Die Abfindung wird für das Personal, das nicht direkt vom Regierungsrat oder der Staatsschreiberin bzw. dem Staatsschreiber angestellt ist, von der vorgesetzten Direktion im Einvernehmen mit dem Personalamt festgesetzt (§ 17 Abs. 1 lit. c i.V.m. § 12 Abs. 2 VVO). Die Verfügung ist daher von der Direktionsvorsteherin bzw. dem Direktionsvorsteher zu unterzeichnen oder von einer - in ihrem bzw. seinem Namen - zur Unterschrift ermächtigten Person. Aufgrund des Evokationsprinzips (§ 40 Abs. 2 OG RR) darf die Direktionsvorsteherin bzw. der Direktionsvorsteher auch eine Entlassung verfügen, für die das Amt zuständig wäre. Weil es sich um eine Direktionsverfügung handelt, ist der Regierungsrat Rechtsmittelinstanz.

Wird die Entlassung vom Amt verfügt, ist die Abfindung von der Direktion in einer separaten Verfügung festzusetzen.

Wurde bei einer befristeten Anstellungsverlängerung aus Abfindung die Abfindung nicht bereits festgesetzt, kann dies in der «Anstellungsverfügung; Befristete Anstellungsverlängerung aus Abfindung» mit folgendem Textbaustein erfolgen: «Die Abfindung wird auf Monatslöhne festgesetzt, inkl. Anteil 13. Monatslohn».

Befristete Arbeitsverhältnisse sind grundsätzlich für längstens ein Jahr zulässig (§ 13 Abs. 2 PG). Wird das befristete Anstellungsverhältnis weiter verlängert, hat es die Wirkungen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses, ausser es wird nochmals eine befristete Anstellung verfügt und es liegt kein Kettenarbeitsverhältnis vor. Ausnahmen zum Kettenarbeitsverhältnis: Anstellung mit Ausbildungscharakter oder aus anderen Gründen zeitlich begrenzten Aufgaben, z.B. Projekte mit klar begrenzter Abwicklungsdauer. Die befristeten Anstellungen dürfen zusammen die Dauer von einem Jahr grundsätzlich nicht übersteigen.

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss eine Probezeit ausdrücklich verfügt werden, ansonsten keine Probezeit gilt. Es kann auch eine kürzere als die in § 14 Personalgesetz vorgesehene Probezeit vereinbart werden.

Bei befristeten Anstellungen ist aufzuführen, wenn die Kündigungsfristen gemäss § 17 Abs. 1 lit. a-d des Personalgesetzes gelten sollen, die Befristung also auf maximale Dauer zu verstehen ist. Ansonsten endet das Anstellungsverhältnis erst mit Ablauf der Befristung. Im gegenseitigen Einvernehmen kann auch eine kürzere als die vorgesehene Kündigungsfrist festgesetzt werden (§ 17 Abs. 3 PG). (vgl. Textbaustein PULS)

Bei Anstellungen mit einer Dauer von höchstens drei Monaten kann die Entlöhnung im Stundenlohn verfügt werden.

Wenn die Abgeltung der Ferien und Feiertage im Stundenlohn inbegriffen ist, muss die Verfügung folgenden Satz enthalten. «Im Brutto-Stundenlohn ist der 13. Monatslohn sowie ein Anteil von X% für X Wochen Ferien und Freitage enthalten.» Die Prozentzahlen sind in den Lohnreglementen 01 & 05 aufgeführt (Spalte 10, 11 und 12).

Der Mindestlohn für die Aufnahme in die BVK beträgt 75% der maximalen jährlichen Altersrente der AHV. Die Dispositivziffer, dass der Entscheid über die Aufnahme in die BVK mit separatem Schreiben erfolgt, ist in jedem Fall in der Verfügung zu belassen.

Nicht versichert sind gemäss Vorsorgereglement der BVK Personen,

• die für höchstens 3 Monate angestellt sind, 
• die beim Kanton nur eine Nebenbeschäftigung ausüben und im Hauptberuf obligatorisch versichert oder selbständig erwerbstätig sind, 
• die im Sinne der eidgenössischen IV zu mindestens 70% invalid sind oder die gemäss Art. 26a BVG bei einer anderen Vorsorgeeinrichtung provisorisch weiterversichert werden.

Zur Koordination der BKV-Leistungen mit den Leistungen der AHV/IV wird ein Teil des Bruttolohnes nicht bei der BVK versichert. Der nicht versicherte Teil nennt sich Koordinationsabzug. Der Koordinationsabzug beträgt 7/8 der maximalen jährlichen Altersrente der AHV bei einem Beschäftigungsgrad von 100%. Allgemein berechnet sich der versicherte Lohn nach folgender Formel: (Jahresbruttolohn 100% - Koordinationsabzug) x Beschäftigungsgrad in %.

Eine versicherte Person, deren Lohn nach vollendetem 58. Altersjahr ohne deren Verschulden um höchstens die Hälfte herabgesetzt wird, ohne dass es sich um eine vorzeitige Entlassung altershalber im Sinne des Vorsorgereglements der BVK handelt, bleibt auf ihr Verlangen bis längstens zur Vollendung des 65. Altersjahres zum bisherigen versicherten Lohn weiterversichert (vgl. Vorsorgereglement der BVK).

