A. Vorbemerkungen

Diese Weisung regelt die Anlage und Führung der Register für die Staats- und Gemeindesteuern und die Verrechnungssteuer. Die Steuerregister bilden die Grundlage für den Steuerbezug und für die buchungspflichtigen Geschäftsfälle in den Steuerkonten.

Die Gemeindesteuerämter legen in jedem Kalenderjahr für alle Fälle, in denen der Gemeinde die Bedeutung einer Einschätzungsgemeinde zukommt (§§ 108 und 109 StG), ein Register aller sicher oder mutmasslich steuerpflichtigen Personen an (§ 29 StV).

Mutmasslich steuerpflichtig sind Personen, deren Steuerpflicht im Kalenderjahr aufgrund von konkreten Indizien angenommen werden muss.

B. Staats- und Gemeindesteuerregister

I. Inhalt

Das Staats- und Gemeindesteuerregister ist so auszugestalten, dass es sämtliche erforderlichen Angaben über die Einschätzung und den Bezug der in diesem Kalenderjahr endenden Steuerperiode enthält.

Zudem beinhaltet dieses Register Angaben über die Kirchensteuern, die Personalsteuer und die Verrechnungssteuer.

Das Register wird auf Beginn des Kalenderjahres angelegt, stets aktuell gehalten und per Ende Kalenderjahr abgeschlossen und archiviert. Das Register muss für jede Steuerperiode nach Name und AHVN13 für natürliche sowie Firma und UID gemäss Handelsregister für juristische steuerpflichtige Personen geführt, abgefragt und ausgewertet werden können. Eine zusätzliche Identifikationsnummer kann verwendet werden, die Verbindung zur AHVN13 bei natürlichen Personen und zur UID bei juristischen Personen muss aber jederzeit gewährleistet sein.

Als Steuerperiode gilt bei natürlichen Personen das Kalenderjahr (§ 49 Abs. 2 StG). Gegebenenfalls tritt der Beginn oder das Ende der Steuerpflicht im Laufe der Steuerperiode ein (§ 29 Abs. 2 lit. a StV).

Als Steuerperiode gilt bei juristischen Personen das Geschäftsjahr (§ 83 Abs. 2 StG). Dieses kann vom Kalenderjahr abweichen. Das Staats- und Gemeindesteuerregister eines Kalenderjahres enthält diejenigen juristischen Personen,

•  für welche die betreffende Gemeinde als Einschätzungsgemeinde in Frage kommt (§ 108 StG) und
• deren Geschäftsjahr im betreffenden Kalenderjahr endet (§ 29 Abs. 2 lit. b Satz 1 VO StG).

Kommt der Gemeinde für nach dem 1. Januar in die Steuerpflicht eintretende juristische Personen – aufgrund der Verhältnisse zu Beginn der Steuerpflicht – die Funktion als Einschätzungsgemeinde zu, so sind diese juristischen Personen in das Staats- und Gemeindesteuerregister des laufenden Kalenderjahres einzutragen. Stellt sich später jedoch heraus, dass das Geschäftsjahr erst im folgenden Kalenderjahr endet, so findet eine Übertragung in das Register des nachfolgenden Kalenderjahres statt (§ 29 Abs. 2 lit. b Satz 2 StV). 

Für jede im Register aufgenommene steuerpflichtige Person muss in der Steuerbuchhaltung ein Konto angelegt werden. Darauf sind sämtliche personen- und steuerpflichtbezogenen Vorgänge zu registrieren, welche die im Kalenderjahr zu Ende gehende Steuerperiode betreffen. 

Bei Ehepaaren und eingetragenen Partnerschaften wird für die Zeitdauer der gemeinsamen Steuerpflicht ein gemeinsames Konto angelegt. Taktgeber ist bei gemischtgeschlechtlichen Ehepaaren der Ehemann und bei gleichgeschlechtlichen Ehepaaren und eingetragenen Partnerschaften der Partner, dessen Name in der alphabetischen Sortierung an erster Stelle kommt (alphanumerisch aufsteigende Sortierung; Sortierreihenfolge: Nachname, Vorname). Beim Wegzug eines Ehegatten oder Partners ins Ausland und Aufrechterhaltung der Ehe oder eingetragenen Partnerschaft wird ab dem auf den Wegzug folgenden Jahr derjenige Steuerpflichtige zum Taktgeber, dessen Steuerpflicht in der Schweiz andauert. Der Ehegatte oder Partner im Ausland muss nicht am Register geführt werden. Ziehen beide Ehegatten oder Partner zeitlich gestaffelt im gleichen Steuerjahr weg, erfolgt keine Anpassung des Taktgebers.

Bei Ehepaaren und eingetragenen Partnerschaften mit getrenntem Wohnsitz Schweiz und Ausland ist Taktgeber immer die in der Schweiz steuerpflichtige Person. Der Ehegatte oder Partner im Ausland ist nicht am Register zu führen.

In das Register sind aufzunehmen:

a) Steuerpflichtige natürliche Personen mit Wohnsitz oder Aufenthalt in der Gemeinde (§ 3 StG);

b) Natürliche Personen, die ausserhalb des Kantons Zürich wohnhaft, aber aufgrund wirtschaftlicher Zugehörigkeit im Kanton Zürich steuerpflichtig sind (§ 4 StG):

• Inhaber, Teilhaber oder Kommanditäre von Einzel- oder Personenunternehmen mit Geschäftsbetrieben oder Betriebsstätten in der Gemeinde,
• Eigentümer oder Nutzniesser von Liegenschaften in der Gemeinde;

c) Erbengemeinschaften, sofern die Erbfolge ungewiss ist (§ 9 Abs. 2 StG). In solchen Fällen ist der Erblasser zu erfassen. Der Erbenvertreter ist als Generalvertreter zu hinterlegen;

d) Steuerpflichtige, die getrennt vom übrigen Einkommen Kapitalleistungen zu versteuern haben;

e) Steuerpflichtige, die ergänzende Vermögenssteuern auf landwirtschaftlichen Liegenschaften zu entrichten haben (§ 41 StG);

f) nachträglich im ordentlichen Verfahren veranlagte quellensteuerpflichtige Personen (§§ 93, 93a, 101a und 101b StG).

Getrennt zu führen, da im Abrechnungs- und Meldewesen separat auszuweisen, sind:

g) juristische Personen (§§ 54-56 StG).

Die Registerführung hat über alle erfassten steuerpflichtigen Personen getrennt nach Rechnungsjahren und Steuerperioden zu erfolgen. 

II. Registerabschluss

1. Detailnachweis

Für den Registerabschluss sind für jede steuerpflichtige Person einzeln auszuweisen:

1) Stamm- und Personendaten;

2) Einschätzungsdaten;

3) Steuerrechnungen;

4) Kontokorrent der Steuerbuchhaltung (mit Buchungstexten).

Anforderungen zu den einzelnen Positionen sind im Anhang festgelegt.

2. Zusammenzug

Für den Registerabschluss sind in einem Zusammenzug kumuliert auszuweisen: 

1) die Kennzahlen zu den steuerpflichtigen natürlichen Personen;

2) die Kennzahlen zu den steuerpflichtigen juristischen Personen;

3) die Kennzahlen zur Ermittlung der Kirchensteuer juristischer Personen.

Der Zusammenzug mit den detaillierten Kennzahlen kann direkt in der Steuerapplikation generiert werden. Er ist fester Bestandteil der Jahresrechnung (JA) sowie der Abrechnungen über Solländerungen und Restanzen (SR). Er dient auch als Grundlage für die Berechnung des Grundbeitrages gemäss Beschluss des Regierungsrates über Entschädigungen an die Gemeinden im Steuerverfahren (ZStB Nr. 107.1). Das Kantonale Steueramt, Dienstabteilung Rechnungswesen und Controlling, stellt eine detaillierte Vorlage zur Verfügung.

C. Register der nur verrechnungssteueranspruchsberechtigten Personen

In dieses Register sind Personen aufzunehmen, die im ordentlichen Verfahren nicht staats- und gemeindesteuerpflichtig sind, aber Anspruch auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer haben.

D. Register für Gemeindesteuerausscheidungen (aktive und passive Steuerausscheidungen)

In dieses Register sind steuerpflichtige natürliche und juristische Personen aufzunehmen, die in mehreren zürcherischen Gemeinden oder ausserhalb des Kantons domiziliert sind, die in der Gemeinde eine Liegenschaft oder Betriebstätte haben, aber in einer anderen zürcherischen Gemeinde für ihre gesamten zürcherischen Liegenschaften oder Betriebsstätten für die Staatssteuer eingeschätzt werden.

E. Register der quellensteuerpflichtigen Personen

Personen, welche der Quellensteuer unterliegen sind im Register der quellensteuerpflichtigen Personen zu führen (Verordnung über die Quellensteuer für ausländische Arbeitnehmer, QVO I, und Verordnung über die Quellensteuer für natürliche und juristische Personen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, QVO II). 

Für die Führung des Steuerregisters von quellensteuerpflichtigen Personen mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt im Kanton (§ 87 StG) und von Steuerpflichtigen ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, die im Kanton für kurze Dauer oder als Grenzgänger oder Wochenaufenthalter in unselbständiger Stellung erwerbstätig sind (§ 94 StG), gelten die Bestimmungen unter Abschnitt B sinngemäss. 

F. Register der steuerbefreiten juristischen Personen

Das Register der steuerbefreiten juristischen Personen wird vom kantonalen Steueramt geführt. 

G. Register für Grundstückgewinnsteuern

Für natürliche und juristische Personen, die für Grundstückgewinne steuerpflichtig werden, ist ein gesondertes Veranlagungs- und Bezugsregister zu führen.

Das Register wird in Buchform oder elektronisch geführt. Es enthält alle für die Veranlagung und den Bezug erforderlichen Angaben.

Das Register wird jeweils auf das Ende des Jahres abgeschlossen und mit einem Zusammenzug versehen. Zum Registerabschluss wird eine Abrechnung erstellt.

Bei Registerabschluss noch offene Veranlagungen werden in das Register des neuen Jahres vorgetragen.

H. Archivierung

Die Register (Detailnachweis und Zusammenzug) sind jährlich abzuschliessen und zu archivieren. Die per Stichtag ausgewiesenen steuerpflichtigen Personen müssen pro Kategorie im Detail nachweisbar sein.

Das Register kann elektronisch archiviert werden. Dabei ist die Unveränderbarkeit der Daten jederzeit zu gewährleisten. Die Reproduzierbarkeit ist sicherzustellen.

I. Steuerausweise und Datensperre

I. Grundsatz und Antrag auf Sperrung

1. Grundsatz

Nach § 122 Abs. 1 StG stellen die Gemeindesteuerämter gegen Gebühr Ausweise über das steuerbare Einkommen und Vermögen, den steuerbaren Reingewinn und das steuerbare Kapital gemäss letzter rechtskräftiger Einschätzung oder aufgrund der letzten Steuererklärung oder ausnahmsweise aufgrund früherer Einschätzungen aus.

Nach § 122 Abs. 2 StG bleiben die Bestimmungen des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (IDG) vorbehalten. § 22 Abs. 1 IDG räumt der betroffenen steuerpflichtigen Person das Recht ein, die Bekanntgabe ihrer Daten an Private und Organisationen sperren zu lassen.

2. Antrag auf Sperrung

Gemäss § 20 Abs. 1 der Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV) erfolgt die Sperrung der Daten im Steuerregister auf schriftlichen Antrag der steuerpflichtigen Person hin.

