Das Verzeichnis der Informationsbestände dient der Informationsverwaltung und soll interessierten Personen den Informationszugang erleichtern.
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Verzeichnis der Informationsbestände
Jedes öffentliche Organ des Kantons Zürich führt ein Verzeichnis seiner Informationsbestände (§ 14 Abs. 4 Gesetz über die Information und den Datenschutz, IDG, LS 170.4). Das Verzeichnis enthält Angaben über die Zwecke, zu welchen die Informationsbestände geführt werden, sowie einen Hinweis, ob die Informationsbestände Personendaten enthalten. Es ist öffentlich zugänglich zu machen.
Das Verwaltungsgericht des Kantons Zürich verzeichnet jedes bearbeitete Geschäft in einer Geschäftsverwaltung (JURIS). Zu jedem Geschäft wird ein physisches Dossier erstellt. Nach dem rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens werden die Akten archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Staatsarchiv zur Übernahme angeboten. Sie können dort eingesehen werden, soweit sie in den Bestand des Staatsarchivs übernommen worden sind. Akten, die vom Staatsarchiv nicht übernommen werden, werden anschliessend vernichtet.
Liste der Datensammlungen des Verwaltungsgerichts
| Bezeichnung | Zweck | Personendaten |
|---|---|---|
| Juristisches Informationssystem JURIS |
|
Ja |
| SAP (FICO) | Finanzbuchhaltungsabwicklung | Ja |
| Windows Explorer | Hierarchisch strukturiertes Ablagesystem für Dokumente (Anleitungen, Merkblätter, Formulare, Projektunterlagen) | Ja |
| Leistungserfassungssystem SAP (PROTIME) | Erfassung und Zuordnung der Arbeitszeit zu verschiedenen Leistungsarten und Erfassung von Spesen | Ja |
| SAP (HCM/PULS) | Erfassung sämtlicher personal- und lohnrelevanter Daten | Ja |
| Personaldossiers | Physische Aufbewahrung der Personaldossiers | Ja |
| BiblioMaker | Bibliothekskatalog | Nein |
| Aktenarchiv | Physische Aufbewahrung erledigter Verfahren und Geschäfte | Ja |