Bedürfnis abklären

Bevor wir ein Online-Formular erstellen, klären wir einige grundsätzliche Fragen:

• Braucht es das Formular wirklich? Oder gibt es einen einfacheren Weg, mit der Verwaltung in Kontakt zu treten?
• Können wir das Formular mittels Verzweigungen in einem anderen Formular zusammenfassen?
• Gibt es bereits Formulare, die einen ähnlichen Anwendungsfall abbilden? Diese können als Vorbild dienen.

Formulare strukturieren

Das Format bedenken

Papierformulare und digitale Formulare haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. Die Umstellung von Papier auf digitale Formulare ist eine Gelegenheit, den Service und den internen Bearbeitungsprozess als Ganzes zu verändern und zu überdenken.

Die Nutzenden berücksichtigen

Wir fragen uns, wer das Formular nutzt und ob diese Zielgruppe spezielle Anforderungen oder Bedürfnisse hat.

Benötigte Informationen überdenken

Wir überlegen uns, welche Informationen wir von den Nutzenden benötigen.

Dabei gilt als Grundregel:

Zu den wichtigsten Grundsätzen des Datenschutzes zählt, dass nur Daten erfasst, gespeichert und verarbeitet werden, die für den jeweiligen Geschäftsfall unverzichtbar sind (§§ 8 und 9 Gesetz über die Information und den Datenschutz, IDG).

Wir erheben eine Information nur in den folgenden Fällen:

Vorteile:

• Wir benötigen die Informationen, um den Service zu erbringen. Wir fragen darum etwa nicht nach einer Telefonnummer, wenn wir die Nutzenden im Prozess nicht anrufen müssen.
• Wir wissen, warum wir die Informationen brauchen.
• Wir wissen, was wir mit den Informationen machen werden.
• Wir wissen, von welchen Benutzenden wir die Information benötigen (die Antwort kann auch sein: von allen).
• Wir wissen, wie wir überprüfen können, dass die Informationen korrekt sind.
• Wir wissen, wie wir die Informationen auf dem neuesten Stand und sicher halten.

Dieser Fragekatalog zwingt uns dazu, zu hinterfragen, warum wir die Nutzenden nach einer Informationen fragen. So können wir unnötige Fragen identifizieren und auf sie verzichten.

Angaben überprüfen

Vorteile:

• Wenn möglich sollen Angaben automatisch vom System geprüft werden. 
• Alternativ kann die Korrektheit von Angaben durch die verantwortlichen Fachpersonen geprüft werden.

Nutzende führen

Wir machen es den Nutzenden möglichst einfach, unsere Formulare zu nutzen. Dazu beachten wir folgende Regeln:

Vorteile:

• Wir erstellen Formulare mit genügend Kontext – sie sind Teil eines Services. Nutzende wissen, wozu das Formular dient. Sie erfahren, welche Informationen sie bereithalten und allenfalls vorgängig beschaffen müssen. Wenn sie das Formular abgeschickt haben, erfahren Sie, wie es weitergeht. Siehe dazu: Services anbieten.
• Das Formular selber soll so wenig Felder umfassen wie möglich, aber so viele wie nötig.
• Bei der Gestaltung des Formulars behalten wir die Zielgruppe im Fokus: Welche Sprache spricht sie? Gibt es spezielle Ausdrücke, die verwendet oder vermieden werden sollen?
• Grundsätzlich erheben wir nur Daten, die für die Bearbeitung des Services nötig sind (siehe oben). Deshalb sind im Normalfall alle Formularfelder Pflichtfelder.

Formulare direkt auf zh.ch (ohne Login)

Designsystem

Alles zum Design, zum Code und zur technischen Verwendung von Formularen auf zh.ch:

Kontext

Wir bieten Online-Formulare auf dem kantonalen Webauftritt immer in Services an. So haben Nutzende den nötigen Kontext. Sie wissen vorgängig, wozu das Formular dient, was sie zum Ausfüllen benötigen und wie der Prozess nach dem Abschicken weitergeht.

Für die Konzeption von Services: