Grundsätze

Das Handeln der staatlichen Behörden soll für Aussenstehende nachvollziehbar und transparent sein. So will es das im Kanton Zürich geltende Öffentlichkeitsprinzip. Es verpflichtet einerseits staatliche Stellen, mit Informationen von allgemeinem Interesse von sich aus an die Öffentlichkeit zu gelangen, also eine aktive Informationspolitik zu betreiben. Andererseits hat jede Person grundsätzlich das Recht auf Zugang zu Informationen, die bei staatlichen Stellen vorhanden sind. Angefragte staatliche Stellen sind verpflichtet, solche Anfragen zu beantworten.

Aktiv informieren sollen staatliche Stellen über alle Themen, die zur Meinungsbildung und Wahrung der demokratischen und rechtsstaatlichen Belange beitragen, also beispielsweise über

• Leitbilder und Zielsetzungen
• wichtige Massnahmepläne
• Dokumente der Rechtspraxis (Beschlüsse des Regierungsrates, Weisungen, Rechtsgutachten, anonymisierte Rechtsmittelentscheide, Vernehmlassungsunterlagen und -ergebnisse, Expertenberichte und Rechenschaftsberichte)

Staatliche Stellen sind zudem verpflichtet, Informationen über ihren Aufbau, ihre Zuständigkeit und ihre Ansprechpersonen bekannt zu machen sowie ihre Informationsbestände offenzulegen. Damit soll die Öffentlichkeit den Verwaltungsaufbau sowie das Verwaltungshandeln besser verstehen, was den Kontakt mit staatlichen Stellen erleichtert.

Informationszugang

Wer Informationen nachfragen darf

Jede Person hat grundsätzlich Anspruch auf alle Informationen, die bei öffentlichen Organen (des Kantons Zürich) vorhanden sind. Dieses Recht besteht voraussetzungslos: Es müssen keine achtenswerten Gründe genannt oder irgendwie gearteten schützenswerten Interessen geltend gemacht werden. Infolgedessen muss sich eine Person, die ein Gesuch auf Informationszugang stellt, über ihre Identität auch nicht ausweisen. Die zuständigen staatlichen Stellen müssen auf entsprechende Anfragen («Informationszugangsgesuche») immer reagieren.

Welche Informationen verlangt werden können

Grundsätzlich können alle Informationen, die in Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe bei einer staatlichen Stelle anfallen, Gegenstand eines Informationszugangsgesuchs sein. Dies unabhängig von der Darstellungsform (Texte, Bilder, Pläne usw.) oder dem verwendeten Informationsträger (Papier, elektronische Medien usw.).

Zugang zu den eigenen Personendaten

Andere Regelungen bestehen für den Zugang zu den eigenen Personendaten, da es hier nicht um das Öffentlichkeitsprinzip geht. Weitere Einzelheiten finden sich bei der Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich.

Ausnahmen vom Informationszugang

Einzelne Kategorien von Informationen sind pauschal vom Informationszugang ausgenommen, nämlich:

• Aufzeichnungen, die nicht aus dem hoheitlichen Handeln eines öffentlichen Organs resultieren, sondern aus der Teilnahme am wirtschaftlichen Wettbewerb (beispielsweise aus den Tätigkeiten der Zürcher Kantonalbank)
• Aufzeichnungen, die noch nicht fertiggestellt sind (z.B. Entwürfe)
• Unterlagen, die zwar eine öffentliche Aufgabe betreffen, jedoch ausschliesslich zum privaten Gebrauch bestimmt sind (z.B. die persönlichen Sitzungsnotizen eines Teilnehmenden an einer Fallbesprechung)
• Anträge, Mitberichte und Stellungnahmen zu Geschäften des Regierungsrates.

Der Zugang zu Informationen aus einem hängigen Verfahren wird nicht gewährt; er richtet sich nach dem massgebenden Verfahrensrecht

Was einem Gesuch entgegenstehen kann

Bevor die zuständige Stelle den Zugang zu den verlangten Informationen gewährt, muss sie prüfen, ob dem Gesuch nicht wichtige Gründe entgegenstehen.

• Es kann sein, dass eine rechtliche Bestimmung (insbesondere eine spezielle Geheimhaltungsvorschrift des betroffenen Fachgebiets) den konkreten Informationszugang verbietet. 
• Ebenso können öffentliche oder private Interessen dagegensprechen.

Ein öffentliches Interesse liegt insbesondere vor, wenn

• die angefragte Information Positionen in Vertragsverhandlungen betrifft,
• die Bekanntgabe der Information den Meinungsbildungsprozess der öffentlichen Organe beeinträchtigt,
• die Wirkung von Untersuchungs-, Sicherheits- oder Aufsichtsmassnahmen gefährdet würde,
• die Beziehung zu den Gemeinden, zu einem anderen Kanton, zum Bund oder zum Ausland belastet würde,
• die zielkonforme Durchführung konkreter behördlicher Massnahmen beeinträchtigt wäre.