Das Gemeindesteueramt hat die steuerpflichtige Person in schriftlicher Form darüber zu informieren, dass

a) die Datensperre vollzogen ist (§ 20 Abs. 2 IDV);
b) die Datensperre ausschliesslich für das Steuerregister der betroffenen Gemeinde gilt;
c) die Steuerausweise ungeachtet der Datensperre an Dritte ausgestellt werden können, sofern diese dem Steueramt glaubhaft machen können, dass sie durch die Datensperre in der Verfolgung eigener Rechte gegenüber der steuerpflichtigen Person behindert werden (§ 22 Abs. 2 IDG).

3. Wirkung

Die Datensperre ist auf die Daten im Steuerregister derjenigen Gemeinde beschränkt, bei welcher ein Antrag gestellt wird. Die Datensperre ist bis auf Widerruf auf nachfolgende Steuerperioden zu übertragen.

Die Datensperre hat keine Wirkung auf andere Register.

4. Vermerk im Steuerregister

Der Antrag um Datensperre ist unverzüglich im Steuerregister zu vermerken.

II. Begehren um Ausstellung von Steuerausweisen

1. Bei steuerpflichtigen Personen ohne Datensperre

Begehren um Ausstellung von Steuerausweisen von steuerpflichtigen Personen, bei welchen keine Datensperre vermerkt ist, sind grundsätzlich keiner Prüfung durch das Gemeindesteueramt zu unterziehen. 

2. Bei steuerpflichtigen Personen mit Datensperre

Begehren um Ausstellung von Steuerausweisen von Steuerpflichtigen, bei welchen eine Datensperre vermerkt ist, müssen schriftlich im Doppel und unter genauer Angabe des Grundes eingereicht werden. Ein Steuerausweis kann nur ausgestellt werden, wenn die gesuchstellende Person glaubhaft macht, dass die Sperrung sie in der Verfolgung eigener Rechte gegenüber dem Steuerpflichtigen behindert (§ 122 Abs. 3 Satz 1 StG).

Die Gemeindesteuerämter können die Verwendung besonderer Formulare vorsehen.

Das Gemeindesteueramt unterbreitet den Steuerpflichtigen das Begehren um Ausstellung des Steuerausweises zur Stellungnahme (§ 122 Abs. 3 Satz 2 StG). 

Ist die steuerpflichtige Person mit der Ausstellung des Steuerausweises nicht einverstanden, erlässt das Gemeindesteueramt einen Entscheid über das Begehren um Ausstellung des Steuerausweises trotz Datensperre. Dieser Entscheid kann von der gesuchstellenden und der steuerpflichtigen Person mit Rekurs bei der Finanzdirektion, Kantonales Steueramt, Dienstabteilung Recht, Postfach, 8090 Zürich angefochten werden (§ 122 Abs. 4 StG; § 16 lit. g Verordnung über die Organisation des kantonalen Steueramtes).

Der Rekursentscheid der Finanzdirektion ist mit Beschwerde beim Verwaltungsgericht anfechtbar.

Der Steuerausweis wird erst ausgestellt, wenn über die Zulässigkeit der Ausstellung ein rechtskräftiger Entscheid vorliegt, bzw. wenn die Frist zur Erhebung eines Rechtsmittels unbenutzt verstrichen ist (§ 122 Abs. 5 StG).

J. Bescheinigung

Das Gemeindesteueramt bescheinigt die Richtigkeit der Führung der Steuerregister und deren Vollständigkeit mit dem Jahresabschluss.

K. Inkrafttreten

Diese Weisung ersetzt die Weisung vom 7. Januar 2019 und tritt am 1. Juli 2022 in Kraft.

Anhang zur Weisung der Finanzdirektion über die Führung der Steuerregister in den Gemeinden

Detailvorgaben zu den Registerdaten / Detailnachweis

Die Stamm- und Personendaten beinhalten alle wichtigen Personal- und steuerrelevanten Daten des Steuersubjektes, insbesondere:

Die Einschätzungsdaten enthalten die Angaben, welche für die Einschätzung nötig sind, insbesondere:

Die Steuerrechnung enthält die nötigen Angaben zur Rechnungsstellung, insbesondere:

Das Kontokorrent (mit Buchungstexten) enthält insbesondere: