Die Bereiche des Organisationsstatuts

Den Rahmen für das Organisationsstatut bilden die kantonale Gesetzgebung und die Gemeindeordnung. Das Statut legt die Zuständigkeiten und das Zusammenwirken aller an der Schule Beteiligten fest, ebenso die Mitwirkung der Eltern sowie der Schülerinnen und Schüler. Zum Organisationsstatut gehören vier Bereiche:

• Aufbauorganisation:
  Bildet mit Hilfe von Organigrammen die Struktur der Schule ab.
• Aufgaben- und Kompetenzzuweisung:
  Regelt mit einem Funktionendiagramm sowie Stellen- und Aufgabenbeschrieben die Zuständigkeit in Bezug auf die einzelnen Aufgabenbereiche.
  
• Ablauforganisation:
  Definiert mit Hilfe von Prozessbeschreibungen, die viele Schnittstellen haben. Dazu zählen etwa die Personalrekrutierung oder andere Abläufe, die häufig zu Diskussionen führen.
  
• Reglemente und Konzepte:
  Regeln oder beschreiben wichtige Bereiche wie die Weiterbildung, die Mitwirkung der Eltern oder die Kommunikation gegenüber der Öffentlichkeit. Im Führungsalltag dienen Reglemente und Konzepte als Entscheidungsgrundlage.

Elemente des Organisationsstatuts

Organigramm

Die Darstellung einer Schule in Form eines Organigramms erleichtert die Verständlichkeit der Organisationsstruktur – sowohl intern als auch extern. Das Organigramm bildet dabei die Ressorts der Schulpflege, die einzelnen Schulen, die Diensteinheiten, die Stabstellen sowie allfällige weitere Gremien ab und zeigt ihre hierarchische Gliederung.  

Funktionendiagramm

Ein Funktionendiagramm stellt in übersichtlicher Form die Aufgaben und Kompetenzen aller Beteiligten innerhalb und ausserhalb der Schule dar. Dazu gehören die Behörden, die Schulleitung, die Schulkonferenz, die Lehrpersonen, weiteres Schulpersonal sowie die Eltern. Aus dem Diagramm lässt sich zudem ablesen, wer in welchen Aufgabenbereichen welche Entscheidungskompetenzen hat und wer in die Entscheidungsfindung miteinbezogen oder über einen Entscheid informiert werden muss.  

Stellenbeschriebe

Die Stellenbeschreibungen für Schulleitung und Schulverwaltung sind im Alltag ein unverzichtbarer Bestandteil der Organisation. Sie regeln die Aufgaben und Kompetenzen sowie die organisatorische Eingliederung einzelner Stellen. Für die Behörden sind sie ein wichtiges Führungsinstrument und zeigen dem Stelleninhaber oder der Stelleninhaberin klar auf, was von ihm oder ihr erwartet wird.  

Aufgabenbeschriebe

Analog zu den Stellenbeschreibungen für Schulleitung und Schulverwaltung empfiehlt es sich, auch für die Ressortverantwortlichen der Schulpflege Aufgabenbeschreibungen zu erarbeiten. Viele Schulpflegen regeln die interne Zusammenarbeit in ihrer Geschäftsordnung. Die Aufgabenbeschreibungen können deshalb auch Teil der Geschäftsordnung sein.  

Prozessbeschriebe

Abläufe, die für die Qualitätssicherung von entscheidender Bedeutung sind, können in Form von Prozessbeschreibungen geregelt werden. Diese halten für den jeweiligen Ablauf fest, welche Schritte notwendig sind, wer zu welchem Zeitpunkt informiert oder miteinbezogen werden muss und welche Entscheidungsgrundlagen vorliegen müssen. Prozessbeschreibungen sind ein gutes Controlling-Instrument für die Schulpflege.

Reglemente und Konzepte

Konzepte und Reglemente erlauben es der Schulpflege, für bestimmte wichtige Bereiche einen Rahmen abzustecken. Typische Beispiele sind Kommunikationskonzepte, Weiterbildungsreglemente, Qualitätskonzepte oder Finanzreglemente. Solche Instrumente bilden die Grundlage für Entscheidungen im Alltag, welche die Schulpflege oder die Schulleitung fällen muss. Bei der Erstellung von Konzepten und Reglementen gilt die Devise: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Das gibt der Behörde oder Schulleitung bei Entscheiden einen gewissen Spielraum.