A. Vorbemerkungen

I. Geltungsbereich der Weisung

Diese Weisung regelt das Steuererklärungsverfahren für die Staats- und Gemeindesteuern sowie für die direkte Bundessteuer der natürlichen und juristischen Personen bei Beendigung der Steuerpflicht während eines Kalenderjahres. 

Diese Weisung ordnet ferner das Antragsverfahren bei natürlichen Personen für die Rückerstattung der eidgenössischen Verrechnungssteuer bei Beendigung der Steuerpflicht während eines Kalenderjahres durch Tod oder Wegzug ins Ausland. 

Im Übrigen wird auf das Merkblatt des kantonalen Steueramtes über die Grundsätze der zeitlichen Bemessung für die natürlichen Personen (ZStB Nr. 49.1) verwiesen. 

B. Steuerpflicht

I. Pflicht zur Einreichung einer Steuererklärung

1. Allgemeines 

Die Einzelheiten sind geregelt in der jährlich veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Steuererklärungen und Verrechnungsanträgen. 

2. Natürliche Personen 

Bei Beendigung der Steuerpflicht während eines Kalenderjahres ist in diesem Jahr eine Steuererklärung für den Zeitraum vom 1. Januar bis zur Beendigung der Steuerpflicht einzureichen (Steuerperiode des Kalenderjahres). Die Steuerpflicht mit ordentlicher Veranlagung im Kanton endet im Kalenderjahr infolge  

• Todes der steuerpflichtigen Person; 
• Wegzugs ins Ausland; 
• Vollständiger Aufgabe des Nebensteuerdomizils (Liegenschaften, Betriebsstätten) durch eine im Ausland wohnhafte steuerpflichtige Person; 
• Wechsels von der ordentlichen Veranlagung zur Quellensteuer. 

a) Tod der steuerpflichtigen Person im Kalenderjahr 

Die Steuerpflicht im Kanton Zürich besteht für den Zeitraum ab Beginn der Steuerperiode bis und mit dem Todestag. Im Kanton Zürich ist daher eine unterjährige Steuererklärung einzureichen.

Der Tod der Ehegattin oder des Ehegatten bzw. der einen Partnerin oder des einen Partners einer eingetragenen Partnerschaft gilt als Beendigung der Steuerpflicht beider Eheleute bzw. Partner oder Partnerinnen und als Beginn der Steuerpflicht der überlebenden Ehegattin oder des überlebenden Ehegatten bzw. der überlebenden Partnerin oder des überlebenden Partners. Bis und mit dem Todestag sind die Eheleute bzw. Partnerinnen oder Partner gemeinsam einzuschätzen. Für den Zeitraum ab Beginn der Steuerperiode bis und mit dem Todestag ist eine gemeinsame Steuererklärung für beide Eheleute bzw. Partnerinnen oder Partner einzureichen. 

b) Wegzug in einen anderen Kanton 

Die Steuerpflicht besteht für die ganze Steuerperiode für die kantonalen und kommunalen Steuern sowie für die direkte Bundessteuer im Zuzugskanton. Die Steuerpflicht im Kanton Zürich endet rückwirkend auf das Ende der vorangehenden Steuerperiode. Im Kanton Zürich ist daher grundsätzlich keine Steuererklärung für die Steuerperiode des Wegzugsjahres einzureichen. 

Eine Steuererklärung ist im Kalenderjahr jedoch einzureichen für Kapitalleistungen aus Vorsorge, die vor dem Wegzug fällig geworden sind. 

c) Wegzug ins Ausland 

Die Steuerpflicht für die Staats- und Gemeindesteuern sowie für die direkte Bundessteuer besteht im Kanton Zürich für den Zeitraum ab Beginn der Steuerperiode bis zum Wegzug. Im Kanton Zürich ist daher eine Steuererklärung für die Steuerperiode des Wegzugsjahres einzureichen. 

d) Aufgabe eines Nebensteuerdomizils im Kanton Zürich durch eine im Ausland wohnhafte steuerpflichtige Person 

Die Steuerpflicht im Kanton Zürich besteht für den Zeitraum ab Beginn der Steuerperiode bis zur vollständigen Aufgabe des Nebensteuerdomizils. Im Kanton Zürich ist daher eine Steuererklärung für die Steuerperiode des Kalenderjahres einzureichen. 

