Die Inhalte richten sich an direktionale Stellen und Ämter, die das Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG) und die Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) umsetzen müssen.
Zentrale Neuerungen
Diese Neuerungen müssen von den Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich zeitlich gestaffelt umgesetzt werden.
Mit Inkrafttreten:
- elektronischer Empfang und Versand
- elektronische Signaturen
- elektronischer Verkehr untereinander
Spätestens zwei Jahre nach Inkrafttreten:
- elektronische Aktenführung
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Verwaltungsbehörden sind geübt im Umgang mit Schriftstücken innerhalb des Verwaltungsverfahrens. Dokumente in Papierform werden auf dem Postweg versendet oder persönlich überbracht. Künftige elektronische Übermittlungen dürfen nicht über eine beliebige E-Mail-Adresse vorgenommen werden, sondern müssen über Kanäle übermittelt werden, die bestimmte Anforderungen erfüllen.
Mindesterreichbarkeit nach VRG und VEVV
Eine Verwaltungsbehörde ist im Sinne des VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) elektronisch erreichbar, wenn sie sich auf mindestens einer der beiden vom Bund anerkannten Zustellplattformen mit einer elektronischen Adresse registriert hat.
In der Schweiz gibt es derzeit zwei vom Bund anerkannte Zustellplattformen:
- PrivaSphere Secure Messaging der PrivaSphere AG
- IncaMail der Schweizerischen Post AG
Alternativ zu den vom Bund anerkannten Zustellplattformen kann die Verwaltungsbehörde massgebliche Kanäle für bestimmte Rechtsgebiete oder Verfahrensarten einrichten und kommunizieren. Sie muss jedoch sicherstellen, dass sie für alle sie betreffenden Verfahren auf dem elektronischen Weg erreichbar ist. Falls die Behörde mit den alternativen Kanälen nicht alle sie betreffenden Verfahren abdecken kann, so unterhält sie für diese zudem eine allgemeine elektronische Adresse auf einer vom Bund anerkannten Zustellplattform.
Ein massgeblicher Kanal hat die in § 2 Abs. 2 VEVV aufgeführten Anforderungen zu erfüllen.
Adresse auswählen
Es steht jeder Verwaltungsbehörde frei, ob sie entsprechend ihren Organisationsstrukturen eine einzige elektronische Adresse oder mehrere elektronische Adressen auf dem für sie massgeblichen Kanal einrichten will. Es ist ihr auch möglich unterschiedliche Adressen für unterschiedliche Rechtsgebiete und Verfahrensarten zu bestimmen.
Für Verwaltungsbehörden, die den elektronischen Posteingang zentral organisieren, wird eine einzige elektronische Adresse ausreichen. Grössere Behörden können nach Bedarf mehrere elektronische Adressen bezeichnen, z.B. eine Adresse pro Amt. Es muss organisatorisch sichergestellt werden, dass die elektronische Post genauso wie die Post in Papierform, regelmässig gesichtet und an die zuständige Stelle oder Person weitergeleitet wird.
Bei Ihren Überlegungen können Ihnen folgende Fragestellung helfen:
- Wie wird der elektronische Posteingang in meiner Verwaltungsbehörde künftig organisiert?
- Wie viele auf einer vom Bund anerkannten Plattform registrierte Adressen stelle ich als Verwaltungsbehörde zur Verfügung?
Nutzung der vom Bund anerkannten Zustellplattformen
Um eine vom Bund anerkannte Zustellplattform nutzen zu können, muss sich eine Verwaltungsbehörde auf der Plattform und im Behördenverzeichnis der jeweiligen Zustellplattform registrieren. Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass auf eine registrierte E-Mail-Adresse mehrere Personen Zugriff haben müssen. Dieser Anwendungsfall wird derzeit vom Amt für Informatik (AFI) und weiteren Stellen analysiert.
Hinweis Gemeinden und Städte
Gemeinden und Städte finden bei egovpartner Informationen und Vorgehenstipps zur Auswahl und Einrichtung von Adressen auf vom Bund anerkannten Zustellplattformen.
Interoperabilität der Zustellplattformen
Vom Bund anerkannte Zustellplattformen sind untereinander interoperabel. So wird eine Eingabe von Person A auf der Plattform A für eine Verwaltungsbehörde B auf der Plattform B von der Plattform A zur Zustellung an die Plattform B übergeben.
