Rechtsgrundlagen

Archivgesetz vom 24. September 1995 (ArchG), LS 432.11 Verordnung zum Archivgesetz vom 9. Dezember 1998 (ArchV), LS 432.111 Gesetz über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG), LS 170.4 Verordnung über die Information und den Datenschutz vom 28. Mai 2008 (IDV), LS 170.41 § 32 SHV

Erläuterungen

1.Allgemeines

Die Sozialbehörden sind als öffentliche Organe verpflichtet, schriftliche (auch elektronische) Informationen nach den Bestimmungen von § 5 IDG, § 32 SHV sowie der Archivgesetzge-bung zu erfassen und aufzubewahren. Das IDG regelt hierbei die Grundsätze der Datensammlung als solche. Es gibt Auskunft dar-über, wie Akten zu führen sind, damit das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Re-chenschaftsfähigkeit gewährleistet ist, die Daten sicher sind und die betroffenen Personen ihr Akteneinsichtsrecht vollständig ausüben können. Es regelt die Grundsätze zur Bearbei-tung von Personendaten und zur Datenbekanntgabe. Die spezialgesetzlichen Ausführungs-bestimmungen finden sich in der SHV. Die Archivgesetzgebung regelt die Übergabe von Akten der öffentlichen Organe und damit unter anderem auch der Gemeinden und ihrer Sozialhilfeorgane an die Archive, die Archivie-rung, den Datenschutz im Archivbereich und die Organisation des Archivwesens. Danach sind die Akten sorgfältig, fachgerecht und reproduzierbar und unter Führung von ausführli-chen Verzeichnissen aufzubewahren. Daneben besteht noch eine Archivverordnung. Zudem können auch die Gemeinden Ausführungsvorschriften erlassen. Allgemein gilt, dass bei der Ablage von Akten auf deren Vollständigkeit und Verlässlichkeit und auf eine sinnvolle Ordnung, einen ausreichenden Schutz und eine genügende Er-schliessung zu achten ist. Insbesondere müssen auch die Ablageräume abschliessbar sein und die Akten vor schädlichen Einwirkungen geschützt werden.

2.Aktenführung und -aufbewahrung durch die Sozialhilfeorgane

2.1. Dauer Solange für die Arbeit regelmässig auf bestimmte Informationen zugegriffen werden muss,

bewahrt die Sozialbehörde diese bei sich auf. Wird ein Fall abgeschlossen (z.B. durch Weg-zug oder weil die betroffene Person infolge Arbeitsaufnahme abgelöst werden kann), muss die Akte noch während der Rechtsmittelfrist (vgl. Kapitel 1.2.02) sowie den Verjährungsfris-ten gemäss § 30 SHG (vgl. Kapitel 15.4.01) aufbewahrt werden. 2.2. Art der Aktenführung Die Informationen müssen so verwaltet werden, dass das Verwaltungshandeln nachvollzieh-bar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. Die Vorschrift, die Akten chronologisch zu ordnen, lässt auch das Ablegen von Aktenstücken nach Themenkreisen zu. Für jeden Hilfsfall (Einzelperson oder Unterstützungseinheit) soll ein separates Dossier ge-führt werden, wobei es sich um ein elektronisches und/oder ein physisches Dossier handeln kann. Originale, soweit sie nicht über eine elektronische Signatur verfügen, sind grundsätz-lich im Papierdossier abzulegen. Im Dossier abzulegen sind sämtliche für

• die Sachverhaltsabklärung (Kapitel 6.2.02, Kapitel 6.2.03, Kapitel 6.2.04)
• die Anspruchsbemessung (Kapitel 6.2.05)
• die planmässige Hilfe (Kapitel 6.3.02) wesentliche Unterlagen. Die im Dossier abgelegten Unterlagen müssen mit der Ausrichtung von Sozialhilfe, also der Entscheidung darüber und der Fallführung, im Zusammenhang ste-hen. Unterlagen, die damit nichts zu tun haben, dürfen nicht aufbewahrt werden. Weiter sind die Gesuche der Betroffenen sowie sämtliche Entscheide der Sozialbehörde oder der von ihr delegierten Stellen im Dossier abzulegen. Es können sich also folgende Unterlagen in einem Einzeldossier befinden:
• Genaue Personalien der unterstützten Person bzw. der Unterstützungseinheit
• Erklärungsformular der Unterstützten: schriftliche Bestätigung zu den finanziellen Ver-hältnissen sowie zur Informationspflicht
• Unterlagen der Antragstellenden (Originale oder Kopien), soweit sie zu den Akten ge-nommen werden müssen und die darin enthaltenen Angaben nicht anderweitig erfasst sind
• Anfragen und Auskünfte bei bzw. von Amtsstellen (Migrationsamt, Einwohnerkontrolle, Strassenverkehrsamt etc.) oder von Dritten
• Kopien der Anmeldungen bei Versicherungen und entsprechende Verfügungen
• Bedarfsberechnung bzw. Budgetblatt
• Doppel von Unterstützungsanzeigen, Nachtragsmeldungen und Rechnungen (vgl. Kapi-tel 18)
• Auszahlungsbelege (im Doppel oder elektronisch)

• fallbezogene Korrespondenz mit Unterstützten, Amtsstellen oder Dritten
• Beschlüsse / Verfügungen der Sozialbehörden und ihrer Organe
• Aktennotizen über den Inhalt von telefonischen Abklärungen oder von persönlichen Be-sprechungen
• fallbezogene Notizen, soweit es sich um relevante Arbeits- und Entscheidungsgrundla-gen handelt.

3.Registrierung der Akten

Durch ein Verzeichnis der Hilfsfälle (manuell oder mittels EDV erstellte Kartei) muss sicher-gestellt sein, dass abgelegte Dossiers rasch und einfach beschafft werden können. Zu die-sem Zweck können die einzelnen Hilfsfälle z.B. mit fortlaufenden Geschäftsnummern verse-hen werden.

4.Aufbewahrung der Akten

Weil Sozialhilfedossiers höchstpersönliche Daten der Betroffenen enthalten und sie einem strengen Amtsgeheimnis unterstehen, sind sie möglichst sicher aufzubewahren. Deshalb ist auch durch geeignete Massnahmen sicherzustellen, dass Unberechtigte sich keinen Einblick in die Dossiers verschaffen können. Sozialhilfeakten dürfen nur von Mitgliedern der Sozialhil-feorgane (Sozialbehörde, Sozialdienst, mit den Aufgaben betraute Verwaltungsstelle, Kon-trollorgane etc.), soweit sie zur Ausübung ihrer Amtstätigkeit davon Kenntnis haben müssen, eingesehen werden. Wegen der in § 30 SHG vorgesehenen Verjährungsfrist für Rückerstattungen müssen Sozi-alhilfeakten mindestens während 15 Jahren ab Auszahlung der letzten Leistungen aufbe-wahrt werden. Ist bis dahin kein Rückerstattungsgrund eingetreten, so werden die Unterla-gen nicht mehr benötigt. Leistungen, für die eine Rückerstattungsverpflichtung aufgrund nichtrealisierbarer Vermögenswerte eingegangen worden ist, unterliegen keiner solcher Ver-jährung, weshalb die entsprechenden Akten bis zur Rückzahlung (allenfalls aus der Erbmas-se) zu behalten sind. Zudem ist zu beachten, dass Rückerstattungsforderungen (mit Aus-nahme der grundpfandrechtlich gesicherten) nach fünf Jahren, nachdem die Sozialbehörde von ihrem Entstehen Kenntnis erhalten hat, verjähren. Vorbehalten bleiben die Hinderungs-, Stillstands- und Unterbrechungsgründe nach Obligationenrecht.

5.Archivierung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (siehe vorstehend Ziffer 4) bietet die Sozialbehörde als öffentliches Organ die Information dem zuständigen Archiv an (§ 5 Abs. 3 IDG, § 8 Abs. 1 ArchG und § 9 ArchG). Bezirke, Gemeinden und selbständige Anstalten führen eigene, für die Archivierung von In-

formationen zuständige Archive (§ 6 Abs. 1 ArchG). Das Staatsarchiv als zentrales Archiv des Kantons Zürich berät und beaufsichtigt die Archive (§ 5 ArchG). Das zuständige Archiv entscheidet nach Anhörung der Sozialbehörde über die Archivwürdig-keit von Akten (§ 6 Abs. 2 ArchV). Archivwürdig sind beispielsweise Akten, welche voraus-sichtlich von wissenschaftlichem oder historischem Wert sind (§ 6 Abs. 1 ArchV). Informatio-nen, welchen nicht archiviert werden, sind durch die Sozialbehörde zu vernichten (§ 5 Abs. 3 IDG und § 8 Abs. 2 ArchG). Die Einsichtnahme in Archivbestände richtet sich gemäss § 10 Abs. 1 ArchG nach den Best-immungen des IDG. Für archivierte Akten, die Personendaten verstorbener Personen enthal-ten, gelten aber die Schutzfristen gemäss § 11 ArchG.

Rechtsprechung

Praxishilfen

Weitere Informationen zu Aktenführung, -aufbewahrung und -archivierung unter: Leitfaden Datenschutz im Sozialbereich, insbesondere S. 10 f.