Vorbemerkungen

Im Kanton Zürich werden sämtliche Steuererklärungen und Einschätzungsakten gescannt und auf dem zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes (ARTS) abgelegt.

Nachstehend werden die Regeln zusammengefasst, die beim Scanning und bei der elektronischen Aufbewahrung der Steuerakten im ARTS zu beachten sind. In dieser Weisung wird zudem auf die Richtlinie des kantonalen Steueramtes zur elektronischen Archivierung, auf die Indexierungs-Richtlinie und die Richtlinie Archivnutzung verwiesen; diese Richtlinien können in der jeweils gültigen Fassung auf der Gemeinde-Seite im Intranet des kantonalen Steueramtes elektronisch abgerufen werden.

Im Übrigen bilden keinen Gegenstand der vorliegenden Weisung der Finanzdirektion:

• die Entschädigungen, die das kantonale Steueramt den Gemeindesteuerämtern für das Scanning entrichtet; diese Entschädigungen werden in der Weisung der Finanzdirektion über den Sonderbeitrag an die Gemeinden für das Scanning von Steuererklärungen und die elektronische Erfassung von Veranlagungsdaten geregelt;
• der elektronische Datenaustausch zwischen den Gemeindesteuerämtern und dem kantonalen Steueramt (abgesehen vom zentralen elektronischen Archivsystem des kantonalen Steueramtes);
• die elektronische Verarbeitung von Steuerdaten (vorbehältlich A.1.2.);
• die Ablieferung von Steuerakten an das Staatsarchiv des Kantons Zürich;
• die elektronische Erfassung und Archivierung von Grundsteuerakten durch die Gemeindesteuerämter.

A. Steuererklärungen und Einschätzungsakten der natürlichen Personen

1. Scanning durch die Gemeindesteuerämter

1.1. Die Gemeindesteuerämter haben zu scannen:

a) sämtliche Steuererklärungen und sämtliche Beilagen, die nicht in elektronischer Form eingereicht werden; diese Unterlagen sind durch ein Scan Center gemäss A.1.4 zu scannen;

b) in den Fällen, in denen das Gemeindesteueramt die Einschätzung vornimmt (vgl. § 107 Abs. 2 StG), sämtliche weiteren Einschätzungsakten, wie Auflagen, Eingaben des Steuerpflichtigen und Einschätzungsentscheide, sofern sie nicht elektronisch erstellt und direkt ins ARTS abgelegt werden. Diese Unterlagen sind durch ein Scan Center gemäss A.1.4 oder durch das Gemeindesteueramt selber zu scannen.

1.2. Beim Scannen der Steuererklärungen und der Beilagen (A.1.1.a) sind zudem die Daten der Deklaration elektronisch so zu erfassen und aufzubereiten, dass sie bei der Einschätzung weiter verarbeitet werden können. Die erfassten und aufbereiteten Daten sind durch die Scan Center unmittelbar an das kantonale Steueramt weiterzuleiten.

Nach dem Scanning werden die Papierakten gemäss C vernichtet. Die Einschätzung wird aufgrund der elektronischen Daten und papierlos vorgenommen. Die Fallabwicklung in den Gemeindesteuerämtern hat in einem elektronischen Fallverwaltungs- oder Workflowsystem zu erfolgen.

1.3. Unterlagen, die ausnahmsweise nicht zu scannen sind:

• leer abgegebene, nicht unterzeichnete amtliche Formulare «Wertschriften- und Guthabenverzeichnis»;
• zu grosse oder gebundene Originaldokumente, die nach der Einschätzung an die Pflichtigen zurückzusenden sind;
• Briefumschläge, mit denen die Steuererklärungen oder, auf Auflage hin, Unterlagen fristgerecht eingereicht wurden.

1.4. Im Anhang werden die Gemeindesteuerämter aufgeführt, die das Scanning von Steuererklärungen und Beilagen gemäss A.1.1.a und weiteren Steuerakten gemäss A.1.1.b für sich und andere Gemeindesteuerämter durchführen (sogenannte Scan Center; vgl. A.1.8).

1.5. Beim Scanning ist insbesondere sicherzustellen,

• dass die eingescannten Unterlagen die Originale in unveränderbaren Abbildungen festhalten;
• dass die Unterlagen vollständig eingescannt werden;
• dass das Scanningverfahren nachvollziehbar ist.

In diesem Zusammenhang sind die Richtlinien des kantonalen Steueramtes zur elektronischen Archivierung und zur einheitlichen Indexierung zu beachten.

1.6. Die eingescannten Akten sind im ARTS abzulegen.

1.7. Bei der Ablage im ARTS ist insbesondere sicherzustellen,

• dass auf die eingescannten Unterlagen jederzeit zugegriffen werden kann;
• dass die eingescannten Unterlagen nicht verändert werden können; 

• dass das Steuergeheimnis gemäss § 120 StG gewährleistet ist und keine unberechtigten Personen Zugang zum Archivsystem haben;  

• dass jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Personen auf welche eingescannten Unterlagen zugegriffen haben.