Im nicht öffentlichen Teilnehmerverzeichnis sind alle auf einer anerkannten Zustellplattform registrierten E-Mail-Adressen aufgeführt. Das Teilnehmerverzeichnis stellt damit die Grundlage für die Interoperabilität der Zustellplattformen her.
Massgeblicher Kanal Zürikonto
Das «Zürikonto» kann als massgeblicher Kanal und zentraler Einstiegspunkt genutzt werden. Verfahrenshandlungen können über das Zürikonto elektronisch abgewickelt werden, soweit es ein entsprechendes digitales Angebot für eine spezifische Behördenleistung gibt, das an das Zürikonto angeschlossen ist. Erfolgt die Eingabe über das Zürikonto, ist das Zürikonto der Rückantwortkanal.
Im Zürikonto kann eine Person angeben, mit der Verwaltungsbehörde grundsätzlich elektronisch verkehren zu wollen. Für die Verwaltungsbehörde bedeutet dieses Einverständnis, dass sie über das Zürikonto direkt ein Verfahren einleiten kann.
Ansprechpartner für das Produkt Zürikonto ist Beat Bourquin.
Plattform «Justitia.Swiss»
Seit dem Jahr 2018 läuft mit Justitia 4.0 ein umfassendes Projekt für den «digitalen Wandel in der Schweizer Justiz in Straf-, Zivil- und Verwaltungsgerichtsverfahren». Ein Teil des Projektes umfasst die Schaffung einer Plattform für den elektronischen Rechtsverkehr und die elektronische Akteneinsicht zwischen allen an einem Verfahren beteiligten Parteien (Plattform «Justitia.Swiss»).
Gemäss neuem VRG und § 3 Abs. 2 VEVV kann eine Verwaltungsbehörde für unterschiedliche Rechtsgebiete und Verfahrensarten unterschiedliche massgebliche Kanäle bestimmen. «Justitia.Swiss» erfüllt die Anforderungen an einen massgeblichen Kanal und kann für die elektronische Kommunikation in streitigen Verwaltungserfahren eingesetzt werden.
Verzeichnis der Staatskanzlei und Meldung der elektronischen Adressen
Die Staatskanzlei publiziert ein Verzeichnis auf ihrer Webseite mit den elektronischen Adressen der Verwaltungsbehörden und allfällig spezifischer Verfahren. Das Verzeichnis wird zum Inkrafttreten der Änderung des VRG und der VEVV zur Verfügung stehen. Es wird rechtzeitig vorher bekannt gegeben, wie die Adressen an die Staatskanzlei gemeldet werden können.
Elektronischer Versand
Natürliche und juristische Personen, die nicht zum elektronischen Geschäftsverkehr verpflichtet sind, können entscheiden, ob sie mit Verwaltungsbehörden analog oder elektronisch verkehren wollen.
Der elektronische Versand einer Anordnung erfolgt über denselben massgeblichen Kanal über den die Eingabe erfolgt ist (z. B. das Gesuch eingegangen ist).
Folgende Entscheidungshilfe zur visuellen Veranschaulichung:
Verpflichtung zur elektronischen Eingabe
Das VRG verpflichtet bestimmte Personengruppen und die öffentlichen Organe dazu, Verfahrenshandlungen elektronisch vorzunehmen (§ 4d Abs. 2 VRG):
- Personen, die berufsmässig Personen vor Verwaltungsbehörden oder Gerichten vertreten, z.B. Treuhänderinnen und Treuhänder.
- Personen, die Parteien vor schweizerischen Gerichten vertreten dürfen, siehe Bundesgesetz vom 23. Juni 2000 über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte (Anwaltsgesetz, BGFA, SR 935.61), z.B. Anwältinnen und Anwälte.
- Öffentliche Organe im Kanton Zürich, die Verfahrenshandlungen nach VRG vornehmen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein technisches Verfahren, um die Echtheit eines Dokuments, die Unversehrtheit und die Identität der eingebenden Person zu belegen. Die qualifizierte elektronische Signatur beruht technisch auf einem digitalen Zertifikat, das mit den Daten eines elektronischen Dokumentes verbunden wird. Einzig die QES gewährleistet die amtliche Identität der unterzeichnenden Person. Mit der Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) wird die QES nach Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) im kantonalen Verwaltungsverfahren zugelassen. Künftig kann durch Anbringen einer QES ein Unterschriftserfordernis im Verwaltungsverfahren erfüllt werden.
