A. Vorbemerkungen

1. Akten des kantonalen Steueramtes zum Quellensteuerverfahren gemäss Quellensteuerverordnung I (QVO I, ZStB Nr. 28/011) werden gescannt und auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes abgelegt.

2. Nachstehend werden die Regeln zusammengefasst, die beim Scanning und der elektronischen Aufbewahrung der Steuerakten auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes zu beachten sind.

3. Im Übrigen bilden keinen Gegenstand der vorliegenden Weisung der Finanzdirektion:

• der elektronische Datenaustausch zwischen den Gemeindesteuerämtern und dem
  kantonalen Steueramt;
• die elektronische Verarbeitung von Steuerdaten (vorbehältlich B.10);
• die Ablieferung von Steuerakten an das Staatsarchiv des Kantons Zürich.

B. Akten des Quellensteuerverfahrens

4. Die im Rahmen von Quellensteuerverfahren gemäss QVO I beim kantonalen Steueramt eingehenden oder erstellten Steuerakten wie Quellensteuerabrechnungen, Anträge auf Neuveranlagung der Quellensteuer und Tarifeinstufungen der Gemeindesteuerämter sowie die Akten aus Quellensteuerrevisionsverfahren sind mit sämtlichen Beilagen zu scannen. Akten von Rechtsmittelverfahren sind ebenfalls zu scannen.

5. Beim Scanning ist insbesondere sicherzustellen,

• dass die eingescannten Unterlagen die Originale in unveränderbaren Abbildungen festhalten;
• dass die Unterlagen vollständig eingescannt werden;
• dass das Scanningverfahren nachvollziehbar ist.

6. Die Quellensteuerakten werden vor der Verarbeitung der eingereichten Unterlagen bzw. nach Abschluss eines Rechtsmittelverfahrens eingescannt.

7. Für das Scanning der Quellensteuerakten kann das kantonale Steueramt auch ein Gemeindesteueramt mit einem Scan-Center beauftragen (siehe Anhang).

8. Die eingescannten Akten werden auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes abgelegt.

9. Bei der Ablage auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes ist insbesondere sicherzustellen,

• dass auf die eingescannten Unterlagen jederzeit zugegriffen werden kann;
• dass die eingescannten Unterlagen nicht verändert werden können;
• dass das Steuergeheimnis gemäss § 120 StG gewährleistet ist und keine unberechtigten Personen Zugang zum Archivsystem haben;
• dass jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Personen auf welche eingescannten Unterlagen zugegriffen haben.

10. In elektronischer Form erstellte Quellensteuerakten wie Briefe, Verfügungen, Einspracheentscheide und elektronisch eingereichte Quellensteuerdaten können nach deren Erstellung bzw. deren Einreichung automatisch ins zentrale elektronische Archivsystem des kantonalen Steueramtes überführt werden.

C. Vernichtung der Papierakten

11. In den Fällen, in denen die Akten des Quellensteuerverfahrens gemäss den Bestimmungen der vorliegenden Weisung eingescannt wurden und die auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes abgelegten Akten, die jederzeit in ausgedruckter Form vorgelegt werden können, müssen nicht zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.

12. Die Papierakten des Quellensteuerverfahrens werden nach durchgeführtem Scanning vernichtet.

13. Für die Vernichtung der Papierakten ist das kantonale Steueramt zuständig. Dieses kann Dritte beauftragen. Auch bei der Vernichtung der Papierakten ist die Einhaltung des Steuergeheimnisses sicherzustellen (§ 120 StG).
 

D. Dauer der elektronischen Aufbewahrung

14. Die auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes abgelegten Akten können frühestens 15 Jahre nach Ablauf der in Frage stehenden Steuerperiode gelöscht werden.

E. Inkrafttreten der Weisung

15. Diese Weisung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.

16. Die eingescannten Quellensteuerakten können nach den Vorgaben der vorliegenden Weisung ab der Steuerperiode 2015 vernichtet werden.
 

Anhang:

In folgenden Gemeindesteuerämtern wird ein Scan-Zentrum betrieben (vgl. B.7, Stand 1. August 2014):

Steueramt der Stadt Zürich

Steueramt der Stadt Winterthur