(Version 2.3 / Stand 18. Mai 2020)

Gegenstand und Ziel von ZHservices

Die Transaktionsplattform ZHservices stellt Online-Dienstleistungen des Kantons Zürich zentral zur Verfügung. Ziel von ZHservices ist es, der Bevölkerung und den Unternehmen die Online-Angebote interaktiv über einen gesicherten Kanal zugänglich zu machen.

Geltungsbereich der besonderen Nutzungsregelungen für ZHservices

Die besonderen Nutzungsregelungen beziehen sich ausschliesslich auf die elektronische Benutzung der Dienste und der Infrastruktur von ZHservices. Sie bilden somit insbesondere nicht den Umgang der zuständigen Fachstellen mit den im Rahmen eines Geschäftsfalls erhaltenen Daten ab. Die angebotenen Fachanwendungen liegen in der alleinigen Verantwortung der zuständigen Amtsstellen.

Vertraulichkeit von ZHservices

Wenn Benutzende die Website von ZHservices besuchen, werden ihre Daten über einen gesicherten elektronischen Kanal übertragen und verschlüsselt abgelegt. Demgegenüber werden ihnen Informationen betreffend Statusänderungen ihrer Geschäftsfälle per E-Mail und damit auf einem ungesicherten Kanal übermittelt. Somit besteht das Risiko, dass jeweils die Sender- und Empfängeradressen durch Drittpersonen abgefangen und eingesehen werden können.

Verwendung der anfallenden Daten bei ZHservices

Sämtliche bei ZHservices anfallenden Daten werden im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung bearbeitet und deshalb insbesondere nicht unbefugt weitergegeben. Da sie indessen zu unterschiedlichsten Zwecken gebraucht und deshalb unterschiedlich behandelt werden, ist nach den Datenkategorien Profildaten, Nutzdaten, Prozessdaten und Logdaten zu gliedern.

Profildaten

Jede Benutzerin und jeder Benutzer muss bei ZHservices ein Benutzerkonto erstellt haben, um auf die Plattform und damit auf die konkreten Anwendungen zugreifen zu können. Deshalb müssen bei der Registrierung (Erstanmeldung) die erforderlichen Grundangaben hinterlegt werden.

Benutzername und Passwort werden für jede Anmeldung an ZHservices benötigt. Erst nach einer erfolgreichen Anmeldung können Anwendungen genutzt oder eigene Geschäftsfälle bearbeitet oder eingesehen werden.

Die hinterlegte Telefonnummer wird für die starke Authentisierung oder bei der Zurücksetzung eines vergessenen Passwortes verwendet. Dabei wird jeweils per Gratis-SMS ein Code versendet, der zur Bestätigung korrekt eingegeben werden muss.

Nutzdaten

Die für das Erfassen und Einreichen eines Gesuchs bei ZHservices benötigten Daten sind vom spezifischen Geschäftsfall abhängig und müssen für jedes Gesuch neu erfasst werden. Ausnahmen bilden Fälle, in denen die zuständige Amtsstelle im Rahmen eines hängigen Gesuchs bzw. Geschäftsfalls Zusatzinformationen von der Gesuchstellerin bzw. dem Gesuchsteller einfordert. Zwischen den einzelnen Fachanwendungen bestehen keine Verknüpfungen. Es werden auch keine Daten zu Auswertungs- oder anderen Zwecken verdichtet.

Prozessdaten

Sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit Nutzdaten (d.h. eingereichten Geschäftsfällen) werden bei ZHservices separat aufgezeichnet und auf einem speziellen Speichermedium abgelegt. Aufgezeichnet wird jeweils:

• Datum/Zeit
• Aktion (Eingereicht, Abgerufen, Gelöscht)
• Status (Übermittelt, In Bearbeitung, Angaben erforderlich etc.)
• Quelle (ZHservices, Fachanwendung)

Die Prozessdaten referenzieren auf die Nutzdaten nur über die Geschäftsfall-Nummer und sind in diesem Sinn anonym. Einzelne Prozessdaten können von autorisierten Benutzenden, aber nur auf Seiten der Fachanwendung (nämlich durch Fachanwendungsadministratorinnen und -administratoren) mit Eingabe einer spezifischen Geschäftsfallnummer abgerufen und entschlüsselt werden.

Log-Daten

Log-Daten sind automatisch erstellte Daten, die ein Protokoll aller auf ZHservices durchgeführten Aktionen beinhalten. Log-Dateien werden vollständig anonymisiert und zeichnen nur rudimentäre Daten bezüglich der Verwendung der Fachanwendungen auf.

Aufbewahrung / Löschung der anfallenden Daten bei ZHservices

Die eigenen Profildaten können durch die Benutzenden jederzeit (sofern kein Geschäftsfall pendent ist) manuell gelöscht werden. Nach drei Jahren Inaktivität des Benutzenden werden sie automatisch gelöscht.Die Nutzdaten werden auf den Servern der Betreiberin drei Jahre nach Abschluss des Geschäftsfalls automatisch gelöscht. Vorher können sie durch den Benutzenden manuell gelöscht werden.Bei den zuständigen Amtsstellen werden die Nutzdaten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.Die Prozessdaten werden über den Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Prozesses aufbewahrt und dann automatisch gelöscht.Die Log-Daten werden nach zwei Jahren automatisch gelöscht.

Sicherheit von ZHservices

Alle bei Benutzung von ZHservices angefallenen Daten werden verschlüsselt in den Rechenzentren gespeichert. Eine Zugriffsregelung verunmöglicht die unbefugte Kenntnisnahme.