Eine versicherte Person, deren Lohn nach vollendetem 58. Altersjahr wegen Verschuldens oder auf eigenes Begehren um höchstens die Hälfte herabgesetzt wird, ohne dass Versicherungs- oder Austrittsleistungen ausgerichtet werden, bleibt auf ihr Verlangen bis längstens zur Vollendung des 65. Altersjahres zum bisherigen versicherten Lohn versichert (vgl. Vorsorgereglement der BVK). Die versicherte Person hat die Beiträge des Kantons (Sparanteil, Risikoanteil und Sanierungsbeiträge des Arbeitgebers) für die Lohndifferenz selbst zu bezahlen (vgl. Vorsorgereglement der BVK ).

Das Verschulden beurteilt sich nach dem Verschuldensbegriff des kantonalen Personalrechts (vgl.  Vorsorgereglement der BVK).

Angestellte werden gemäss § 24b PG unter folgenden Voraussetzungen altershalber entlassen:

1. Die Voraussetzungen gemäss § 18 Abs. 2 PG sind erfüllt, mithin ist die Kündigung durch den Kanton nicht missbräuchlich nach den Bestimmungen des Obligationenrechts und beruht auf einem sachlich zureichenden Grund.
2. Die Probezeit ist abgelaufen.
3. Das Arbeitsverhältnis endet ohne Berücksichtigung einer allfälligen Anstellungsverlängerung nach Vollendung des 58. Altersjahres oder im Falle einer betrieblichen Restrukturierung nach Vollendung des 55. Altersjahres.
4. Die Entlassung ist nicht auf ein Verschulden der oder des Angestellten zurückzuführen.
5. Den Angestellten kann keine zumutbare Stelle angeboten oder vermittelt werden.

Die Entlassung altershalber bedarf somit immer eines sachlichen Grundes (z.B. Reorganisation), welcher in der Verfügung angegeben werden muss. Von der Entlassung altershalber zu unterscheiden ist der Altersrücktritt, der auf Wunsch der oder des Mitarbeitenden veranlasst wird und erst ab dem vollendeten 60. Altersjahr möglich ist (§ 24a Abs. 1 PG und Art. 8 Abs. 2 des Vorsorgereglements der BVK).

In der Begründung sind Gründe für die Entlassung altershalber im Sinne von § 16 VVO i.V.m. § 24b PG darzulegen.

Beispiel für eine mögliche Begründung:
«Alfred Muster hat die administrative Abwicklung der Versicherungsverträge und -fragen auf dem bisherigen EDV-System durchgeführt. Infolge der technischen Entwicklung steht eine grundlegende Neuorientierung des Versicherungsvertragswesens bevor. Das neue System erfordert völlig neue Fähigkeiten und Ausbildungen, die Alfred Muster nicht mehr mitbringt. Es erscheint daher zweckmässig, mit der Systemevaluation und der Umsetzung der Neuerungen einen Mitarbeiter zu betrauen, der die entsprechenden Voraussetzungen mitbringt. Alfred Muster ist deshalb gestützt auf § 24b PG altershalber zu entlassen.

Alfred Muster wurde am 2. Juli 2018 über die geplante Entlassung altershalber informiert und erhielt Gelegenheit zur schriftlichen Stellungnahme bis 16. Juli 2018 (Gewährung rechtliches Gehör). Er hat auf eine Stellungnahme verzichtet.

Die Entlassung ist unverschuldet. Gestützt auf § 26 des Personalgesetzes i.V.m. § 16g VVO (Alter 62 und 32 Dienstjahre) ist Alfred Muster eine Abfindung in der Höhe von vier Monatslöhnen auszurichten.»

Falls bereits im Voraus klar ist, dass ein Bezug oder eine Kompensation der vorhandenen Mehrzeit- oder Überzeitsaldi sowie noch nicht bezogener Ferientage bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht möglich ist, ist aufzulisten, welche Guthaben ausbezahlt werden (vgl. Textbaustein PULS).

Auch für Frauen gilt beim Kanton das vollendete 65. Lebensjahr als «ordentliches Pensionierungsalter» (vgl. § 24 c Abs. 1 PG).

Das Arbeitsverhältnis endet automatisch mit der Vollendung des 65. Altersjahrs (vgl. § 24 c Abs. 1 PG).

Falls bereits im Voraus klar ist, dass ein Bezug oder eine Kompensation der vorhandenen Mehrzeit- oder Überzeitsaldi sowie noch nicht bezogener Ferientage bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht möglich ist, ist aufzulisten, welche Guthaben ausbezahlt werden (vgl. Textbaustein PULS).

Ist ein Teilbetrag eines Dienstaltersgeschenkes gemäss § 28 Abs. 3 und Abs. 4 PVO fällig, so ist dieser Anteil zuhanden der Abteilung Payroll auf der Austrittsverfügung auszuweisen.

Die Abgeltung von Ferien bedarf der Bewilligung der Direktion (§ 83 Abs. 2 VVO). 

Vor dem Erlass jeder belastenden Verfügung ist der betroffenen Personal das rechtliche Gehör zu gewähren.

In der Begründung ist darzulegen, weshalb wichtige Gründe für die fristlose Auflösung des Arbeitsverhältnisses vorliegen (vgl. § 16 lit. c und § 22 PG). Die bereits begründete Verfügung kann direkt mit dem Rekurs angefochten werden.

Bei einem Funktionswechsel, d.h. bei der Übernahme einer neuen Stelle in der gleichen Direktion oder in einer anderen Direktion kann eine Probezeit angesetzt werden, sofern sowohl Tätigkeit wie auch Verantwortung und Umfeld stark ändern. Die Probezeit muss ausdrücklich verfügt werden, ansonsten keine Probezeit gilt. Mögliche Formulierung: «Es wird eine Probezeit von einem Monat vereinbart.» (vgl. Textbaustein PULS) 

Bei einer Entlassung invaliditätshalber besteht - im Unterschied zu einer Entlassung infolge langandauernder Krankheit - kein Anspruch auf Abfindung (§ 26 Abs. 3 PG). Kommt es zu einer Teilentlassung invaliditätshalber und der Beschäftigungsumfang fällt unter acht Stunden pro Woche oder fünf Wochenlektionen, ist folgende Ergänzung in der Verfügung anzubringen: «Der Beschäftigungsumfang beträgt weniger als acht Stunden pro Woche / fünf Wochenlektionen. Alexandra Muster ist somit für Berufsunfälle, nicht jedoch für Nichtberufsunfälle versichert. Sie ist verpflichtet, dies ihrer Krankenversicherung bzw. Krankenkasse sofort mitzuteilen oder die Nichtberufsunfallversicherung vor deren Erlöschen durch Abschluss einer Abredeversicherung von längstens sechs Monaten zu verlängern, wenn sie bisher auf Grund eines grösseren Beschäftigungsgrades die Unfalldeckung sistiert hatte. Die Abredeversicherung hat gegenüber der Krankenversicherung den Vorteil, dass neben den Heilungskosten auch der Besoldungsausfall versichert ist. Vorbehalten ist die Verlängerung der bisherigen Versicherungsdeckung bei Anspruch auf Taggelder (nicht aber Renten) von mindestens 50% des bisherigen Lohnes.»

Bei einer Teilentlassung invaliditätshalber ist eine Auszahlung der nicht bezogenen Ferien und Mehrstunden zulässig. Die Abgeltung ist aber nur im Umfang der Teilentlassung zulässig. Wird zum Beispiel eine Mitarbeiterin mit einem 50%-Pensum zu 25% invaliditätshalber entlassen, können max. 25% ihres bisherigen nicht bezogenen Ferienanspruches ausbezahlt werden. Die Abgeltung von Ferien bedarf der Bewilligung der Direktion (§ 83 Abs. 2 VVO). 

Der Auszahlungsgrad und der Jahresteillohn sind in den zusätzlichen Bestimmungen anzugeben.

Für Mitarbeitende mit einer Teilzeitanstellung rechnet sich die Reduktion analog einer Vollzeitanstellung, wobei der Auszahlungsgrad in Prozenten einer vollen Beschäftigung und die Lohnreduktion in Prozenten des bisherigen Jahresteillohnes anzugeben sind. Der Auszahlungsgrad und der Jahresteillohn sind in den zusätzlichen Bestimmungen anzugeben.

Beispiel:

Bisherige Anstellungsdaten: 

Neue Anstellungsdaten:
Zusätzliche Bestimmungen
Der entlöhnte Wochenstundenanteil wird per 1. Juni 2019 um vier Stunden auf 29.6 Stunden herabgesetzt. Der Auszahlungsgrad beträgt 70.48% und der Jahresteillohn CHF 69'236.75. Die Vorholzeit von jeweils vier Stunden pro Woche wird einem individuellen Zeitkonto gutgeschrieben Die Sollarbeitszeit bleibt unverändert. Für die Lohnreduktion von 9.52% werden individuelle Rückstellungen gebildet.

Verfügungen bei Bezug LAZ

(Reduktion des Beschäftigungsgrads, Kompensation LAZ, Austritt aufgrund Kompensation LAZ, Erhöhung Kompensation LAZ, Vorzeitiger Altersrücktritt):

Sachverhalt

Frau/Herr Muster hat am [14.02.2017] ihren/seinen Altersrücktritt per [31.10.2019] erklärt und bezieht ab dem [15.09.2017] (1) ihr/sein LAZ-Guthaben in der Höhe von [Anzahl] Stunden. Der Altersrücktritt erfolgt in zwei Teilschritten. Die aktive Anstellung wird zunächst per [15.09.2017] auf einen Beschäftigungsgrad von [50]% reduziert und dann per [28.02.2018] beendet. Die Kompensation LAZ erfolgt ebenfalls in zwei Teilschritten (Pensum 30.95% vom [15.09.2017] bis [28.02.2018]; Pensum 80.95% vom [01.03.2018] bis [31.10.2019]).

Die Umsetzung erfolgt mittels fünf voneinander abhängigen Verfügungen (Reduktion des Beschäftigungsgrads, Kompensation LAZ (3), Austritt aufgrund Kompensation LAZ, Erhöhung Kompensation LAZ, Vorzeitiger Altersrücktritt). (2)

(1) Errechneter Termin, an dem die Kompensation des angesparten LAZ Guthabens beginnt.

(2) Erfolgt die Kompensation des LAZ Guthabens nicht in zwei Teilschritten sondern in einem Schritt, sind lediglich die Austrittsverfügung Austritt aufgrund Kompensation LAZ, die Anstellungsverfügung Kompensation LAZ und die Austrittsverfügung Altersrücktritt notwendig. Die Verfügungen sind entsprechend anzupassen.

Anmerkungen

Das Arbeitszeitmodell Lebensarbeitszeit mit Zeitkonten wird in RRB 1922/2004 und in der Weisung LAZ geregelt. Frau/Herr Muster nahm an diesem Arbeitszeitmodell LAZ teil und sparte sich so ein Zeitguthaben bzw. ein LAZ-Guthaben an. Frau/Herr Muster erklärt nun ihren/seinen vorzeitigen Altersrücktritt. Sie/Er möchte den Altersrücktritt in zwei Teilschritten vollziehen und sein LAZ-Guthaben kompensieren.

Systemtechnisch wird im PULS sowohl für das LAZ-Guthaben als auch für die aktive Anstellung eine separate Anstellung geführt. Es ist also im System zwischen zwei Anstellungen zu unterscheiden:

• Die aktive Anstellung, also die Anstellung, in der Arbeitszeit geleistet und Lohn ausbezahlt wird. 
• Die LAZ-Anstellung, also die Anstellung, in der bereits geleistete Zeit kompensiert, das entsprechende Stundenkonto abgebaut und quasi der bisher zurückgehaltene Lohn ausbezahlt wird.

In beiden Anstellungen sind nun verschiedene Teilschritte (Reduktion des Beschäftigungsgrads, Kompensation LAZ, Austritt aufgrund Kompensation LAZ, Erhöhung Kompensation LAZ, Vorzeitiger Altersrücktritt) zu vollziehen. Um Fehler und Unklarheiten zu vermeiden, werden die Teilschritte separat verfügt. Die Verfügungen zum Austritt infolge Pensionierung mit Kompensation des LAZ-Guthabens sind gemeinsam zu erlassen. Um die enge Verknüpfung der Verfügungen aufzuzeigen, ist in allen fünf Verfügungen derselbe Sachverhalt aufzuführen. Die zu vollziehenden Schritte werden dann in einem je unterschiedlichen Dispositivteil aufgeführt.

Im vorliegenden Musterbeispiel bezieht Frau/Herr Muster das LAZ-Guthaben in zwei Teilschritten. Während dem ersten Teilschritt reduziert sie/er die aktive Anstellung von einem Beschäftigungsgrad von 100% auf 50%. Zusätzlich kompensiert sie/er 30.95% in der LAZ-Anstellung. Dies führt zu einer Lohnzahlung von 80.95% (50% + 30.95%, also wie bisher).
Beim zweiten Teilschritt beendet Frau/Herr Muster ihre/seine aktive Anstellung und erhöht gleichzeitig den Beschäftigungsgrad der LAZ-Anstellung von 30.95% auf 80.95%.

Selbstverständlich sind auch zwei Teilschritte mit anderen Pensen bzw. der Altersrücktritt in einem Schritt möglich. Für Mitarbeitende mit einer Teilzeitanstellung rechnet sich die Reduktion analog einer vollen Beschäftigung, wobei der Auszahlungsgrad in Prozenten einer vollen Beschäftigung und die Lohnreduktion in Prozenten des bisherigen Jahresteillohnes anzugeben sind.

Die Kompensation des LAZ-Guthabens ist auch zu einem anderen Beschäftigungsgrad möglich (bspw. 50% aktive Anstellung und 50% LAZ-Kompensation). Die Verfügungen müssen entsprechend angepasst werden.

Erfolgt die Kompensation des LAZ-Guthabens nicht in zwei Teilschritten sondern in einem Schritt, sind lediglich die Austrittsverfügung Austritt aufgrund Kompensation LAZ, die Anstellungsverfügung Kompensation LAZ und die Austrittsverfügung Altersrücktritt notwendig. Die Verfügungen sind entsprechend anzupassen.

Verfügung Reduktion BG aufgrund LAZ Kompensation: Vor der Kompensation des LAZ-Guthabens muss die Ansparphase beendet werden. Die Beendigung erfolgt jeweils auf ein Monatsende.

Verfügung Austritt aufgrund Kompensation LAZ: Der Bezug von vorhandenen Mehrzeit- und/oder Überzeitsaldi sowie noch nicht bezogener Ferientage kann grundsätzlich nur bis zum Ende der aktiven Anstellung verfügt werden. 

Den Mitarbeitenden soll frühzeitig mitgeteilt werden, wann die ausserordentliche Lohnfortzahlung voraussichtlich ablaufen wird. Gleichzeitig ist damit das späteste Datum erfasst, an dem die Verfügung betreffend Ablauf der Lohnfortzahlung erlassen werden muss. Es kann aber auch sein, dass die Lohnfortzahlung frühzeitig abgebrochen wird. Geht bei einer nur teilweisen Arbeitsunfähigkeit (AUF) aus dem Zeugnis nicht hervor, auf welches Arbeitspensum sich die AUF bezieht, ist davon auszugehen, dass die AUF sich auf ein 100% Pensum bezieht: Demzufolge wären Mitarbeitende mit einem Beschäftigungsgrad von 70%, denen eine AUF von 50% attestiert wird, effektiv zu 50% arbeitsfähig bzw. zu 20% arbeitsunfähig. Es ist auf einer Arbeitsleistung im Umfang von 50% zu bestehen. Machen die Mitarbeitenden geltend, sie könnten nur ein kleineres Pensum arbeiten, müssen sie ein neues, aussagekräftiges Arztzeugnis vorlegen.

Unsicher ist oft auch die Art der reduzierten Arbeitsfähigkeit: Bedeuten eine AUF von 50% nun eine Präsenz am Arbeitsplatz von 50% bei voller Leistung oder eine Präsenz am Arbeitsplatz von 100% jedoch bei nur halber Leistung? Es ist zunächst vom ersten Fall auszugehen (reduziertes Pensum bei voller Leistung), ansonsten die oder der Mitarbeitende ein neues, aussagekräftige Arztzeugnis vorlegen muss. Wird mit Arztzeugnis belegt, dass bei voller Anwesenheit nur eine reduzierte Leistung erbracht werden kann, berechnet sich die Lohnfortzahlung anhand der noch zu erbringenden Leistung. Liegt somit eine Leistungsfähigkeit von 50% bei voller Präsenzzeit vor, entspricht die Lohnfortzahlung einer 50%igen AUF.

Mit der in der Musterverfügung «Ausserordentliche Lohnfortzahlung» enthaltenen Formulierung «Der Lohnanspruch wird der jeweils bescheinigten Arbeitsfähigkeit angepasst, die konkrete Berechnung ergibt sich aus der Lohnabrechnung» soll verhindert werden, dass mit jedem Wechsel der Arbeitsunfähigkeit eine neue Verfügung über die Lohnfortzahlung erlassen werden muss. Das HR bzw. die Linie muss aber die/den Mitarbeitenden und die für die Lohnabrechnung zuständige Stelle umgehend schriftlich bzw. per E-Mail über die neue Situation bzw. die neue Lohnkürzung informieren.

Der Entzug der aufschiebenden Wirkung ist mindestens kurz zu begründen. Bei der Gewährung der ausserordentlichen Lohnfortzahlung kann die Höhe der Lohnfortzahlung (ergibt sich aus § 99 Abs. 4 VVO und dem von den Mitarbeitenden eingereichten Arztzeugnissen) nicht angefochten werden, sondern höchstens das Datum des Beginns. Daher ist die aufschiebende Wirkung zu entziehen.

Beispiel für eine mögliche Begründung der a.o. Lohnfortzahlung
Alfred Muster befindet sich im Dienstjahr. Er hat daher gemäss § 99 Abs. 3 VVO Anspruch auf eine ordentliche Lohnfortzahlung von <Anzahl> Monaten. Alfred Muster ist seit dem <Datum>  ganz oder teilweise arbeitsunfähig. Die ordentliche Lohnfortzahlung ist daher am <Datum> ausgeschöpft. Aktuell besteht eine Arbeitsfähigkeit von <Anzahl>  %. Da die vollständige Wiederaufnahme der Arbeit oder die Auflösung des Arbeitsverhältnisses noch ungewiss ist, wird Alfred Muster gestützt auf § 99 Abs. 4 VVO ab dem <Datum> die ausserordentliche Lohnfortzahlung ausgerichtet. Die ausserordentliche Lohnfortzahlung endet bei ununterbrochener ganzer oder teilweiser Arbeitsunfähigkeit am <Datum>.

Alfred Muster wurde im Gespräch vom <Datum> mit <Vorname/ Name>, <Funktion> über die bevorstehende Lohnkürzung informiert und hat auf eine Stellungnahme verzichtet.
(Bevor eine Lohnkürzung verfügt werden kann, ist der betroffenen Person das rechtliche Gehör zu gewähren.)

Wer sich um ein öffentliches Amt bewerben will, meldet dies der vorgesetzten Stelle. Eine Bewilligung ist nur erforderlich, wenn vereinbarte Arbeitszeit beansprucht wird. Keine Bewilligung ist erforderlich für Ämter mit Amtszwang (§ 54 Abs. 1 PG). Der Regierungsrat hat sich für eine grosszügige Praxis ausgesprochen: Wenn möglich soll die Ausübung eines öffentlichen Amtes als Dienst an der Allgemeinheit ermöglicht werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Amt im Kanton Zürich oder ausserkantonal ausgeübt wird.

Die Bewilligung für die Übernahme des Amtes als Zürcher Kantonsrat, Nationalrat oder Ständerat wird vom Regierungsrat erteilt. Für die Erteilung der Bewilligung für die übrigen öffentlichen Ämter ist die Direktion oder das dazu ermächtigte Amt zuständig (§ 145 Abs. 1 lit. a VVO).

Bei der Erteilung jeder Bewilligung wird deren Gültigkeitsdauer bestimmt (§ 166 VVO).

