Prozess

Feststellen und Besprechen mangelhafter Leistung/unbefriedigenden Verhaltens

Je nach Schwere und Art des Mangels kann auf diesen Prozessschritt verzichtet und direkt mit dem Gespräch mit Mahnung (Ziff. 2) begonnen werden.

Prozessschritt	Merkpunkte
Beobachtung (Vorgesetzte/r)	Beispiele mangelhafter Leistung/unbefriedigenden Verhaltens sammeln und dokumentieren.
Gespräch (Vorgesetzte/r und Mitarbeitende/r)	Mangelhafte Leistung/unbefriedigendes Verhalten anhand konkreter Beispiele aufzeigen. Mögliche Gründe in Erfahrung bringen. Erwartungen und ggf. Massnahmen im Hinblick auf Leistung/Verhalten mitteile Hinweis, dass die Leistung/das Verhalten unter verstärkter Beobachtung steht. Wichtig: Gesprächsinhalt schriftlich z.B. in einer Aktennotiz festhalten. Kenntnisnahme von der/dem Mitarbeitenden (MA) unterzeichnen lassen. Die Aktennotiz wird im Personaldossier abgelegt.
Beobachtung (Vorgesetzte/r)	Beobachtungen zu Leistung/Verhalten sind festzuhalten. Die Beobachtungsphase wird bezüglich Leistung und Verhalten ausgewertet. Wichtig: Aktennotizen über sämtliche relevanten Vorkommnisse erstellen. Die Aktennotiz wird im Personaldossier abgelegt.

Gespräch mit schriftlicher Mahnung

Falls die strengen Voraussetzungen für den Verzicht³ auf das Ansetzen einer Frist zur Verbesserung (nachfolgend Mahnfrist) erfüllt und die Leistungs-/Verhaltensmängel ausgewiesen und dokumentiert sind, kann direkt die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Ziff. 4.2) eingeleitet werden.


Prozessschritt

Merkpunkte

Gespräch/Übergabe Mahnung (Vorgesetzte/r und Mitarbeitende/r i.d.R.. unter Beizug HR)

Mangelhafte Leistung/unbefriedigendes Verhalten anhand konkreter Beispiele aufzeigen. Erwartungen im Hinblick auf Leistung/Verhalten mitteilen. Konsequenzen bei ausbleibender Verbesserung (bis zur Kündigung) aufzeigen. Frist zur Verbesserung (Mahnfrist4) (bis zu 3 Monate unter angemessener Berücksichtigung des Dienstalters sowie der Art und Schwere der Beanstandungen) ansetzen. Gelegenheit zur mündlichen Stellungnahme einräumen. Der/dem MA wird eine Kopie des Protokolls ausgehändigt, dessen Kenntnisnahme die bzw. der MA mittels Unterschrift bestätigen muss. Bei Weigerung zur Unterzeichnung oder zur Entgegennahme wird dies protokollarisch festgehalten. Ist ein persönliches Gespräch nicht möglich, wird der/dem MA die Mahnung per Einschreiben zugestellt. Gesprächstermin nach Ablauf der Mahnfrist ansetzen. Die Mahnung kann nicht selbständig angefochten werden.5

Beobachtung während Mahnfrist

Prozessschritt	Merkpunkte
Beobachtung (Vorgesetzte/r)	Beobachtungen zu Leistung/Verhalten sind weiterhin festzuhalten. Die Beobachtungsphase wird bezüglich Leistung/Verhalten ausgewertet. Es können Zwischengespräche mit der/dem MA geführt werden. Wichtig: Aktennotizen über sämtliche relevanten Vorkommnisse erstellen

Fortsetzung/Beendigung Arbeitsverhältnis (vgl. Muster für Gesprächsprotokolle)

4.1.Fortsetzung Arbeitsverhältnis

Prozessschritt

Merkpunkte

Gespräch (Vorgesetzte/r und Mitarbeitende/r i.d.R. unter Beizug HR)

Mitteilung an MA, dass Arbeitsverhältnis fortgesetzt wird. Sofern Erwartungen (noch) nicht vollständig erfüllt sind; kann eine Rückstufung oder eine andere personalrechtliche Massnahmen ergriffen werden. Gelegenheit zur mündlichen Stellungnahme einräumen. Es können weitere Ziele gesetzt werden. Sofern innert 1 Jahr erneute Verschlechterung eintritt, kann gemäss 4.2. vorgegangen werden. Wichtig: Gesprächsinhalt schriftlich z.B. in einer Aktennotiz festhalten. Kenntnisnahme von der/dem Mitarbeitenden (MA) unterzeichnen lassen. Die Aktennotiz wird im Personaldossier abgelegt.