Die Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) sieht vor, dass individualisierte Anordnungen der Behörde mit der QES einer oder mehrerer Personen zu versehen sind (gemäss der jeweiligen Unterschriftenregelung).
DigiCert® Document Trust Manager
Das Amt für Informatik (AFI) bietet eine Applikation zum Anbringen von qualifizierten elektronischen Signaturen an (siehe Bestellprozess DigiCert® Document Trust Manager).
Aktuelles
Das Amt für Informatik wird in naher Zukunft eine neue Lösung anbieten, die für kantonale Stellen dann über das Service-Portal bestellt werden kann.
Hinweis Gemeinden und Städte
Gemeinden und Städte finden bei egovpartner Informationen und Vorgehenstipps zur Auswahl und Einführung einer QES.
Geregeltes elektronisches Siegel
Ein geregeltes elektronisches Siegel darf unter anderem dann zum Einsatz kommen, wenn Anordnungen aufgrund ihrer grossen Anzahl nicht einzeln unterzeichnet werden können (sogenannte «Massenverfügungen»). Ein elektronisches Siegel stellt die Herkunft und die Integrität des Dokuments sicher.
Auswirkungen
Eine Verwaltungsbehörde muss elektronische Anordnungen (Verfügungen), die gestützt auf das VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) und die VEVV erlassen werden, zukünftig elektronisch signieren. Einer elektronischen Anordnung bedarf es beispielsweise dann, wenn der Eingang eines Antrags (z.B. auf eine Leistung) elektronisch erfolgt ist und die darauffolgende Anordnung dementsprechend auch elektronisch erstellt und versendet werden muss.
Eine qualifizierte elektronische Signatur muss die gesetzlichen Anforderungen gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES, SR 943.03) erfüllen.
Das AFI stellt seinen Kundinnen und Kunden eine Applikation zum Anbringen von QES, den DigiCert® Document Trust Manager, zur Verfügung. Das Anbringen einer QES wird mithilfe einer Zwei-Faktor-Applikation vorgenommen.
Bestellprozess DigiCert® Document Trust Manager
Die Signatur, die auf einem Dokument in Form einer QES angebracht wird, ist persönlich. Es ist daher erforderlich, dass jede und jeder Mitarbeitende, die oder der eine QES benötigt, den Bestell- und Registrationsprozess eigenständig durchläuft. Eine Sammelbestellung von Zertifikaten ist nicht möglich.
- Bestellung für Kundinnen und Kunden des AFI
- Der DigiCert® Document Trust Manager kann über das Serviceportal AFI beschafft werden. Dort finden Sie auch eine Beschreibung des Produktes und eine Anleitung, wie Sie sich für den DigiCert® Document Trust Manager registrieren können.
- Bestellung für nicht auf den DAP migrierte kantonale Stellen
- Noch nicht auf den digitalen Arbeitsplatz (DAP) migrierte Direktionen können sich eine QES gemäss der im Service Center PKI publizierten Anleitung direkt beschaffen.
Für die Einbindung des Document Trust Managers in eine Fachapplikation ist ein gesondertes Vorgehen erforderlich. Über die IT-verantwortliche Person in Ihrer Direktion oder Ihrem Amt können Sie dem AFI über das «Service Leadership Board» gerne Ihr Anliegen mitteilen und ein individuelles Vorgehen entwerfen.
Kosten Document Trust Manager
Die Nutzung des Document Trust Managers ist kostenpflichtig. Die Verrechnung für Kundinnen und Kunden des AFI erfolgt gemäss der IKT-Verrechnungsstrategie über Service Now.
Eingang elektronisch signierter Dokumente
Im Rahmen von elektronischen Verfahrenshandlungen erhalten Verwaltungsbehörden künftig elektronisch signierte Dokumente z.B. in Form eines elektronisch signierten Gesuchs. Eine Validierung der QES ist mit dem Validierungsmechanismus von Adobe Acrobat Reader möglich. Über den Validator des Bundes können Sie eine QES oder ein elektronisches Siegel ebenfalls validieren. Der Validator zeigt Ihnen die Gültigkeit des Dokumentes und der darin enthaltenen Signaturen und Siegel an. Zusätzlich können Sie einen Prüfbericht erstellen lassen.
Validator des Bundes
Der Bund bietet den Validator an zur Überprüfung von elektronisch signierten und gesiegelten Dokumenten gemäss den Vorgaben des Bundesgesetzes über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate (ZertES; SR 943.03) und der Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV; SR 211.435.1).
Der Validator wird vom Bund im Rahmen der Bundesgesetzgebung in zwei Anwendungsformen bereitgestellt:
- als Web-Validator mit dem über einen Webbrowser ein zu validierendes Dokument geprüft und hochgeladen werden kann. Die zur Prüfung via Web-Browser auf den Validator hochgeladenen Dokumente werden vom System weder auf Dauer abgespeichert, noch werden Inhalte und Metadaten von validierten Dokumenten in Systemprotokollen registriert. Alle Daten des maschinellen Validierungsprozesses (hochgeladenes Dokument, Zertifikat der signierenden Person und Validierungsbericht) werden nur während des Prüfvorgangs im flüchtigen Arbeitsspeicher des Validators gehalten bzw. erzeugt. Um vom Inhalt des hochgeladenen Dokumentes Kenntnis zu nehmen, müsste jemand genau zum Zeitpunkt der Verarbeitung des Dokuments unter der Überwindung von grossen technischen Hürden in den Validator eindringen und ein Abbild des flüchtigen Arbeitsspeichers erstellen. Der gesamte Datenverkehr mit dem Validator erfolgt verschlüsselt (SSL) (siehe Validator).
- als diskreten Validator, der über eine gesicherte Verbindung aus einer Fachanwendung PDF-Dateien validiert. Der diskrete Validator steht sowohl der Bundesverwaltung als auch den Kantonen und Gemeinden zur Verfügung. Um den diskreten Validator nutzen zu können, bedarf es eines Nutzungsvertrags mit der eOperations Schweiz.
Weitere Informationen zum Validator finden Sie auf der Seite des Bundes.
Umgang und Aufbewahrung
Muss eine mit einer elektronischen Signatur versehene Akte in eine physische Akte umgewandelt werden, prüft die aktenführende Verwaltungsbehörde die elektronische Signatur bezüglich:
- der Integrität des Dokuments,
- der Identität der unterzeichnenden Person,
- der Gültigkeit und der Qualität der elektronischen Signatur sowie
- des Datums und der Uhrzeit der elektronischen Signatur.
Sie können dies grundsätzlich mit dem Validator des Bundes tun und zugleich einen Prüfbericht erzeugen, welcher der ausgedruckten Akte beigelegt werden kann. Eine Prüfung ist auch mit Werkzeugen wie dem Adobe Acrobat Reader möglich.
Zu beachten
Eine elektronische Signatur sind Daten, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt werden. Beim Ausdruck eines elektronisch signierten Dokuments (mit einer QES oder einem elektronischen Siegel) geht daher der Informationsgehalt einer QES oder eines elektronischen Siegels verloren. Der oft angebrachte visuelle Hinweis auf das Vorliegen einer QES in einem elektronischen Dokument entspricht nicht der QES. Eine elektronische Signatur kann nur mit einem Programm wie einem PDF-Reader oder dem Validator des Bundes aus dem Dokument ausgelesen werden.
Infoveranstaltung
Am 30. April 2024 hat die erste online Infoveranstaltung in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informatik und egovpartner zum Thema «elektronische Signaturen im Verwaltungsverfahren» stattgefunden. Unterlagen der Veranstaltung können unter lexgo@sk.zh.ch angefragt werden.
Weiterführende Links
Durch die Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) wird die elektronische Aktenführung verpflichtend (§ 4c VRG, Fassung vom 30. Oktober 2023). Die Pflicht gilt für Akten, die Bestandteil eines Verwaltungsverfahrens im Sinne des VRG sind.
Grundsätze zur Akten- und Dossierführung sowie der Informationsverwaltung, die z.B. aus dem Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) und der Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) hervorgehen, sind von dieser Regelung nicht berührt und gelten weiterhin.
Ausnahme
Akten, die sich für eine elektronische Aktenführung nicht eignen, werden nach § 4c Abs. 2 VRG physisch geführt. Ein Beispiel dafür sind Papierdokumente, die als Beweismittel dienen und deren Beweiskraft von der Papierform abhängt, weil durch eine Digitalisierung benötigte Informationen verloren gingen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn die Echtheit einer Unterschrift in einem eingescannten Dokument nicht mehr geprüft werden kann.
Informationsverwaltung
Auf der Webseite des Staatsarchivs werden die Grundsätze der Informationsverwaltung erläutert und in einem Glossar entsprechende Begriffe geklärt.
Das Staatsarchiv unterstützt öffentliche Organe von Kanton und Gemeinden bei der Informationsverwaltung durch Kurse, Hilfsmittel und individuelle Beratung:
Aufgrund der unterschiedlichen Rahmenbedingungen gibt es Ansprechpersonen für kantonale Organe und Informationen sowie Ansprechpersonen für Gemeinden.
Eingaben und Beilagen in Papierform
Eingaben und Beilagen in Papierform werden elektronisch zu den Akten genommen. Dazu werden die Dokumente ohne weitere spezielle Vorgaben eingescannt. Beilagen im Original sind zurückzusenden.
Verfügungen in Papierform
Verfügungen in Papierform werden gemäss der bestehenden Praxis der jeweiligen Behörde versandt.
Wandlung elektronischer in physische Akten
Es kann der Fall eintreten, dass eine elektronische Eingabe oder Beilage in eine physische Akte gewandelt werden muss.
Die Person, die das mit einer elektronischen Signatur versehene Dokumente ausdruckt, muss die Resultate der Signaturprüfung (Integrität, Besitzer der Signatur, Gültigkeit und Klasse der Signatur sowie Zeitpunkt der Anbringung der Signatur) auf dem Ausdruck vermerken oder als Prüfbericht des Validators des Bundes anfügen.
Aktueller Gesetzes- und Verordnungstext
Der Gesetzestext des neuen VRG (Änderungen vom 30. Oktober 2023) ist im Amtsblatt des Kantons Zürich (zh.ch) aufgeschaltet. Die aktuelle Version der VEVV mit erläuterndem Bericht ist Teil des Regierungsratsbeschluss Nr. 727/2024.
Zeitplanung
Der Kantonsrat hat am 30. Oktober 2023 die Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) beschlossen. Am 26. Juni 2024 hat der Regierungsrat des Kantons Zürich den Neuerlass der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Kanton Zürich (VEVV) sowie das Datum des Inkrafttreten des neuen VRG und der VEVV beschlossen. Gemäss Regierungsratsbeschluss Nr. 727/2024 treten das neue VRG und die VEVV zum 1. Januar 2026 in Kraft.
Tipps zum Vorgehen
Die Umsetzung von rechtlichen Vorgaben ist für Verwaltungsbehörden ein geübtes Vorgehen. Die Besonderheit bei dieser Teilrevision ist, dass alle Verwaltungsverfahren im Kanton Zürich betroffen sind, die gestützt auf das VRG durchgeführt werden.
Um strukturiert vorzugehen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
Vorteile:
- Die Umsetzung der Teilrevision des VRG und der VEVV als Projekt betrachten und umsetzen.
- Umsetzungsrelevante Grundlagenarbeit für die gesamte Organisation tätigen und zentral koordinieren, um Synergien innerhalb der Organisation zu nutzen (z.B. für mehrere Ämter der Direktion).
- Standortbestimmung Ihrer Organisation vornehmen: Wo stehen wir heute? Welche Anforderungen, die mit der Teilrevision des VRG und der VEVV gestellt werden, haben wir bereits umgesetzt und welche noch nicht?
- Verfahren, Prozesse, Geschäftsfälle und Applikationen identifizieren, die von der Teilrevision des VRG betroffen sind, um den Umfang des Umsetzungsprojektes zu bestimmen.
- Elektronisch durchgeführte Verfahren können für die Mitarbeitenden eine Veränderung in ihrem Arbeitsalltag bedeuten. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende in dieser Veränderung begleitet werden.
Informationsveranstaltungen
Die Staatskanzlei bietet Informationsveranstaltungen an, die Themen aus der Umsetzung des geänderten Verwaltungsrechtspflegegesetz (nVRG) (Änderung vom 30. Oktober 2023) und der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) aufgreifen. Es haben bereits folgende Veranstaltungen stattgefunden:
- Elektronische Signaturen im Verwaltungsverfahren am 30. April 2024
- Trägerwandlung – Umgang mit Akten am 23. Mai 2024
Weitere Veranstaltungen sind in Planung. Termine und Details werden hier aufgeschaltet.
Betroffene Verfahrenshandlungen
Verfahrenshandlungen sind Handlungen im Verwaltungsverfahren wie Eingaben (z.B. Gesuche, Einsprachen, Rekurse, Stellungnahmen), verfahrensleitende Verfügungen, Anordnungen und Rechtsmittelentscheide.
Von den Regelungen betroffen sind Verfahrenshandlungen im kantonalen Verwaltungsverfahren, die von den Verwaltungsbehörden der Gemeinden, der Bezirke und des Kantons vorgenommen werden (vgl. § 4 VRG).
Bei den Verfahrenshandlungen nach VRG handelt es sich um Vorgänge mit Privaten und zwischen den Verwaltungsbehörden, die auf Rechtswirkungen ausgerichtet sind. Rechtswirkung bedeutet im Allgemeinen, dass Rechtsfolgen ausgelöst beziehungsweise Rechte oder Pflichten begründet werden. Welche Rechte und Pflichten bestehen, ist in der Fachgesetzgebung geregelt. Mit Anordnungen wird die Gesetzgebung auf Sachverhalte angewendet und über diese entschieden.
Im Geltungsbereich des VRG liegen nach § 4 VRG Verfahren zwischen:
Verwaltungsbehörden und Privaten
Darunter fallen Verfahren zwischen natürlichen sowie juristischen Personen und Verwaltungsbehörden der Gemeinden, der Bezirke, sowie des Kantons Zürich, beispielsweise:
- Erteilung oder Entzug einer Bewilligung;
- Verfügung, um über ein Gesuch zu entscheiden;
- Entscheid über eine Rechtsstreitigkeit im Rahmen eines Rechtsmittelverfahrens.
Verwaltungsbehörden untereinander
Darunter fallen Verfahren zwischen Verwaltungsbehörden der Gemeinden, der Bezirke und des Kantons Zürich, beispielsweise:
- Entscheid einer Behörde A wird durch eine übergeordnete Behörde B im Rahmen eines Rechtsmittelverfahrens überprüft.
- Eine Aufsichtsbehörde leitet ein Verfahren gegen die von ihr beaufsichtigte Behörde ein, es ergeht eine Verfügung.
Um Verfahrenshandlungen künftig rechtsgültig elektronisch vorzunehmen, sind die Anforderungen des VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023, zweiter Abschnitt) und des VEVV zu beachten.
Formen der Schriftlichkeit
Begriff der «Schriftlichkeit»
Schriftliche Verfahrenshandlungen nach dem VRG sind heute an die Papierform gebunden. Durch die Änderung des VRG kann das Erfordernis der «Schriftlichkeit» fortan auch in elektronischer Form erfüllt werden. Dies betrifft alle verwaltungsrechtlichen Verfahrenshandlungen, bei der die kantonale Gesetzgebung die Form der «Schriftlichkeit» verlangt.
In folgender Tabelle werden beispielhaft Formerfordernisse in schriftlichen Verfahren nach VRG (Fassung vom 30. Oktober 2023) und VEVV in Papierform und elektronischer Form gegenübergestellt.
| Schriftliche Verfahrenshandlungen in Papierform | Schriftliche Verfahrenshandlungen in elektronischer Form | |
|---|---|---|
| Form der Eingabe | Papier | über den für die Behörde/das Verfahren bezeichnete elektronische Adresse Dateiformate müssen angegeben werden |
| Eingaben an Verwaltungsbehörden | Post oder persönliche Abgabe am Schalter | an bezeichnete elektronische Adresse |
| Unterschriftsbedürftige Eingabe | mit eigenhändiger Unterschrift | Qualifizierte elektronische Signatur (PDF) oder eindeutig identifizierte (§6 VEVV) Nutzende auf einem Webservice |
| Form der Anordnung | Papier | |
| Anordnung mit Unterschrift(en) | eigenhändige Unterschrift | Qualifizierte elektronische Signatur |
| Anordnung ohne Unterschrift(en) | ohne Unterschrift | geregeltes elektronisches Siegel |
| Bereitstellung der Anordnung | Post | Derselbe massgebliche Kanal über den das Gesuch eingegangen ist |