Soweit notwendig können bis zu 10% der Arbeitszeit für das öffentliche Amt beansprucht werden, ohne dass diese Zeit kompensiert oder die Entschädigung abgeliefert werden müsste (§ 145 Abs. 2 und 3 VVO). Diese 10% von der Arbeitszeit berechnen sich auf Basis der Nettojahresarbeitszeit. Für die Nettojahresarbeitszeit wird von der Bruttojahresarbeitszeit, welche 2184 Stunden (52 Wochen x 42 Stunden) beträgt, der individuelle Ferienanspruch und die Ruhetage sowie Arbeitszeitreduktionen vor Ruhetagen abgezogen (vgl. § 116 Abs. 3 VVO). Bei einem vollen Pensum entspricht dies rund 184 bis 189 Arbeitsstunden pro Jahr. Für ein Mandat als Kantonsrat oder als Mitglied der Bundesversammlung werden die 10% ohne weiteres ausgeschöpft, in der Regel ebenfalls für das Amt als Gemeindepräsidentin oder Gemeindepräsident oder das Amt als Mitglied der Gemeindeexekutive mit einem zeitaufwändigen Ressort. Für die Mitglieder von Gemeindeparlamenten werden die 10% in der Regel nicht ausgeschöpft.
Wird Arbeitszeit von mehr als 10% beansprucht, ist diese grundsätzlich zu kompensieren.

Die Abgabe eines angemessenen Teils der Nebeneinkünfte kann verfügt werden, wenn die vorgeschriebene Kompensation der Arbeitszeit nicht oder nur teilweise möglich ist (§ 145 Abs. 3 VVO). Dies kann etwa bei einem aufwändigen Exekutivamt oder bei einer Mitgliedschaft im Kantonsrat oder der Bundesversammlung der Fall sein.

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss eine Probezeit ausdrücklich verfügt werden, ansonsten keine Probezeit gilt. Bei den unbefristeten Arbeitsverhältnissen kann auch eine kürzere als die in § 14 Personalgesetz vorgesehene Probezeit vereinbart werden. Ebenso kann in gegenseitigem Einvernehmen eine kürzere als im Personalgesetz vorgesehene Kündigungsfrist festgesetzt werden (§ 17 Abs. 1 i.V.m. § 17 Abs. 3 Personalgesetz). (vgl. Textbaustein PULS)

Bei einem Funktionswechsel, d.h. bei der Übernahme einer neuen Stelle in der gleichen Direktion oder in einer anderen Direktion kann eine Probezeit angesetzt werden, sofern sowohl Tätigkeit wie auch Verantwortung und Umfeld stark ändern. Die Probezeit muss ausdrücklich verfügt werden, ansonsten keine Probezeit gilt. Mögliche Formulierung: «Es wird eine Probezeit von einem Monat vereinbart.» (vgl. Textbaustein PULS)

Unbegründete Verfügung

Bei einer unbegründeten Verfügung lautet der Mitteilungssatz wie folgt:

«Eine Begründung dieser Verfügung kann innert zehn Tagen (bei Kündigung: 30 Tage) seit der Mitteilung schriftlich bei der verfügenden Instanz verlangt werden. Die Rechtsmittelfrist beginnt mit der Zustellung des begründeten Entscheides zu laufen.»

Begründete Verfügung

Wird die Verfügung begründet erlassen, ist anstelle des Mitteilungssatzes die Rechtsmittelbelehrung des Rekurses anzubringen.

Rechtsmittelbelehrung, wenn die Direktion verfügt hat:

Rechtsmittelbelehrung, wenn das Amt verfügt hat:

Entzug der aufschiebenden Wirkung

Ein Entzug der aufschiebenden Wirkung ist zu begründen. Beispiel einer möglichen Begründung: «Die Stelle Adjunkt/in ist aus betrieblichen Gründen sofort neu zu besetzen. Angesichts der betrieblichen Dringlichkeit der Versetzung wird einem allfälligen Rekurs die aufschiebende Wirkung entzogen.»

Gemäss § 19 PVO setzt die Rückstufung eine schriftliche Mahnung verbunden mit einer Frist zur Verbesserung von längstens drei Monaten voraus(§ 19 Abs. 2 PVO). Erfolgt innert Friste keine (genügende) Verbesserung, so ist zu beachten, dass die oder der Angestellte zur Stellungnahme zum Rückstufungsantrag einzuladen ist (rechtliches Gehör). Die Stellungnahme muss der entscheidenden Instanz mit den Akten vorliegen.

Beispiel für den Aufbau einer möglichen Begründung der Rückstufung:

«Anlässlich des Gesprächs vom [Datum] wurden die Leistungen von Muster Alfred erheblich kritisiert. Insbesondere wurde sein Arbeitstempo als ungenügend beurteilt. Es wurde ihm eine Frist zur Verbesserung von drei Monaten auferlegt und man drohte ihm bei gleichbleibenden Leistungen eine Rückstufung an. Am [Datum] ergab dass sich die Situation nicht wesentlich verbessert hat. Muster Alfred erhielt Gelegenheit, sich zum Rückstufungsantrag zu äussern. Das rechtliche Gehör wurde ihm somit gewährt. Gestützt auf § 19 Abs. 1 PVO ist Muster Alfred um [Anzahl] Lohnstufen zurückzustufen.»

Der Ferienanspruch kann grundsätzlich nur für Angestellte im Stundenlohn mit einer Anstellungsdauer von längstens drei Monaten oder einem Beschäftigungsgrad von unter 40% durch einen Zuschlag zum Stundenlohn berücksichtigt werden.

Wenn die Abgeltung der Ferien und Feiertage im Stundenlohn inbegriffen ist, muss die Verfügung folgenden Satz enthalten. «Im Brutto-Stundenlohn ist der 13. Monatslohn sowie ein Anteil von x % für x Wochen Ferien und Freitage enthalten.» Die Prozentzahlen sind in den Lohnreglementen 01 & 05 aufgeführt (Spalte 10, 11 und 12).

Die Todesursache (Unfall oder Krankheit) muss aus Versicherungsgründen angegeben werden (vgl. Textbaustein PULS).

Der Lohn wird für den ganzen Sterbemonat auf das Konto der bzw. des Verstorbenen überwiesen. Die zum Zeitpunkt des Austritts vorhandenen Ferien-, Mehrzeit- und Überzeitguthaben sowie der Anteil des 13. Monatslohns und das DAG-Guthaben werden ebenfalls auf das Konto der bzw. des Verstorbenen ausbezahlt. Die BVK teilt mit, ob Hinterbliebene gemäss Vorsorgereglement der BVK existieren. Diesen werden nach Vorliegen des Entscheids zwei Monatslöhne (ohne Abzüge für Sozialversicherungen) ausbezahlt.

Falls die oder der Angestellte Familienzulagen bezogen hatte, werden diese für den Sterbemonat und die drei darauf folgenden Monate als Einmalzahlung auf das Konto der Hinterbliebenen ausgerichtet (Art. 10 Abs. 3 FamZV). Dies ist auf der Verfügung zu erwähnen.

Im Todesfall wird kein anteilsmässiges Dienstaltersgeschenk ausgerichtet (§ 28 Abs. 4 lit. d PVO). 

Nur jeder «volle» Monat eines unbezahlten Urlaubs führt zu einer Ferienkürzung um einen Zwölftel. Falls ein unbezahlter Urlaub weniger als ein Monat beträgt, ist keine Dispositivziffer anzubringen.

Für die Berechnung der Ferienkürzung werden alle bezogenen unbezahlten Urlaube unabhängig vom Kalenderjahr zusammengezählt.

Im PULS wird die anrechenbare Dienstzeit automatisch angepasst, falls dieser unbezahlte Urlaub und früher bewilligte unbezahlte Urlaube insgesamt zu mehr als sechs Monaten unbezahlten Urlaubs führen.

Ist die oder der Mitarbeitende über das Ende des unbezahlten Urlaubs hinaus unfallbedingt arbeitsunfähig, so hat sie oder er Anspruch auf Lohnfortzahlung gemäss § 99 VVO. Wurde vorgängig keine Abredeversicherung abgeschlossen, so bezahlt die Unfallversicherung nach Ablauf des ersten Monats des unbezahlten Urlaubs keine Taggelder aus. Den Nachteil trägt der Arbeitgeber, der den Lohn weiter bezahlen muss, aber keine Taggelder erhält. Mitarbeitende, die bis anhin obligatorisch gegen Nichtberufsunfälle versichert waren sind zu verpflichten, die Abredeversicherung abzuschliessen, sofern der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat dauert. Damit wird der Nichtberufsunfallschutz für längstens sechs Monate aufrechterhalten. Mitarbeitende, die bisher nicht gegen Nichtberufsunfälle versichert waren, können keine Abredeversicherung abschliessen.  

Bei Anstellung

Falls der Beschäftigungsumfang weniger als acht Stunden pro Woche / fünf Wochenlektionen beträgt, ist folgende Dispositivziffer anzubringen:

«Der Beschäftigungsumfang beträgt weniger als acht Stunden pro Woche / fünf Wochenlektionen. Der/die Mitarbeitende ist somit für Berufsunfälle, nicht jedoch für Nichtberufsunfälle versichert. Er/sie ist verpflichtet, dies seiner/ihrer Krankenversicherung bzw. -kasse mitzuteilen, wenn er/sie bisher aufgrund eines grösseren Beschäftigungsgrades die Unfalldeckung sistiert hatte.» (vgl. Textbaustein PULS)

Nach Ablauf der ausserordentlichen Lohnfortzahlung

Nach Ablauf der ausserordentlichen Lohnfortzahlung ist im Einzelfall zu klären, ob die Versicherungsdeckung nach UVG weiterbesteht. Wenn nicht, ist dies in der Verfügung zu erwähnen.

Bei unbezahlten Urlaub

Ist die oder der Mitarbeitende über das Ende des unbezahlten Urlaubs hinaus unfallbedingt arbeitsunfähig, so hat sie oder er Anspruch auf Lohnfortzahlung gemäss § 99 VVO. Wurde vorgängig keine Abredeversicherung abgeschlossen, so bezahlt die Unfallversicherung nach Ablauf des ersten Monats des unbezahlten Urlaubs keine Taggelder aus. Den Nachteil trägt der Arbeitgeber, der den Lohn weiter bezahlen muss, aber keine Taggelder erhält. Mitarbeitende, die bis anhin obligatorisch gegen Nichtberufsunfälle versichert waren sind zu verpflichten, die Abredeversicherung abzuschliessen, sofern der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat dauert. Damit wird der Nichtberufsunfallschutz für längstens sechs Monate aufrechterhalten. Mitarbeitende, die bisher nicht gegen Nichtberufsunfälle versichert waren, können keine Abredeversicherung abschliessen.