Bei entgegenstehenden Interessen von privaten Drittpersonen kann es sich namentlich um die Wahrung von deren Persönlichkeitssphäre (Datenschutz) oder deren Geschäftsinteressen (z.B. Geschäftsgeheimnisse) handeln.

Stehen dem Informationszugangsgesuch tatsächlich andere Interessen entgegen, nimmt die staatliche Stelle eine Interessenabwägung vor. Dabei darf sie den Informationszugang nur dann verweigern, wenn die überwiegenden entgegenstehenden Interessen anders nicht angemessen berücksichtigt werden können, etwa durch Anonymisierung oder Abdeckung (Schwärzung) heikler Passagen.

Innert welcher Frist der Informationszugang gewährt wird

Eine staatliche Stelle muss das Gesuch innert 30 Tagen beantworten. Innert dieser Frist muss der gesuchstellenden Person entweder die verlangte Information herausgegeben, mittels Verfügung der Informationszugang verweigert oder ihr zumindest mitgeteilt werden, weshalb der Entscheid länger dauert und bis wann damit zu rechnen ist.

Bei Gutheissung des Gesuchs wird der Zugang zu dem verlangten Dokument – so wie es im aktuellen Zeitpunkt vorhanden ist – gewährt. Für Laien unverständliche Dokumente werden nicht erläutert, und es werden keine im Sinne einer Rechtsberatung weitergehende Auskünfte dazu abgegeben. Ebenso wenig kann verlangt werden, dass ein Dokument für den Informationszugang hergestellt, aufbereitet oder übersetzt wird.

Welche Kosten entstehen können

Grundsätzlich ist der Informationszugang kostenlos. Ist die Bearbeitung des Gesuchs mit erheblichem Aufwand verbunden und steht dieser in keinem vertretbaren Verhältnis zum öffentlichen Interesse, kann das öffentliche Organ der gesuchstellenden Person eine angemessene Gebühr auferlegen. Es teilt dieser die Höhe der Gebühr vorab unter Angabe der Gründe mit. Die gesuchstellende Person kann dann entscheiden, ob sie am Gesuch festhält oder auf die verlangte Information verzichtet.

Anforderungen an ein Gesuch

Grundsätzlich ist ein Gesuch schriftlich einzureichen; nur so kann auch eine schriftliche Antwort erwartet werden. Kleinere Anfragen zur Tätigkeit der öffentlichen Stellen können formlos (z.B. am Telefon oder per E-Mail) gestellt werden; darauf gibt es im Normalfall auch nur eine formlose (beispielsweise mündliche) Auskunft.
Das Gesuch muss so präzise wie möglich beschreiben, welche Information aus dem zum Teil riesigen Informationsbestand eines öffentlichen Organs konkret gemeint ist. Hilfreich zur Identifikation des gewünschten Dokuments können dabei Angaben wie etwa

• Titel
  
• Erstellungsdatum (oder)
  
• Geschäftsfallnummer (oder)
  
• eine kurze Umschreibung des Sachbereichs
  

sein. Die angefragte Stelle kann das Gesuch nämlich nur dann inhaltlich beantworten, wenn ihr klar ist, welche Informationen verlangt werden.

Wo ein Gesuch einzureichen ist

Ein Gesuch auf Informationszugang ist an jene Stelle zu richten, welche über die Informationen verfügt. Es gibt keine Stelle in der kantonalen Verwaltung, bei der Gesuche zentral eingereicht werden können. Immerhin wird ein Gesuch, das offensichtlich an der falschen Stelle eingereicht worden ist, von Amtes wegen an die zuständige Stelle überwiesen. Viele Informationsbestände befinden sich im Staatsarchiv. Dort erhalten Sie auch Unterstützung bei der Suche nach im Staatsarchiv aufbewahrten Unterlagen zu ihrer eigenen Person.

Rechtliche Grundlagen 

Das Öffentlichkeitsprinzip ist eingehend im Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) und in der dazugehörenden Verordnung (IDV) geregelt.

Als fundamentale Grundsätze ergeben sich die Pflicht der öffentlichen Organe zu angemessenem Informieren der Allgemeinheit sowie das Recht der interessierten Personen, Zugang zu staatlichen Informationen zu bekommen, bereits aus den einschlägigen Bestimmungen der Kantonsverfassung (KV):

Art. 17 Zugang zu amtlichen Dokumenten 

Jede Person hat das Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.

Art. 49 Transparenz

Die Behörden informieren von sich aus und auf Anfrage über ihre Tätigkeit, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.