In diesem Zusammenhang ist die Richtlinie des kantonalen Steueramtes zur Nutzung des elektronischen Aktenarchivs zu beachten.

1.8. Vor Inbetriebnahme eines Scan Centers gemäss A.1.4 durch ein Gemeindesteueramt hat eine Abnahme durch das kantonale Steueramt zu erfolgen. Das kantonale Steueramt führt bei den Scan Centern und Gemeindesteuerämtern periodische Überprüfungen durch, ob die Regeln der vorliegenden Weisung sowie seine Richtlinien eingehalten werden.

2. Scanning der Einschätzungsakten des kantonalen Steueramtes

2.1. Auch im kantonalen Steueramt sind sämtliche Einschätzungsakten, einschliesslich der Akten eines allfälligen Rechtsmittelverfahrens, zu scannen und im ARTS abzulegen.

2.2. Beim Scanning der Einschätzungsakten des kantonalen Steueramtes ist zu unterscheiden:

a) In den Fällen, in denen nach den einschlägigen Richtlinien des kantonalen Steueramtes die Einschätzungsakten jeweils für die drei letzten eingeschätzten Steuerperioden n bis n-2 im kantonalen Steueramt in Papierform aufbewahrt werden, sind jeweils spätestens nach Abschluss des Einschätzungsverfahrens bzw. eines allfälligen Rechtsmittelverfahrens für die Steuerperiode n+1 sämtliche Einschätzungsakten der eingeschätzten Steuerperiode n-2 (und früherer eingeschätzter Steuerperioden) zu scannen.

b) In den anderen Fällen erfolgt das Scanning im Anschluss an die Einschätzung bzw. nach Abschluss eines allfälligen Rechtsmittelverfahrens.

2.3. Für das Scanning der Einschätzungsakten des kantonalen Steueramtes kann dieses auch ein Gemeindesteueramt mit einem Scan Center beauftragen. Im Übrigen ist A.1.5. zu beachten.

2.4. Die Ausnahmen gemäss A.1.3. gelten entsprechend. 

B. Steuererklärungen und Einschätzungsakten der juristischen Personen 

1. Auch bei den juristischen Personen sind sowohl die dem kantonalen Steueramt einzureichenden Steuererklärungen mit sämtlichen Beilagen als auch die Einschätzungsakten, einschliesslich der Akten eines allfälligen Rechtsmittelverfahrens, zu scannen.
2. In den Fällen, in denen nach den einschlägigen Richtlinien des kantonalen Steueramtes die Einschätzungsakten jeweils für die drei letzten eingeschätzten Steuerperioden n bis n-2 im kantonalen Steueramt in Papierform aufbewahrt werden, sind jeweils spätestens nach Abschluss des Einschätzungsverfahrens bzw. eines allfälligen Rechtsmittelverfahrens für die Steuerperiode n+1 sämtliche Einschätzungsakten der eingeschätzten Steuerperiode n-2 (und früherer eingeschätzter Steuerperioden) zu scannen.
3. Im Übrigen sind die Regeln gemäss A.2.3. bis A.2.4. zu beachten.

C. Vernichtung der Papierakten

1. Steuererklärungen und weitere Steuerakten in Papierform, die gemäss den Bestimmungen der vorliegenden Weisung sowie unter Beachtung der einschlägigen Richtlinien des kantonalen Steueramtes eingescannt und im ARTS abgelegt worden sind, werden anschliessend an die Ablage im ARTS vernichtet.
2. Für die Vernichtung der Papierakten ist das Steueramt bzw. Scan Center zuständig, das die Akten eingescannt hat. Es kann für die Vernichtung Dritte beauftragen. Auch bei der Vernichtung der Papierakten hat es die Einhaltung des Steuergeheimnisses sicherzustellen (§ 120 StG). 

D. Dauer der elektronischen Aufbewahrung

Die im ARTS abgelegten Akten können frühestens 25 Jahre nach Ablauf der in Frage stehenden Steuerperiode gelöscht werden.

E. Inkrafttreten der Weisung

Diese Weisung tritt am 1. Januar 2021 in Kraft und ersetzt die Weisung vom 28. Mai 2010 (geändert am 9. Dezember 2011).

Für durch das kantonale Steueramt einzuschätzende Steuererklärungen, für die noch kein elektronisches Fallverwaltungs- und Workflowsystem in Betrieb ist, gilt bis zu dessen Inbetriebnahme die Weisung vom 28. Mai 2010.

Anhang:

In folgenden Gemeindesteuerämtern wird ein Scan Center betrieben (vgl. A.1.4; Stand November 2020):

• Steueramt der Stadt Zürich
• Steueramt der Stadt Winterthur