4.2.Beendigung Arbeitsverhältnis

Prozessschritt	Merkpunkte
Gespräch (Vorgesetzte/r und Mitarbeitende/r unter Beizug HR)	MA werden die Fakten/Beobachtungen dargelegt. MA werden bei einem Verzicht auf das Ansetzen einer Mahnfrist die Gründe hierfür erläutert. MA wird mitgeteilt, dass aufgrund der Faktenlage wegen mangelhafter Leistung/unbefriedigenden Verhaltens die Kündigung oder eine andere personalrechtliche Massnahme in Betracht gezogen wird. MA wird die Möglichkeit einer schriftlichen Stellungnahme (rechtliches Gehör6) mit einer angemessenen Frist eingeräumt (in der Regel 10 Kalendertage, in dringenden Fällen auch kürzer). Der/dem MA wird eine Kopie des Protokolls ausgehändigt, dessen Kenntnisnahme MA mittels Unterschrift bestätigen muss. Bei Weigerung zur Unterzeichnung oder zur Entgegennahme wird dies protokollarisch festgehalten und Exemplar MA per Einschreiben zugestellt. Ist ein persönliches Gespräch nicht möglich, wird der/dem MA die Mahnung per Einschreiben zugestellt. Das Protokoll wird im Personaldossier abgelegt.
Prüfung Stellungnahme	Nach Ablauf der Frist für die Gewährung des rechtlichen Gehörs wird die Stellungnahme der/des MA geprüft. Ergeben sich aus der Stellungnahme Zweifel, ob die Kündigung oder eine andere personalrechtliche Massnahme gerechtfertigt und das Verfahren korrekt abgewickelt wurden, sind vor einem Entscheid weitere Abklärungen vorzunehmen.
Kündigung	Kündigungs- und Sperrfristen sind zu beachten. Vgl. Musterverfügungen im Handbuch Personalrecht.

¹ Marco Donatsch, Privatrechtliche Arbeitsverträge und der öffentliche Dienst, Jusletter vom 3. Mai 2010, Rz. 24.

² Zur Kündigung während der Probezeit

³ Verzicht Mahnung gemäss § 19 Abs. 1 PG, z.B. wenn die/der MA ausdrücklich erklärt, die beanstandeten Mängel nicht beheben zu wollen; die/der MA nicht gewillt ist, ihre Leistung oder ihr Verhalten während der Mahnfrist zu verbessern; bei schwerwiegenden Verhaltensmängeln (insb. wenn Voraussetzungen für fristlose Kündigung erfüllt sind); aus Sicherheitsgründen oder aus anderen zwingenden Gründen der Aufgabenerfüllung die/der betroffene MA nicht mehr in der bisherigen Funktion belassen werden kann.

⁴ Bei einer Krankheit während der Mahnfrist wird die Frist in der Regel um die Dauer  der Erkrankung verlängert. Ausnahme: Die Frist wurde ausreichend grosszügig angesetzt und die Dauer ohne Krankheitstage genügt für die Einschätzung über die Verbesserung von Leistung/Verhalten. Die Verlängerung kann im Einzelfall auch nur um so viele Arbeitstage oder -wochen erfolgen, die für die Beurteilung der Verbesserung notwendig sind.

⁵ Vgl. zur Bewährungsfrist: Urteil des Verwaltungsgerichts PB.2010.00019 vom 6. Juli 2010, E. 4.1 f.

⁶ Das rechtliche Gehör ist grundsätzlich vor Erlass einer Verfügung zu gewähren, und zwar zu einem Zeitpunkt, in welchem noch eine ausreichende Offenheit in der Entscheidung besteht und demnach die aus der Gewährung des rechtlichen Gehörs gewonnenen Erkenntnisse auch tatsächlich noch in den Entscheidungsprozess einfliessen können (vgl. Isabelle Häner, Prozessieren im öffentlichen Recht, Anwaltsrevue 2009, S. 174 ff.). Der Anspruch auf rechtliches Gehör ist verletzt, wenn eine Entlassung schon vor der Anhörung faktisch feststeht (Urteil des Bundesgerichts 8C_340/2014 vom 15. Oktober 2014, E. 5.2).