3. Juristische Personen 

a) Sitzverlegung ins Ausland, Abschluss der Liquidation oder Aufgabe eines Nebensteuerdomizils durch eine juristische Person mit Sitz im Ausland 

Eine Steuererklärung für die Steuerperiode des Kalenderjahres ist von Steuerpflichtigen einzureichen, deren Steuerpflicht im Kanton im Kalenderjahr endet zufolge 

• Sitzverlegung ins Ausland; 
• Abschlusses der Liquidation; 
• Vollständiger Aufgabe des Nebensteuerdomizils (Liegenschaften, Betriebsstätten) im Kanton Zürich durch eine steuerpflichtige juristische Person mit Sitz im Ausland. 

aa) Bei Beendigung der Steuerpflicht während des Geschäftsjahres, das im Kalenderjahr endet 

Die steuerpflichtige juristische Person hat für den Zeitraum ab Beginn des betreffenden Geschäftsjahres bis zur Beendigung der Steuerpflicht für die Staats- und Gemeindesteuern und für die direkte Bundessteuer eine Steuererklärung einzureichen. 

bb) Bei Beendigung der Steuerpflicht ebenfalls im Kalenderjahr, jedoch während eines weiteren Geschäftsjahres, das einem ersten, im Kalenderjahr schon abgeschlossenen, Geschäftsjahr folgt 

Die steuerpflichtige juristische Person hat bei Beendigung der Steuerpflicht für die Staats- und Gemeindesteuern und für die direkte Bundessteuer für die Steuerperiode, welche das abgeschlossene Geschäftsjahr und den Zeitraum ab Beginn des zweiten Geschäftsjahres bis zur Beendigung der Steuerpflicht umfasst, eine gemeinsame Steuererklärung einzureichen. 

b) Sitzverlegung in einen anderen Kanton oder Aufgabe eines Nebensteuerdomizils durch eine juristische Person mit Sitz in einem anderen Kanton 

Bei einer Sitzverlegung in einen anderen Kanton oder Aufgabe des Nebensteuerdomizils (Liegenschaften, Betriebsstätten) im Kanton Zürich durch eine steuerpflichtige juristische Person mit Sitz in einem anderen Kanton während des Kalenderjahres können – bezogen auf die Geschäfts- und Steuerperioden – drei Fälle unterschieden werden: 

aa) Sitzverlegung in einen anderen Kanton oder Aufgabe des Nebensteuerdomizils im Kanton Zürich im Laufe des Geschäftsjahres, das im Kalenderjahr endet 

In diesen Fällen ist im folgenden Kalenderjahr für die Staats- und Gemeindesteuern eine Steuererklärung für die im Kalenderjahr endende Geschäfts- und Steuerperiode einzureichen (Steueranspruch für die Zeit vom Beginn der Geschäfts- und Steuerperiode bis zur Sitzverlegung oder Aufgabe des Nebensteuerdomizils). Die Steuererklärungspflicht kann jedoch durch Einreichung einer Kopie der Steuererklärung des Kantons erfüllt werden, in dem sich am Ende der Steuerperiode der Sitz befindet. Im Übrigen gelten für das Steuererklärungsverfahren die Grundsätze gemäss Aufforderung zur Einreichung von Steuererklärungen und Verrechnungsanträgen. Für die Veranlagung der Bundessteuer ist der Kanton zuständig, in dem sich am Ende der Steuerperiode der Sitz befindet. 

bb) Sitzverlegung in einen anderen Kanton oder Aufgabe des Nebensteuerdomizils im Kanton Zürich am letzten Tag des Geschäftsjahres, das im Kalenderjahr endet 

In diesen Fällen ist im folgenden Kalenderjahr für die Staats- und Gemeindesteuern sowie für die direkte Bundessteuer eine Steuererklärung für die im Kalenderjahr endende Geschäfts- und Steuerperiode einzureichen. Für das Steuererklärungsverfahren gelten die Grundsätze gemäss Aufforderung zur Einreichung von Steuererklärungen und Verrechnungsanträgen. 

cc) Sitzverlegung in einen anderen Kanton oder Aufgabe des Nebensteuerdomizils im Kanton Zürich ebenfalls während des Kalenderjahres, jedoch im Lauf eines weiteren Geschäftsjahres, das einem ersten, im Kalenderjahr schon abgeschlossenen, Geschäftsjahr folgt 

In diesen Fällen ist im folgenden Kalenderjahr für die Staats- und Gemeindesteuern sowie für die direkte Bundessteuer eine Steuererklärung für die im Kalenderjahr abgeschlossene Geschäfts- und Steuerperiode einzureichen.  

Im übernächsten Kalenderjahr ist zudem für die Staats- und Gemeindesteuern eine Steuererklärung für die im folgenden Kalenderjahr abgeschlossene Geschäfts- und Steuerperiode einzureichen (Steueranspruch für die Zeit vom Beginn des Geschäftsjahres bis zur Sitzverlegung oder Aufgabe des Nebensteuerdomizils). Die Steuererklärungspflicht kann jedoch durch Einreichung einer Kopie der Steuererklärung des Kantons erfüllt werden, in dem sich am Ende der Steuerperiode der Sitz befindet.  

II. Ausnahmen

Von der Einreichungspflicht ausgenommen sind lediglich der Quellensteuer unterliegende Personen, sofern sie nicht die Voraussetzungen für die nachträgliche ordentliche Veranlagung erfüllen (vgl. auch B.I.2.).

Sodann haben Steuerpflichtige, die im Kalenderjahr mündig werden, in der Regel erstmals im folgenden Kalenderjahr eine eigene Steuererklärung für die Steuerperiode, in welcher sie volljährig geworden sind, einzureichen (vgl. Weisung der Finanzdirektion über das Steuererklärungsverfahren, A.I.). 

C. Verrechnungssteuer

I. Natürliche Personen

Bei Tod oder Wegzug ins Ausland sind zusammen mit der Steuererklärung auch die Verrechnungssteuer-Rückerstattungsansprüche für die in die Steuerperiode fallenden Fälligkeiten geltend zu machen (§ 8 Verordnung über die Rückerstattung der Verrechnungssteuer).

Bei Tod einer Ehegattin oder eines Ehegatten bzw. einer Partnerin oder eines Partners einer eingetragenen Partnerschaft sind die Verrechnungssteuern für die in dem Zeitraum ab Beginn der Steuerperiode bis und mit dem Todestag fallenden Fälligkeiten mit der gemeinsamen Steuererklärung (vgl. B.I.2.a) geltend zu machen. 

Diese werden mit den Staats- und Gemeindesteuern für den Zeitraum ab Beginn der Steuerperiode bis zur Beendigung der gemeinsamen Steuerpflicht verrechnet. 

Bezüglich der Verrechnungssteuer für die Periode ab Todestag der steuerpflichtigen Person ist der Antrag auf Rückerstattung von den Erbinnen und Erben nach Massgabe ihrer Anteile an der Erbschaft mit ihren eigenen Steuererklärungen geltend zu machen. 

II. Juristische Personen

Anträge auf Rückerstattung der eidgenössischen Verrechnungssteuer sind bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung in Bern einzureichen. 

D. Durchführung des Steuererklärungsverfahrens

I. Natürliche Personen

1. Bei Wegzug ins Ausland oder Tod des Steuerpflichtigen 

Die Durchführung des Steuererklärungsverfahrens für die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer und des Antragsverfahrens für die eidgenössische Verrechnungssteuer ist Sache der Gemeindesteuerämter. 

2. Bei Wegzug in einen anderen Kanton 

In diesem Falle ist es Sache des Zuzugskantons das Steuererklärungsverfahren für die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer durchzuführen. 

II. Juristische Personen

Die Durchführung des Steuererklärungsverfahrens für die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer ist Sache des kantonalen Steueramtes, Abteilung Register. 

E. Publikationen (§ 32 StV, Art. 124 DBG)

Das Steuererklärungsverfahren wird durch eine öffentliche Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärung durch das kantonale Steueramt eingeleitet. 

Die Steuerpflichtigen werden jeweils im Januar und März durch die Publikation der Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärung im kantonalen Amtsblatt auf ihre Rechte und Pflichten aufmerksam gemacht.  

F. Formularverzeichnis

I. Natürliche Personen

Für das Steuererklärungsverfahren natürlicher Personen und für die Rückerstattung der Verrechnungssteuer bestehen die nachfolgenden Formulare, die den Gemeindesteuerämtern von der kantonalen Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) geliefert werden. 

II. Juristische Personen

Für die Steuerveranlagung juristischer Personen bestehen die nachfolgenden Formulare.

G. Vorbereitung des Versandes

I. Zustellung an natürliche Personen

1. Ordentliches Verfahren, Zustellung eines vollständigen Formularsatzes

Natürlichen Personen sind Formulare gemäss nachstehender Aufstellung zuzustellen.

a) Allen im Kanton Zürich wohnhaften Steuerpflichtigen

Die Formulare gemäss lit. a sind auch Quellensteuerpflichtigen zuzustellen, die obligatorisch oder auf Antrag der nachträglichen ordentlichen Veranlagung unterliegen. 

b) Im Kanton Zürich wohnhaften Besitzern von Liegenschaften

c) Im Kanton Zürich wohnhaften Selbständigerwerbenden

Die Landwirte erhalten zusätzlich zu den Formularen unter Abschnitt c)

d) Für ausserhalb des Kantons wohnhafte natürliche Personen mit Liegenschaften oder Betriebsstätten im Kanton Zürich

e) In Todesfällen

Zusätzlich zu den ordentlichen Formularen sind bei Tod eines Steuerpflichtigen folgende Formulare zuzustellen:

2. Ordentliches Verfahren, Zustellung eines reduzierten Formularsatzes

Steuerpflichtigen, die in der vergangenen Steuerperiode die Steuererklärung mit Unterstützung einer Steuererklärungssoftware ausfüllten, wird ab der Folgeperiode nur noch ein reduzierter Formularsatz zugestellt: 

3. Ordentliches Verfahren, Zustellung der Zugangsdaten für die Online-Steuererklärung 

Steuerpflichtigen, die in der vergangenen Steuerperiode die Steuererklärung mit Unterstützung des vom kantonalen Steueramt zur Verfügung gestellten Programms ZHprivate Tax online eingereicht haben, wird nur ein Schreiben mit den notwendigen Zugangsdaten für die Onlineeinreichung der Steuererklärung zugestellt, sofern sie nicht einen reduzierten Formularsatz gemäss Ziff. 2 beantragt haben. 

4. Nachträgliche ordentliche Veranlagung von quellensteuerpflichtigen ausländischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern  

Bei Abmeldung von Quellensteuerpflichtigen ins Ausland, die im vorangegangenen Kalenderjahr obligatorisch oder auf Antrag der nachträglichen ordentlichen Veranlagung unterlagen, sind die Steuererklärungsunterlagen abzugeben. 

Gleiches gilt für Quellensteuerpflichtige, welche die Voraussetzungen für die nachträgliche Veranlagung erst im Kalenderjahr erfüllen und sich im gleichen Jahr wieder abmelden. Diesen sind die Steuererklärungsunterlagen abzugeben. 

II. Zustellung an juristische Personen

Die Abteilung Register stellt den juristischen Personen das Hauptsteuerformular zu.

III. Beschriftung

Das Steuererklärungsformular muss die für das Gemeindesteueramt und das kantonale Steueramt notwendigen Angaben enthalten. 

Bei in ungetrennter Ehe lebenden Steuerpflichtigen sind die Steuererklärungsunterlagen beiden Eheleuten gemeinsam zuzustellen. Deshalb sind bei der Beschriftung stets beide Eheleute zu nennen (Namen und Vornamen von beiden Steuerpflichtigen). Es kann auch der Allianzname aufgedruckt werden. Sind nicht beide Eheleute in der Schweiz steuerpflichtig, ist bei der Beschriftung nur die in der Schweiz steuerpflichtige Person zu nennen. 

Bei in eingetragener Partnerschaft lebenden Steuerpflichtigen sind die Steuerunterlagen beiden Partnerinnen oder Partnern gemeinsam zuzustellen. Bei der Beschriftung sind stets beide Partnerinnen oder Partner zu nennen und zwar in alphabetischer Reihenfolge. 

Für den Postversand wird das Wertschriftenverzeichnis verwendet, wobei auf dieses nur die Postadresse der Steuerpflichtigen aufzudrucken ist. 

IV. Versand

Die Formulare müssen den Steuerpflichtigen in verschlossenen Umschlägen zugestellt werden. 

Jeder Sendung gemäss G.I.1 (vollständiger Formularsatz), G.I.2 (reduzierter Formularsatz) und G.II (juristische Personen) ist ein Retourcouvert beizulegen. 

V. Fristen (§ 33 StV)

Die Formularzustellung an die Steuerpflichtigen soll spätestens einen Monat nach Beendigung der Steuerpflicht erfolgen. 

VI. Begründung und Auflösung der Ehe bzw. der eingetragenen Partnerschaft im Kalenderjahr

Bei Heirat werden die Eheleute für die ganze Steuerperiode gemeinsam besteuert.  

Bei Auflösung der Ehe infolge rechtlicher oder tatsächlicher Trennung oder Scheidung bzw. bei rechtlicher oder tatsächlicher Trennung oder Auflösung der eingetragenen Partnerschaft werden die Eheleute bzw. die Partnerinnen oder Partner für die ganze Steuerperiode getrennt besteuert. Sie haben daher je eine Steuererklärung einzureichen. 

Bei Todesfällen vgl. B.I.2.a. 

H. Einreichungsfristen und Fristerstreckungen

I. Ordentliche Fristen

Die Steuererklärung der Steuerperiode des Kalenderjahres, welche im Kalenderjahr abzugeben ist, ist zusammen mit dem Wertschriftenverzeichnis innert 30 Tagen nach deren Zustellung einzureichen. 

II. Fristerstreckung (§ 39 StV; Art. 119 DBG)

1. Allgemeines  

Gesuche um Fristerstreckung sind vor deren Ablauf dem Gemeindesteueramt bzw. für Steuererklärungen von juristischen Personen dem kantonalen Steueramt, Abteilung Register, einzureichen, das darüber zu entscheiden hat. 

Nach Ablauf der ordentlichen oder erstreckten Einreichungsfrist gestellte Fristerstreckungsgesuche sind abzuweisen, denn eine abgelaufene Frist kann nicht mehr erstreckt werden, sondern höchstens noch – falls die Voraussetzungen von § 15 StV bzw. Art. 119 Abs. 2 und 124 Abs. 4 DBG erfüllt sind – wieder hergestellt werden. 

Zuständig für den Entscheid über die Wiederherstellung der Frist zur Einreichung der Steuererklärung ist die Behörde, die in der Sache selbst zuständig ist. 

2. Fristerstreckungsgesuche 

Rechtzeitig eingereichten Fristerstreckungsgesuchen darf nur entsprochen werden, wenn sie als tatsächlich begründet erscheinen und dadurch eine Gefährdung der gesetzeskonformen Erfüllung der Steuerpflichten nicht anzunehmen ist.

Bei Abmeldung ins Ausland ist jedenfalls ein bevollmächtigter Steuervertreter bekannt zu geben.  

3. Besondere Bestimmungen betreffend die Verrechnungssteuer 

Der Anspruch auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erlischt, wenn er nicht innerhalb dreier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Verrechnungssteuer fällig geworden ist, geltend gemacht wird. Es darf daher für die Einreichung des Verrechnungssteuerantrages die Frist keinesfalls über diesen Zeitraum hinaus erstreckt werden. 

4. Entscheid 

Bewilligung oder Ablehnung der Fristerstreckung sind den Gesuchstellern bekannt zu geben. Ist das Gesuch von Vertreterinnen oder Vertretern der Steuerpflichtigen gestellt worden, so hat die Eröffnung des Entscheides in der Regel an diese zu erfolgen (§ 10 StV).  

Bei Abweisung einer Fristerstreckung müssen die Steuerpflichtigen auf die Beschwerdemöglichkeit nach § 111 StG hingewiesen werden.  

III. Mahnungen (§§ 132 ff., § 234 StG; § 41 StV; Art. 124-126, 130, 174 DBG)

1. Allgemeines  

Steuerpflichtige, welche die Steuererklärung trotz Verpflichtung nicht innert der ordentlichen oder erstreckten Frist einreichen, sind unter Hinweis auf die Folgen der Unterlassung zu mahnen. Vor der Mahnung können die Steuerpflichtigen mit gewöhnlicher Post aufgefordert werden, die Steuererklärung innert 20 Tagen einzureichen. 

2. Zeitpunkt der Mahnung 

Das Mahnverfahren ist unmittelbar nach Ablauf der Einreichungsfrist einzuleiten. 

3. Androhung der Folgen der Nichteinreichung der Steuererklärung 

Die Mahnung erfolgt unter der Androhung, dass bei Nichtabgabe der vollständig ausgefüllten Steuererklärung innert der Mahnfrist eine Einschätzung nach pflichtgemässem Ermessen erfolgt. 

Gleichzeitig ist den Steuerpflichtigen für den Unterlassungsfall eine Ordnungsbusse wegen Verletzung einer Verfahrenspflicht im Sinne von § 234 StG bzw. Art. 174 DBG anzudrohen. 

4. Mahnfrist 

Die Mahnfrist beträgt 10 Tage und ist nicht erstreckbar. 

5. Zustellung 

Die Mahnungen sind mit A-Post Plus zuzustellen.  

Für die Mahnungen dürfen vom Steueramt keine Gebühren erhoben werden. 

Das kantonale Steueramt kann Vorgaben zum Inhalt der Mahnungen machen. 

I. Kontrolle bei Eingang (§ 40 StV)

Die Kontrolle der Steuererklärungen bei Eingang und deren weitere Bearbeitung erfolgen nach der Weisung der Finanzdirektion über die Mitwirkung der Gemeindesteuerämter bei der Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer natürlicher Personen (ZStB Nr. 107.3). 

J. Rücksendung mangelhafter Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse (§ 41 StV)

Unvollständige oder formell unrichtige Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse sind zur Ergänzung den Steuerpflichtigen zurückzusenden, wenn das Gemeindesteueramt unbedingt notwendige Ergänzungen oder Berichtigungen nicht selbst vornehmen kann. 

«Provisorische» Steuererklärungen, in denen Detailangaben fehlen und denen auch die notwendigen Unterlagen nicht beigegeben sind, sind ebenfalls zur Ergänzung zurückzusenden. 

Den Steuerpflichtigen wird zur Behebung der Mängel eine angemessene Frist angesetzt unter Hinweis auf die Folgen bei Nichterfüllung. Das kantonale Steueramt stellt hierfür den Gemeindesteuerämtern das entsprechende Formular (StA Form. 42) zur Verfügung. 

Kommen die Steuerpflichtigen der Auflage nicht nach, so ist das Mahnverfahren durchzuführen. 

K. Verfahren bei Nichtabgabe der Steuererklärung (§ 42 Abs. 3 StV)

Reichen Steuerpflichtige trotz Mahnung keine Steuererklärung ein, erfolgt das weitere Verfahren gemäss Weisung der Finanzdirektion über das Verfahren bei der Einschätzung von Steuerpflichtigen, die trotz Mahnung keine Steuererklärung eingereicht haben (ZStB Nr. 139.2). 

L. Ablieferung an das kantonale Steueramt (§ 42 Abs. 1 StV)

Die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse erfolgt nach der Weisung der Finanzdirektion über die Mitwirkung der Gemeindesteuerämter bei der Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer natürlicher Personen durch die Gemeindesteuerämter (ZStB Nr. 107.3). 

M. Inkrafttreten

Diese Weisung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft und gilt erstmals für das Steuererklärungsverfahren bei Beendigung der Steuerpflicht im Kalenderjahr 2025 (Steuerperiode 2025). Sie ersetzt die gleich lautende Weisung vom 30. September 2020.