Bei Teilentlassung

Falls der Beschäftigungsumfang unter acht Stunden pro Woche oder fünf Wochenlektionen fällt, ist folgende Ergänzung in der Verfügung anzubringen: 

"Der Beschäftigungsumfang beträgt weniger als acht Stunden pro Woche / fünf Wochenlektionen. Vorname/Name ist somit für Berufsunfälle, nicht jedoch für Nichtberufsunfälle versichert. Sie/er ist verpflichtet, dies ihrer/seiner Krankenversicherung bzw. Krankenkasse sofort mitzuteilen oder die Nichtberufsunfallversicherung vor deren Erlöschen durch Abschluss einer Abredeversicherung von längstens sechs Monaten zu verlängern, wenn sie/er bisher auf Grund eines grösseren Beschäftigungsgrades die Unfalldeckung sistiert hatte. Die Abredeversicherung hat gegenüber der Krankenversicherung den Vorteil, dass neben den Heilungskosten auch der Besoldungsausfall versichert ist. Vorbehalten ist die Verlängerung der bisherigen Versicherungsdeckung bei Anspruch auf Taggelder (nicht aber Renten) von mindestens 50% des bisherigen Lohnes.

Beispiel

für den Aufbau einer möglichen Begründung der Versetzung:

«Durch das Ratio-Projekt mussten weitreichende Umstrukturierungs- bzw. Reorganisationsmassnahmen getroffen werden. Dadurch wurde auch das Pflichtenheft der Stelle Adjunkt/in vollständig neu umschrieben, mit gegenüber bisher deutlich höheren Anforderungen. Die Stelle muss deshalb neu besetzt werden. Für den bisherigen Stelleninhaber ergibt sich die Möglichkeit einer Versetzung auf die Stelle eines Verwaltungsassistenten in Klasse 16 mit der Funktion eines Sachbearbeiters. Die neue Funktion entspricht der Ausbildung, den Fähigkeiten, der bisherigen Tätigkeit und beruflichen Stellung des betreffenden Mitarbeiters. Sie trägt den persönlichen Verhältnissen angemessen Rechnung. Die Einstufung erfolgt in Klasse 16 Lohnstufe 16. Die Lohneinbusse beträgt somit weniger als 10%. Die Versetzung ist damit zumutbar. Die Versetzung erfolgt gestützt auf § 28 des Personalgesetzes. Während der Dauer der Kündigungsfrist wird der bisherige Lohn beibehalten.» 

Besteht an der Weiterbildung ein erhebliches privates Interesse der oder des Angestellten, ist ein Rückforderungsvorbehalt vorzusehen für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis aus Gründen aufgelöst wird, die bei der oder dem Angestellten liegen. Der Vorbehalt kann sämtliche Kosten, einschliesslich des Lohnes, umfassen und für die Dauer von höchstens vier Jahren seit dem Ende der Aus- oder Weiterbildung festgelegt werden. Die vollumfängliche Rückforderung der Kosten ist nur innerhalb des ersten Jahres zulässig (§ 94 VVO). Die Ausgestaltung des Rückforderungsvorbehaltes fällt in das Ermessen der verfügenden Instanz. Eine Gegenzeichnung des Vorbehaltes durch die Angestellte oder den Angestellten ist nicht nötig, wird aber zur Klarstellung der Bedingungen sehr empfohlen.

Der Stundenansatz für die durch den Arbeitgeber zu übernehmenden Lohnkosten berechnet sich als 1/2184 des Jahresgrundlohnes inkl. 13. Monatslohn, ohne Ferien- und Feiertagszuschlag (Spalte 9 des Lohnreglements 01 & 05). 

Für die Gewährung von Zulagen gemäss § 25 und § 26 Abs. 2 und 3 PVO für Angestellte in LK 1-23 und Angestellte LK 24-29, die dem Regierungsrat/Staatsschreiber nicht direkt unterstellt sind, ist die Direktion zuständig (§ 12 VVO).

Zulagen für besondere Dienstleistungen, Funktionszulagen, Einmalzulagen und Anreize gemäss der PVO sind nicht an Termine bezüglich Individueller Lohnerhöhungen gebunden. Für Zulagen gemäss § 26 Abs. 1 und § 27 PVO ist das Einvernehmen des Personalamtes erforderlich (§ 12 Abs. 5 VVO).

Gemäss § 26 Abs. 4 PVO und § 44 Abs. 4 VVO sind Einmalzulagen neu im Rahmen von 0,2 bis 0,4% der Lohnsumme zu budgetieren. Einmalzulagen an Mitarbeitende aus Rücklagen sind gemäss § 17 Abs. 2 der Finanzcontrollingverordnung (LS 611.2) nicht mehr zulässig. Einmalzulagen sind nicht BVK-versichert.

Die Information über zugesprochene Zulagen ist Sache des Amtes. Im Rahmen des Personalcontrollings müssen jedoch die Zulagen über das PULS lückenlos erhoben werden können. Auf der Verfügung ist zu vermerken, ob die Zulage BVK-versichert ist oder nicht.