Dienstleistungen und Vergabeverfahren

Der Kanton Zürich verfügt über Kompetenz- und Dienstleistungszentren im Beschaffungswesen, die den Direktionen und der Staatskanzlei zur Verfügung stehen. Sie nehmen vielfältige Aufgaben wahr, u. a.:

• betriebswirtschaftliche Beratung in Beschaffungsfragen,
• Durchführung von Vergabeverfahren, 
• rechtliche Unterstützung bei Vergabeverfahren, 
• Unterstützung bei ökologischen Fragen.

Die kdmz als eines der Kompetenz- und Dienstleistungszentren steht den Direktionen, der Staatskanzlei und weiteren öffentlich-rechtlichen Institutionen für Beratungen in betriebswirtschaftlichen Fragen zu Beschaffungen und für die Durchführung von Vergabeverfahren zur Verfügung.

Gremien und Fachgruppen Beschaffung

Beschaffungskoordination

Das Gremium «Beschaffungskoordination» fördert laufende Optimierungen des kantonalen Beschaffungswesens. Es nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr:

• Beurteilung von Entwicklungen des kantonalen Beschaffungswesens im Hinblick auf Optimierungen aus einer verwaltungsübergreifen den, betriebswirtschaftlichen Sicht, insbesondere auch wiederkehrende Beurteilung von Beschaffungsstrategien und Beschaffungsprozessen
• Klärung von Bedürfnissen und Anliegen der Direktionen und der Staatskanzlei zur Optimierung des Beschaffungswesens sowie Übertragung von Aufgaben an die «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung»
• Empfehlungen zuhanden des Regierungsrates für Optimierungsmassnahmen sowie auch zur Festlegung und Aufhebung von «Lead Buyer» Funktionen für einzelne Materialgruppen
• Koordination mit weiteren Gremien im Beschaffungswesen (v.a. KöB, KBU)

Das Gremium «Beschaffungskoordination» setzt sich aus je einer Vertretung der Direktionen und der Staatskanzlei zusammen. Die Universität Zürich, das Universitätsspital Zürich, das Kantonsspital Winterthur, die Zürcher Fachhochschule und die Rechtspflege werden eingeladen, ebenfalls mitzuwirken. Die Führung dieses Gremiums wird durch die Finanzdirektion, kdmz wahrgenommen.

Fachgruppe Beschaffungsoptimierung

Die «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» bearbeitet im Hinblick auf optimierte Beschaffungen erforderlich übergreifende fachliche Fragestellungen für ausgewählte Materialgruppen. Sie nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr: 

• Monitoring von Beschaffungen aus einer verwaltungsübergreifenden Sicht (u. a. Beschaffungsstrategien, Finanzen, Kreditoren)
• Bearbeitung von Fachfragen (u. a. Beschaffungsprozesse, Lieferantenmanagement) und Aufbereitung von Informationen für Bestellende, Beschaffende und Lieferanten
• Fallweise Unterstützung der Organisationen mit «Lead Buyer»-Funktionen sowie Beurteilung zusätzlicher «Lead Buyer»-Funktionen
• Bearbeitung von Aufgaben zuhanden des Gremiums «Beschaffungskoordination» sowie Empfehlungen für Optimierungen
• Koordination mit weiteren Gremien im Beschaffungswesen (v.a. KöB, KBU)

In der «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» wirken Vertretungen von Organisationen mit, die «Lead Buyer»-Funktionen wahrnehmen. Die Führung der Fachgruppe wird durch die Finanzdirektion, kdmz, wahrgenommen.

Lead Buyer

Die Lead Buyer erfüllen für die jeweilige Materialgruppe zentrale Beschaffungsaufgaben (u. a. wiederkehrende Überprüfung von Beschaffungsstrategien und -prozessen, Beschaffungscontrolling, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement). Für die Direktionen und die Staatskanzlei besteht die Verpflichtung, bei ihren Beschaffungen die Lead Buyer jeweils zwingend mit einzubeziehen.

Die kdmz ist Lead Buyer für

• Büromaterial
• Output-Systeme
• Publikationen