Schulgemeinden haben über das PULS-Portal direkten Zugriff auf das Personal- und Lohnadministrationssystem des Kantons Zürich.
PULS-Portal
Schulgemeinden haben über das PULS-Portal direkten Zugriff auf das Personal- und Lohnadministrationssystem des Kantons Zürich. Sie können damit die Personen- und Anstellungsdaten ihrer Lehrpersonen und Schulleitenden einsehen und mutieren. Auch der Personaleinsatz zum Schuljahreswechsel wird über das PULS-Portal abgewickelt. Die Monatliche Gemeinderechnung wird den Schulgemeinden über das PULS-Portal zur Verfügung gestellt.
Anschluss ans LEUnet
Um auf Personendaten des Personal- und Lohnadministrationssystems des Kantons Zürich (PULS-Portal) zugreifen zu können, ist ein Anschluss an das LEUnet (Datennetzwerk des Kantons Zürich) zwingend notwendig. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich ans LEUnet anzubinden. Bevor ein Zugriff aufs PULS-Portal bestellt wird, muss der Anschluss ans LEUnet sichergestellt werden.
Heute sind sämtliche politischen Gemeinden (sowie einzelne unabhängige Schulgemeinden) ans LEUnet angebunden. Für Schulgemeinden, welche mit der politischen Gemeinde verbunden sind, stellt die Anbindung ans LEUnet in der Regel kein Problem dar, sofern die Schulverwaltung bereits im Netzwerk der politischen Gemeinde angeschlossen ist.
Für Schulverwaltungen von unabhängigen Schulgemeinden ist dieser Weg grundsätzlich auch möglich. Wenn die Schulverwaltung ans Netzwerk der politischen Gemeinden angeschlossen werden kann, würde dies zu einem geringeren Gesamtaufwand und insbesondere zu keinen zusätzlichen LEUnet-Kosten führen. Zu beachten ist, dass die Schulgemeinde dann Teilnehmerin des Gemeindenetzes ist und somit die entsprechenden (Sicherheits-)Regeln befolgen muss, d.h. in der Regel keinen weiteren Netzwerkanschluss haben kann und den Internet Access via Gemeinde beziehen muss. Andere Netzwerkverbindungen sind zwar nicht ausgeschlossen, sie führen aber zu einer zusätzlichen Komplexität für die IT-Administration.
Test zum Anschluss ans LEUnet
Mit dem Internet-Link «Test Anschluss ans Leunet» prüfen Sie, ob auf dem vorgesehenen Computer die Verbindung zum LEUnet bereits funktioniert.
Der Test ist dann erfolgreich, wenn Sie auf die Hauptseite des Intranets für Gemeinden & öffentliche-rechtliche Anstalten gelangen. War der Test Nr. 1 erfolgreich, folgt als nächster Schritt der Test Nr. 2. War der Test Nr. 1 nicht erfolgreich, weist dies darauf hin, dass die Schulverwaltung noch keinen Zugriff aufs LEUnet hat.
Mit dem Link «Test Zugriff DNS-Adresse der SAP-Anwendung» 'prüfen Sie, ob auch auf die DNS-Adresse der SAP-Anwendung zugegriffen werden kann.
Anschlussvariante LEUnet
Es gibt zwei Varianten für einen eigenen LEUnet-Anschluss. In der Regel dürfte die Variante «Anschluss via VPN-Service» sinnvoller und günstiger sein.
Falls Ihre Schulgemeinde noch nicht am LEUnet angeschlossen ist, müssen Sie entscheiden, auf welchem Weg Sie diese Anbindung vornehmen möchten. Dazu sind folgende Schritte notwendig:
- Nehmen Sie mit der zuständigen Stelle der Gemeinde Kontakt auf, um auf kommunaler Ebene das weitere Vorgehen zu regeln, falls das LEUnet der Gemeinde genutzt werden soll.
- Ist dies nicht möglich, muss ein Anschluss via VPN-Service der Firma Swisscom eingerichtet werden.
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Ein direkter LEUnet-Anschluss für eine Schulgemeinde bietet Sicherheit, Stabilität und eine hohe Verfügbarkeit. Er ist für die Verbindung zweier unabhängiger Netze gedacht und berücksichtigt auch die erhöhten Anforderungen an den Datenschutz. Damit verbunden sind zwingend entsprechende Anforderungen an den technischen Betrieb des angeschlossenen Netzes und ein gewisser Formalismus bei Änderungen. Für die erstmalige Inbetriebnahme wie auch den späteren Betrieb ist das Betriebsteam des LEUnet auf eine technisch versierte und erreichbare Kontaktperson vor Ort angewiesen. Es gibt verschiedene Ausbaustufen für einen LEUnet-Anschluss. Die günstigste der verschiedenen Direktanschlussvarianten ist ein ADSL-Anschluss, ausbaubar bis zu max. 4 Arbeitsplätzen.
Senden Sie eine E-Mail mit Ihrem Anliegen an unten stehende Adresse, die zuständige Person wird Ihnen die nötigen Informationen zukommen lassen.
Die VPN-Lösung wird von der Firma Swisscom angeboten. Das Schweizer Unternehmen stellt mit einer verschlüsselten Verbindung übers Internet einen Zugang zum LEUnet sicher. Das Einloggen erfolgt über eine vom Kanton unterhaltenen Website. Neben User-ID und Passwort gibt die Benutzerin oder der Benutzer auch eine Nummernkombination ein, die ihm oder ihr nach der Anmeldung als SMS auf die angegebene Mobiltelefonnummer zugestellt wird (SMS-Authentifizierung). Diese Lösung ist mit circa CHF 25 pro Monat und Arbeitsplatz relativ kostengünstig, vor allem weil es keine Einschreibegebühren gibt. Andere Formen der Authentifizierung können zu höheren Kosten führen.
Ein Internetanschluss muss vorhanden sein. Die Verfügbarkeit und Stabilität ist abhängig vom Internetzugang. Für jede Benutzerin bzw. für jeden Benutzer muss ein eigener VPN-Anschluss vorhanden sein.
Der VPN-Zugang wird mit dem Formular für einen neuen PULS-Zugriff beantragt.
Zugriff & Lizenz PULS-Portal
Der Zugriff auf PULS-Portal und die SAP-Lizenz sind untrennbar miteinander verbunden. Für jede Benutzerin und für jeden Benutzer ist eine SAP-Lizenz zu lösen. Diese Lizenz wird auf den Namen der Benutzerin oder des Benutzers ausgestellt («named user SAP-Lizenz»).
Die folgenden Formulare werden zum Erstellen des PULS- und des VPN-Zuganges verwendet. Das ausgefüllte und unterzeichnete Formular senden Sie an die Adresse puls@vsa.zh.ch. Füllen Sie das jeweilige Formular vollständig aus, die Angabe der 13-stelligen Sozialversicherungsnummer ist zwingend. Das Volksschulamt prüft das Formular und vermittelt Ihnen schnellstmöglich die Anmeldedaten für den neuen Zugriff.
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Die Personalien der zugriffsberechtigten Person werden im PULS-Portal hinterlegt. Dieser Schritt ist notwendig, um den Zugriff freizuschalten. Für jeden Benutzer und jede Benutzerin ist ein separater Antrag auszufüllen.
Das Volksschulamt erfasst die zugriffsberechtigte Person im PULS. Anschliessend werden die Zugriffsberechtigungen eingerichtet. Die Benutzerin oder der Benutzer erhält in zwei separaten Mails die User-ID inkl. Link und das Passwort zugestellt. Die Bearbeitung des Antrags dauert 1 Woche.
Das Volksschulamt übernimmt eine Lizenz für jede Schulgemeinde. Für weitere Lizenzen entstehen der Schulgemeinde wiederkehrende Kosten in der Höhe von CHF 300.- pro Lizenz.
Da der Zugriff auf eine bestimmte Person registriert ist, muss dieser bei einem personellen Wechsel neu erfasst werden. Die Meldung erfolgt mit dem entsprechenden Formular.
Das Volksschulamt erfasst die neue zugriffsberechtigte Person im PULS-Portal. Anschliessend werden die Zugriffsberechtigungen eingerichtet. Die Benutzerin oder der Benutzer erhält in zwei separaten Mails die User-ID inkl. Link und das Passwort zugestellt. Die Bearbeitung des Antrags dauert 1 Woche. Der Zugriff für die bisherige Person wird gelöscht.
Nicht benötigte Zugriffe werden definitiv gelöscht. Dazu ist das entsprechende Formular auszufüllen.
Bei einer Mutation der Personendaten der Benutzerin oder des Benutzers (z.B. Namenänderung, Adressänderung, Änderung der Mobilenummer) oder bei einer Änderung der Schulgemeindedaten (z.B. neuer Standort, geänderte Mailadresse) ist dies mit dem entsprechenden Formular zu melden.
E-Vikariatsrapport mit ProTime
Bei ProTime handelt es sich um eine Standardsoftware, welche von Tausenden Mitarbeitenden im Kanton Zürich zur Zeit-/Abwesenheits- und Spesenerfassung genutzt wird. Diese Standardsoftware wurde für die Erfassung und Genehmigung der Vikariatslektionen angepasst. Die Benutzeroberfläche entspricht mehrheitlich dem Standard. Einzelne für das Vikariatswesen relevante Begriffe wurden spezifisch angepasst (z.B. Lektionen statt Stunden).
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Volksschulamt - Abteilung Lehrpersonal, IT-Support
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