A. Einleitende Bemerkungen

I. Allgemeine Übersicht

Natürliche und juristische Personen haben für jede Steuerperiode, in welcher sie steuerpflichtig waren, eine Steuererklärung für die Staats- und Gemeindesteuern und für die direkte Bundessteuer abzugeben. In der Regel ist die Steuererklärung in dem auf die Steuerperiode folgenden Kalenderjahr einzureichen. 

Steuerpflichtige haben für die Steuerperiode, in welcher sie volljährig geworden sind, im darauffolgenden Kalenderjahr erstmals eine eigene Steuererklärung einzureichen. 

Ausnahmsweise ist bei Beendigung der Steuerpflicht im Kanton bereits im laufenden Kalenderjahr eine Steuererklärung für die Steuerperiode des Kalenderjahres abzugeben (siehe Weisung der Finanzdirektion über das Steuererklärungsverfahren bei Beendigung der Steuerpflicht während des Kalenderjahres). 

II. Geltungsbereich der Weisung

Diese Weisung regelt das Steuererklärungsverfahren für die Staats- und Gemeindesteuern und die direkte Bundessteuer der natürlichen und juristischen Personen. Sie ordnet ferner das Antragsverfahren für die Rückerstattung der eidgenössischen Verrechnungssteuer. 

B. Steuerpflicht

I. Pflicht zur Einreichung einer Steuererklärung

Die Einschätzung für die Staats- und Gemeindesteuern und die Veranlagung für die direkte Bundessteuer erfolgen in der Regel in dem der Steuerperiode folgenden Kalenderjahr. Als Grundlage für die Einschätzung bzw. Veranlagung und den Bezug der Steuern dient die Steuererklärung der Steuerperiode. Alle steuerpflichtigen natürlichen und juristischen Personen werden daher zur Abgabe einer Steuererklärung aufgefordert. Die Einzelheiten sind in der jährlich neu veröffentlichten Aufforderung zur Einreichung von Steuererklärungen und Verrechnungsanträgen geregelt. 

II. Ausnahmen

Von der Einreichungspflicht ausgenommen sind lediglich der Quellensteuer unterliegende Personen, sofern sie nicht die Voraussetzungen für die nachträgliche ordentliche Veranlagung erfüllen. 

C. Durchführung des Steuererklärungsverfahrens

I. Natürliche Personen

Die Durchführung des Steuererklärungsverfahrens für die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer und des Antragsverfahrens für die eidgenössische Verrechnungssteuer ist Sache der Gemeindesteuerämter. 

II. Juristische Personen

Die Durchführung des Steuererklärungsverfahrens für die Staats- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer ist Sache des kantonalen Steueramtes, Abteilung Register. 

Die Steuererklärungsformulare werden den juristischen Personen durch das kantonale Steueramt, Abteilung Register, zugestellt und sind auch dort einzureichen. 

Anträge auf Rückerstattung der eidgenössischen Verrechnungssteuer sind der Eidgenössischen Steuerverwaltung in Bern einzureichen. 

D. Publikationen (§ 32 StV, Art. 124 DBG)

Das Steuererklärungsverfahren wird durch eine öffentliche Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärung durch das kantonale Steueramt eingeleitet.  

Die Steuerpflichtigen werden jeweils im Januar und März durch die Publikation der Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärung im kantonalen Amtsblatt auf ihre Rechte und Pflichten aufmerksam gemacht.  

E. Formularverzeichnis

I. Natürliche Personen

Für das Steuererklärungsverfahren natürlicher Personen und für die Rückerstattung der Verrechnungssteuer bestehen die nachfolgenden Formulare, die den Gemeindesteuerämtern von der kantonalen Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) geliefert werden. 

II. Juristische Personen

Für das Steuererklärungsverfahren juristischer Personen bestehen die nachfolgenden Formulare:

F. Vorbereitung des Versandes

I. Zustellung an natürliche Personen

1. Ordentliches Verfahren, Zustellung eines vollständigen Formularsatzes

Natürlichen Personen sind Formulare gemäss nachstehender Aufstellung zuzustellen.

a) Allen im Kanton Zürich wohnhaften Steuerpflichtigen

Die Formulare gemäss lit. a sind auch Quellensteuerpflichtigen zuzustellen, die obligatorisch oder auf Antrag der nachträglichen ordentlichen Veranlagung unterliegen. 

b) Im Kanton Zürich wohnhaften Besitzern von Liegenschaften 

c) Im Kanton Zürich wohnhaften Selbständigerwerbenden 

Die Landwirte erhalten zusätzlich zu den Formularen unter Abschnitt c)

d) Für ausserhalb des Kantons wohnhafte natürliche Personen mit Liegenschaften oder Betriebsstätten im Kanton Zürich

2. Ordentliches Verfahren, Zustellung eines reduzierten Formularsatzes

Steuerpflichtigen, die in der vergangenen Steuerperiode die Steuererklärung mit Unterstützung einer Steuererklärungssoftware ausfüllten, wird ab der Folgeperiode nur noch ein reduzierter Formularsatz zugestellt: 

3. Ordentliches Verfahren, Zustellung der Zugangsdaten für die Online-Steuererklärung

Steuerpflichtigen, die in der vergangenen Steuerperiode die Steuererklärung mit Unterstützung des vom kantonalen Steueramt zur Verfügung gestellten Programms ZHprivate Tax online eingereicht haben, wird nur ein Schreiben mit den notwendigen Zugangsdaten für die Onlineeinreichung der Steuererklärung zugestellt, sofern sie nicht einen reduzierten Formularsatz gemäss Ziff. 2 beantragt haben.

4. Nachträgliche ordentliche Veranlagung von quellensteuerpflichtigen ausländischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern

Für die nachträgliche ordentliche Veranlagung sind die gleichen Formulare abzugeben, wie sie den ordentlich Besteuerten zugestellt werden (gleiche Bemessungsgrundlagen).

Einzelheiten sind der Weisung der Finanzdirektion über die nachträgliche ordentliche Veranlagung von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu entnehmen.

II. Zustellung an juristische Personen

Die Abteilung Register stellt den juristischen Personen das Hauptsteuerformular zu. 

III. Beschriftung

Das Steuererklärungsformular muss die für das Gemeindesteueramt und das kantonale Steueramt notwendigen Angaben enthalten. 

Bei in ungetrennter Ehe lebenden Steuerpflichtigen sind die Steuererklärungsunterlagen beiden Eheleuten gemeinsam zuzustellen. Deshalb sind bei der Beschriftung stets beide Eheleute zu nennen (Namen und Vornamen von beiden Steuerpflichtigen). Es kann auch der Allianzname aufgedruckt werden. Sind nicht beide Eheleute in der Schweiz steuerpflichtig, ist bei der Beschriftung nur die in der Schweiz steuerpflichtige Person zu nennen. 

Bei den in eingetragener Partnerschaft lebenden Steuerpflichtigen sind die Steuerunterlagen beiden Partnerinnen oder Partnern gemeinsam zuzustellen. Bei der Beschriftung sind stets beide Partnerinnen oder Partner zu nennen und zwar in alphabetischer Reihenfolge.

Für den Postversand wird das Wertschriftenverzeichnis verwendet, wobei auf dieses nur die Postadresse der Steuerpflichtigen aufzudrucken ist. 

IV. Versand

Gemeindesteuerämter, welche Endlos-Formulare verwenden, haben Steuererklärung und Wertschriftenverzeichnis entsprechend den Einzelformularen auf DIN A4-Format zuzuschneiden. 

Die Formulare müssen den Steuerpflichtigen in verschlossenen Umschlägen zugestellt werden. 

Jeder Sendung gemäss F.I.1 (vollständiger Formularsatz), F.I.2 (reduzierter Formularsatz) und F.II (juristische Personen) ist ein Retourcouvert beizulegen. 

V. Fristen (§ 33 StV)

Die Formularzustellung an die Steuerpflichtigen des Hauptregisters beginnt im Anschluss an die erste Publikation und muss bis Ende Januar abgeschlossen sein. 

VI. Begründung und Auflösung der Ehe bzw. der eingetragenen Partnerschaft im Kalenderjahr

Bei Heirat werden die Eheleute für die ganze Steuerperiode gemeinsam besteuert. 

Bei Auflösung der Ehe infolge rechtlicher oder tatsächlicher Trennung oder Scheidung bzw. bei rechtlicher oder tatsächlicher Trennung oder Auflösung der eingetragenen Partnerschaft werden die Eheleute bzw. die Partnerinnen oder Partner für die ganze Steuerperiode getrennt besteuert. Sie haben daher je eine Steuererklärung einzureichen. Bei Tod einer Ehegattin oder eines Ehegatten bzw. einer Partnerin oder eines Partners in der Steuerperiode hat die überlebende Ehegattin oder der überlebende Ehegatte bzw. die überlebende Partnerin oder der überlebende Partner eine Steuererklärung für die Zeit ab Todestag bis Ende der Steuerperiode einzureichen. Für die Zeit vom Beginn des Kalenderjahres bis und mit Todestag siehe Weisung der Finanzdirektion über das Steuererklärungsverfahren bei Beendigung der Steuerpflicht während des Kalenderjahres, B.I.2a. 

G. Einreichungsfristen und Fristerstreckungen

I. Ordentliche Fristen

1. Natürliche Personen

Die Steuererklärung ist zusammen mit dem Wertschriftenverzeichnis bis 31. März des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres online oder dem Scan-Center einzureichen. 

2. Juristische Personen

Die Steuererklärung ist bis 30. September des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres beim kantonalen Steueramt, Abteilung Register, einzureichen.

II. Fristerstreckung (§ 39 StV, Art. 119 DBG)

1. Durch die Gemeindesteuerämter 

Die Gemeindesteuerämter können von Amtes wegen die Frist bis am 30. September des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres erstrecken für 

a) natürliche, im Kanton wohnhafte Selbständigerwerbende sowie für übrige einer Branchenabteilung zugewiesene natürliche Personen  

b) ausserhalb des Kantons wohnhafte Steuerpflichtige (L- und B-Fälle). 

Bewilligte Fristerstreckungen sind im Register festzuhalten. 

2. Fristerstreckungsgesuche von Steuerpflichtigen 

a) Allgemeines 

Gesuche um Fristerstreckung für Steuererklärungen von natürlichen Personen sind vor deren Ablauf dem Gemeindesteueramt bzw. für Steuererklärungen von juristischen Personen dem kantonalen Steueramt, Abteilung Register, einzureichen, das darüber zu entscheiden hat. 

Nach Ablauf der ordentlichen oder erstreckten Einreichungsfrist gestellte Fristerstreckungsgesuche sind abzuweisen, denn eine abgelaufene Frist kann nicht mehr erstreckt werden, sondern höchstens noch – falls die Voraussetzungen von § 15 StV bzw. Art. 119 Abs. 2 und 124 Abs. 4 DBG erfüllt sind – wieder hergestellt werden. 

Zuständig für den Entscheid über die Wiederherstellung der Frist zur Einreichung der Steuererklärung ist die Behörde, die in der Sache selbst zuständig ist. 

b) Fristerstreckungsgesuche 

Rechtzeitig eingereichten Fristerstreckungsgesuchen ist entsprechend dem Gesuch, längstens bis 30. November des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres, zu entsprechen. 

Über den 30. November des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres gehende Fristerstreckungsgesuche sind abzuweisen, ausser es können ausserordentliche Gründe glaubhaft gemacht werden. Die Glaubhaftmachung setzt in der Regel eine substanziierte Sachdarstellung voraus; allgemeine Hinweise wie starke berufliche Inanspruchnahme der Vertreterin oder des Vertreters oder fehlende Unterlagen reichen nicht aus. 

Ist keine Erstreckung angebracht, werden die Steuerpflichtigen aufgefordert, die Steuererklärung innert 30 Tagen einzureichen. In diesem Entscheid ist auf die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Finanzdirektion nach § 111 StG hinzuweisen. 

c) Besondere Bestimmungen betreffend die Verrechnungssteuer 

Der Anspruch auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erlischt, wenn er nicht innerhalb dreier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Verrechnungssteuer fällig geworden ist, geltend gemacht wird. Es darf daher für die Einreichung des Verrechnungssteuerantrages die Frist keinesfalls über diesen Zeitraum hinaus erstreckt werden. 

d) Entscheid 

Rechtzeitig eingereichte erstmalige Fristerstreckungsgesuche gelten ohne gegenteiligen schriftlichen Entscheid als vom Gemeindesteueramt stillschweigend bewilligt.  

Ein schriftlicher Entscheid erfolgt nur auf ausdrückliches Begehren, bei verspätet eingereichten Gesuchen und bei Fristerstreckungsbegehren, die über den 30. November des der Steuerperiode folgenden Kalenderjahres hinausgehen. In diesen Fällen sind Bewilligung oder Ablehnung der Fristerstreckung den Gesuchstellern bekannt zu geben. Ist das Gesuch von Vertreterinnen oder Vertretern der Steuerpflichtigen gestellt worden, so hat die Eröffnung des Entscheides in der Regel an diese zu erfolgen (§ 10 StV). 

Bei Abweisung einer Fristerstreckung müssen die Steuerpflichtigen auf die Beschwerdemöglichkeit nach § 111 StG hingewiesen werden. 

e) Steuerpflichtige mit Wohnsitz oder Sitz in einem anderen Kanton 

Bei Steuerpflichtigen mit Wohnsitz oder Sitz in einem anderen Kanton gelten Fristerstreckungsentscheide des Wohnsitz- oder Sitzkantons auch für den Kanton Zürich, sofern der Fristerstreckungsentscheid vor Ablauf der zürcherischen Frist der zuständigen Behörde für das Steuererklärungsverfahren im Kanton Zürich mitgeteilt wird. 

III. Nachträgliche ordentliche Veranlagung von Quellensteuerpflichtigen

Betrugen die dem Steuerabzug an der Quelle unterworfenen Bruttoeinkünfte in der dem Kalenderjahr vorangehenden Steuerperiode oder einem der Vorjahre mindestens Fr. 120'000.-, so hat die oder der Pflichtige mit Wohnsitz im Kanton eine Steuererklärung für die nachträgliche Veranlagung im ordentlichen Verfahren für das gesamte Einkommen und Vermögen einzureichen. Die ordentliche Einreichungsfrist läuft bis 31. März des Kalenderjahres. 

Die Steuererklärungsformulare sind von jener Gemeinde abzugeben, in welcher die oder der Steuerpflichtige am Ende der Steuerperiode Wohnsitz hatte. 

IV. Mahnungen (§§ 132 ff., § 234 StG, § 41 StV; Art. 124 - 126, 130, 174 DBG)

1. Allgemeines 

Steuerpflichtige, welche die Steuererklärung trotz Verpflichtung nicht innert der ordentlichen oder erstreckten Frist einreichen, sind unter Hinweis auf die Folgen der Unterlassung zu mahnen. Vor der Mahnung können die Steuerpflichtigen mit gewöhnlicher Post aufgefordert werden, die Steuererklärung innert 20 Tagen einzureichen. 

2. Zeitpunkt der Mahnung 

Das Mahnverfahren ist unmittelbar nach Ablauf der Einreichungsfrist einzuleiten. 

3. Androhung der Folgen der Nichteinreichung der Steuererklärung 

Die Mahnung erfolgt unter der Androhung, dass bei Nichtabgabe der vollständig ausgefüllten Steuererklärung innert der Mahnfrist eine Einschätzung nach pflichtgemässem Ermessen erfolgt. 

Gleichzeitig ist den Steuerpflichtigen für den Unterlassungsfall eine Ordnungsbusse wegen Verletzung einer Verfahrenspflicht im Sinne von § 234 StG bzw. Art. 174 DBG anzudrohen. 

4. Mahnfrist 

Die Mahnfrist beträgt 10 Tage; sie ist nicht erstreckbar (§ 41 Abs. 2 StV).  

5. Zustellung 

Die Mahnungen sind mit A-Post Plus zuzustellen. 

Für die Mahnungen dürfen vom Steueramt keine Gebühren erhoben werden. 

Das kantonale Steueramt kann Vorgaben zum Inhalt der Mahnungen machen. 

H. Kontrolle bei Eingang (§ 40 StV)

Die Kontrolle der Steuererklärungen bei Eingang und deren weitere Bearbeitung erfolgen nach der Weisung der Finanzdirektion über die Mitwirkung der Gemeindesteuerämter bei der Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer natürlicher Personen (ZStB Nr. 107.3). 

I. Rücksendung mangelhafter Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse (§ 41 StV)

Unvollständige oder formell unrichtige Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse sind zur Ergänzung den Steuerpflichtigen zurückzusenden, wenn das Gemeindesteueramt unbedingt notwendige Ergänzungen oder Berichtigungen nicht selbst vornehmen kann.  

«Provisorische» Steuererklärungen, in denen Detailangaben fehlen und denen auch die notwendigen Unterlagen nicht beigegeben sind, sind ebenfalls zur Ergänzung zurückzusenden. 

Den Steuerpflichtigen wird zur Behebung der Mängel eine angemessene Frist angesetzt unter Hinweis auf die Folgen bei Nichterfüllung. Das kantonale Steueramt stellt hierfür den Gemeindesteuerämtern das entsprechende Formular (StA Form. 42) zur Verfügung.  

Kommen die Steuerpflichtigen der Auflage nicht nach, so ist das Mahnverfahren durchzuführen. 

J. Verfahren bei Nichtabgabe der Steuererklärung (§ 42 Abs. 3 StV)

Reichen Steuerpflichtige trotz Mahnung keine Steuererklärung ein, erfolgt das weitere Verfahren gemäss der Weisung der Finanzdirektion über das Verfahren bei der Einschätzung von Steuerpflichtigen, die trotz Mahnung keine Steuererklärung eingereicht haben (ZStB Nr. 139.2). 

K. Ablieferung an das kantonale Steueramt (§ 42 Abs. 1 StV)

Die Ablieferung der Steuererklärungen und Wertschriftenverzeichnisse erfolgt nach der Weisung der Finanzdirektion über die Mitwirkung der Gemeindesteuerämter bei der Einschätzung der Staats- und Gemeindesteuern und der direkten Bundessteuer natürlicher Personen durch die Gemeindesteuerämter (ZStB Nr. 107.3). 

L. Inkrafttreten

Diese Weisung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft und gilt erstmals für das Steuererklärungsverfahren im Kalenderjahr 2025 (Steuerperiode 2024). Sie ersetzt die gleich lautende Weisung vom 30. September 2020.