daten unverschlüsselt abliefern können, ohne den Datenschutz zu verletzen. Alternativ können Sie das Ablieferungspaket auch auf einem Datenträger (DVD, USB-Stick, externe Festplatte) speichern und dem Staatsarchiv übergeben. Weniger geeignet ist (zumindest bei sensiblen Daten) die Übermittlung per E-Mail.
Bitte kündigen Sie die Ablieferung dem Staatsarchiv zwei bis drei Tage im Voraus an. Nach dem Erhalt schickt Ihnen das Staatsarchiv eine Bestätigung.
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Nicht archivierte Unterlagen vernichten/löschen
Sobald das Staatsarchiv bestätigt hat, dass die Ablieferung vollständig und korrekt ist, müssen Sie sämtliche ursprünglich angebotenen Unterlagen vernichten bzw. löschen. Das gilt für:
Vorteile:
- angebotene, aber vom Staatsarchiv nicht übernommene Unterlagen sowie für
- Kopien/Doppel/Backups der dem Staatsarchiv abgelieferten Unterlagen.
Für physische Unterlagen kann das Immobilienamt (3000@bd.zh.ch, Hotline: 043 259 3000) Vernichtungsaktionen organisieren oder entsprechende Firmen vermitteln. Das Amt für Informatik (AFI, 043 259 19 00) hilft bei Fragen zur Datenlöschung und der korrekten Entsorgung von Computer-Hardware.
In allen Fällen müssen Sie sicherstellen, dass ein Missbrauch der Unterlagen ausgeschlossen und die Einhaltung des Datenschutzes gewährleistet ist.
Kontakt
Staatsarchiv - Abteilung Überlieferungsbildung