Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Reporting IAZH und wie dieses mit dem Kostenersatz für Flüchtlinge zusammenhängt.
Einleitung
Der Kanton verteilt einen Grossteil der Mittel der Integrationspauschale jährlich nach einem definierten Schlüssel auf die Gemeinden und gibt für jede Gemeinde ein Kostendach vor. Die Mittel sind für die Nutzung von akkreditierten Integrationsangeboten bestimmt. Voraussetzung für die Auszahlung dieser Mittel an die Gemeinden ist die Berichterstattung (Reporting) über die Angebotsnutzung. Die Fachstelle Integration (FI) gibt im Folgenden eine Anleitung zum Reporting und erklärt, wie dieses mit dem Kostenersatz für Flüchtlinge zusammenhängt.
Die Integrationsförderung von Asylsuchenden, vorläufig Aufgenommenen (VA) und Flüchtlingen (FL) im Rahmen der Integrationsagenda Kanton Zürich (IAZH) ist organisatorisch eng verflochten mit der Asylfürsorge (für VA) und der Sozialhilfe (für FL). Finanziell liegt jedoch eine klare Trennung zwischen den Mitteln der IP im Rahmen der IAZH und derjenigen der Sozialhilfe (Kostenersatz für Flüchtlinge) vor.
Die Verwendung der IP ist der Sozialhilfe vorgelagert. Das heisst: Nachdem die FI den Einsatz der IP durch die Gemeinden geprüft hat, erfolgt die Prüfung und Auszahlung des Kostenersatzes für Flüchtlinge seitens des Kantonalen Sozialamts (KSA).
Zur Prüfung und Auszahlung des Kostenersatzes sieht das KSA gestützt auf § 34 Abs. 4 der Sozialhilfeverordnung (SHV) ein vereinfachtes Abrechnungsverfahren vor. Allfällige Kosten für akkreditierte Integrationsangebote, die über das Kostendach (IP) hinausgehen, können mittels vereinfachtem Abrechnungsverfahren als Kostenersatz gemäss §44 des Sozialhilfegesetzes (SHG) mit dem KSA abgerechnet werden. Die Details dazu (insbesondere auch zu Fragen der Finanzbuchhaltung) finden sich im Kapitel 18.3.06 des kantonalen Sozialhilfe Behördenhandbuches.
Das Reporting im Rahmen der IAZH über die Verwendung der IP bildet sowohl für die FI als auch für das KSA die Grundlage zur Prüfung der effektiven Kosten, die den Gemeinden zurückerstattet werden können.
Es sind ausschliesslich Teilnahmen an akkreditierten Angeboten aus dem kantonalen Angebotskatalog zu erfassen und zu rapportieren – auch dann, wenn das Kostendach der Gemeinde bereits ausgeschöpft ist.
Daten erfassen
Die fallführenden Stellen der Gemeinden (FFST) erfassen die genutzten Angebote gemäss der in der Leistungsvereinbarung zwischen der Gemeinde und dem Kanton Zürich (Direktion Justiz und Inneres) aufgeführten Vorgaben zum Reporting (Anhang 5).
Es steht den fallführenden Stellen frei, ob sie die genutzten Angebote über eine Fallführungssoftware (z.B. Tutoris, KLIB) oder die Excel-Erhebungsvorlage des Kantons erfassen. Die fallführenden Stellen können im Laufe des Jahres auch von der Excel-Erhebungsvorlage auf eine Fallführungssoftware umstellen.
Bei einer Umstellung während des Jahres müssen entsprechend zwei Datensätze (Excel-Datei sowie Daten-Exports aus dem Fallführungstool) eingereicht werden. Die Zusammenführung der Daten erfolgt durch das Statistische Amt.
Um den Anforderungen der Finanzkontrolle zu entsprechen, muss neu eine Vollständigkeits- und Richtigkeitserklärung eingereicht werden. Sie finden diese weiter unten. Bitte ergänzen Sie die nötigen Angaben, unterzeichnen und scannen Sie das Formular bzw. setzen Sie Ihre elektronische Unterschrift ein und übermitteln Sie das PDF an folgende E-Mail-Adresse: kip-reporting@ji.zh.ch.
Der kantonale Angebotskatalog IAZH kann sich im Laufe des Jahres verändern. Die von der FI zur Verfügung gestellte Erhebungsvorlage IAZH wird automatisch aktualisiert. Falls Sie eine Fallführungssoftware verwenden, bitten wir Sie die Aktualisierung selbstständig vorzunehmen. Dazu finden Sie im Folgenden eine aktuelle Liste der akkreditierten Angebote aus dem kantonalen Angebotskatalog IAZH.
Bei Fragen zum Fallführungssystem nehmen Sie bitte direkt mit den Softwareanbietenden Kontakt auf.
Daten übermitteln
Die erfassten Daten werden dem Statistischen Amt des Kantons Zürich (STAT) über Webtransfer ZH übermittelt. Die entsprechende Anleitung finden Sie unten. Die bereinigten Daten werden durch das STAT an die FI und an das KSA weitergeleitet.
Verarbeitung Reporting-Daten
Nach der Auswertung durch das Statistische Amt, werden die Daten der Fachstelle Integration weitergeleitet. Die FI nimmt im Anschluss die Abrechnungsprüfung vor. Sie ermittelt den Betrag, welcher der Gemeinde auf der Grundlage des Reporting sowie der Vereinbarung (insbesondere der Kostendächer) zusteht. Es erfolgt pro Gemeinde nur eine Abrechnungsprüfung.
Die FI prüft u.a. folgende Punkte:
- Angebote aus dem kantonalen Angebotskatalog IAZH
- Personen aus der Zielgruppe: vorläufig Aufgenommene (F-Ausweis), anerkannte Flüchtlinge (B- und F-Ausweis), Asylsuchende (N-Ausweis)
Es sind nur Kosten anrechenbar, welche die oben genannten Punkte erfüllen. Bitte beachten Sie zudem, dass für Asylsuchende (Status N) nur Angebote aus dem Förderbereich Sprache angerechnet werden können. Die FI bezahlt den Gemeinden die effektiven Kosten der Angebotsnutzungen bis zur Höhe des Kostendachs aus.
Die FI informiert das KSA über den Abschluss der Abrechnungsprüfung und den Ausschöpfungsgrad des Kostendachs. Im Anschluss startet das KSA die eigene Kostenersatzprüfung in einem neuen Verfahren (vgl. Behördenhandbuch der kantonalen Sozialhilfe Kapitel 18.3.06).
Die Reporting-Daten werden durch die FI zusätzlich zur Erstellung eines Monitorings bezüglich der Vorgaben aus der Leistungsvereinbarung verwendet. Die FI prüft u.a. folgende Punkte:
- Die chancengleiche Förderung von vorläufig Aufgenommenen (F-Ausweis) und anerkannten Flüchtlingen (B- und F-Ausweis).
- Die chancengleiche Förderung der Geschlechter
Die FI informiert die Gemeinden jeweils über die gewonnenen Erkenntnisse.
Aus den Reporting-Daten erstellt die FI die Kennzahlen für die Berichterstattung an den Bund. Darüber hinaus dienen die Daten dazu, das Fördersystem zu beobachten und weiterzuentwickeln.
Finanzbuchhaltung
Die Angaben zur Verbuchung der Mittel aus den Integrationspauschalen der IAZH finden Sie hier:
Häufige Fragen
Verwenden Sie die Akkordeon-Bedienelemente, um die Sichtbarkeit der jeweiligen Panels (unterhalb der Bedienelemente) umzuschalten.
Die erfassten Daten werden dem Statistischen Amt des Kantons Zürich über Webtransfer ZH übermittelt. Die entsprechende Anleitung finden Sie unter Artikel III. Die bereinigten Daten werden an die Fachstelle Integration und an das Kantonale Sozialamt weitergeleitet.
Bitte wenden Sie sich an den Applikationsverantwortlichen Ihrer Gemeinde oder Organisation oder direkt an den Support der Softwareanbietenden.
Sprachtests können mit der Angebotsnummer ST-01-001 verbucht werden.
In der Erhebungsvorlage soll pro Angebotsnutzung eine Zeile verwendet werden. Sie können in der Spalte «Kosten_CHF» eine Summenformel verwenden, um die Beträge zu addieren. Sie erzielen damit auch eine bessere Nachvollziehbarkeit.
Massgebend ist der Entscheid der oder des Sozialberatenden für die Nutzung eines Angebots. Falls nach Beginn des Angebots entschieden wird, dass die Unterstützung erweitert oder verlängert wird, so erscheint dies auf einer neuen Zeile in der Excel-Datei. Falls Sie für das Reporting die Erhebungsvorlage nutzen, müssen Sie die Angebotsnutzung in einer neuen Zeile erfassen (Zeile kopieren und Angebotsstart und -ende anpassen).
Die Dossiernummer ist die «Fallnummer KSA». Sie wird für die Abrechnung des Kostenersatzes verwendet. Die Nummer existiert nur dann, wenn die Person auch für den Kostenersatz beim KSA berechtigt ist. Bei allen anderen existiert diese Nummer nicht, das Feld kann somit leer gelassen werden.
Personen, die nicht sozialhilfeabhängig sind, haben keine Dossiernummer.
Ausschlaggebend ist das Datum des Angebotsstarts. Falls das Angebot beispielsweise am 15. November 2023 startet und bis zum 28. Februar 2024 dauert, werden die Gesamtkosten des Angebots dem Jahr 2023 angerechnet. Falls Sie im Januar oder Februar 2024 beispielsweise entscheiden würden, das Angebot zu verlängern, können Sie dies als neue Angebotsnutzung erfassen und die Kosten für die Verlängerung würden dann dem Kostendach 2024 angerechnet.
Im Reporting IAZH wird einzig die Nutzung von akkreditierten Angebote aus dem kantonalen Angebotskatalog IAZH erfasst. Diese Angebote verfügen jeweils über eine Angebotsnummer im Format X-00-000. Es existiert einzig eine Ausnahme: Sprachtests sind nicht im Angebotskatalog erfasst, können jedoch trotzdem über das Kostendach abgerechnet werden (ST-01-001).
Angebotsnutzungen ausserhalb des kantonalen Angebotskatalogs können nicht erfasst werden.
Die anbietenden Institutionen von akkreditierten Angeboten sind aufgefordert, die Angebotsnummer auf der Rechnung zu erfassen. Wenn diese nicht vorhanden ist, muss diese bei der anbietenden Institution nachgefordert werden. Es können nur Angebotsnutzungen im Reporting aufgeführt werden, bei denen die entsprechende Angebotsnummer aufgeführt ist.
Sofern eine Angebotsnutzung in der 1. Phase begonnen wurde, wird der gesamte Rechnungsbetrag von der 1. Phase beglichen. Falls die Anmeldung inklusive einer zugehörigen Kostengutsprache noch in der 1. Phase erfolgte, das Angebot jedoch erst nach Übertritt in die 2. Phase startet, ist der gesamte Rechnungsbetrag ebenfalls durch die 1. Phase zu begleichen.
Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet werden, so stellen Sie die Frage per E-Mail an die Fachstelle Integration.