Weisung der Finanzdirektion vom 6. Februar 2023 betreffend Nutzung und Vergütung von privaten Smartphones¹

1.Zweck

Diese Weisung regelt die Nutzung und Vergütung von privaten Smartphones als Teil des digitalen Arbeitsplatzes.

2.Grundlagen und Beschlussfassung

Mit Beschluss RRB Nr. 829/2021 hat der Regierungsrat festgelegt, das private Smartphone als festen Bestandteil des neuen digitalen Arbeitsplatzes zu nutzen.

3.Geltungsbereich

Die Weisung gilt für alle Mitarbeitenden der Verwaltungseinheiten der kantonalen Verwaltung, die der kantonalen IKT-Strategie unterstehen (vgl. RRB Nr. 383/2018; Ziff. 2). Es sind dies die Direktionen des Regierungsrates, die Staatskanzlei und die unselbständigen Anstalten. Ausgenommen sind die Kantonspolizei (RRB Nr. 383/2018, Ziff. 2) sowie die Schulen der Sekundarstufe II (RRB Nr. 829/2021, Ziff. 4).

Die Weisung gilt auch für alle Behörden, selbständige Anstalten und die Rechtspflege, die die Services für den digitalen Arbeitsplatz vom Amt für Informatik beziehen (Ziff. 3 Abs. 3 Kantonale IKT-Strategie vom 25. April 2018).

4.Grundsatz zur Verwendung von Geschäftsdaten auf privaten Smartphones

Geschäftsdaten des Kantons können ausschliesslich über die vom Amt für Informatik bereitgestellte Management-Lösung auf das private Smartphone geladen werden (geschäftliche Verwendung des privaten Smartphones). In diesem Falle werden die Abonnements- und Nutzungsgebühren vom Kanton vergütet (vgl. Ziff. 5).

Mitarbeitende, die ihr privates Smartphone nur für die Zweifaktor-Authentisierung nutzen wollen, können die Microsoft Authenticator App direkt verwenden. Diese ist möglicherweise für andere Anwendungen bereits auf dem eigenen Gerät vorhanden oder kann selbständig installiert werden. Für die erstmalige Authentisierung am Arbeitsplatz stehen alternative Methoden zur Verfügung. Eine Installation der Management-Lösung des Amts für Informatik ist dazu nicht erforderlich. Es besteht kein Anspruch auf Vergütung.

5.Vergütung von Abonnements- und Nutzungsgebühren

Mitarbeitenden, die ihre privaten Smartphones für geschäftliche Zwecke verwenden und die Management-Lösung des Amts für Informatik installieren, wird gestützt auf § 75 Abs. 4 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (LS 177.111) monatlich Fr. 26.50 (jährlich Fr. 318) vergütet.

Die monatliche Vergütung deckt sowohl Abonnements- als auch Nutzungsgebühren für die privaten Smartphones ab. Die Management-Lösung kann auf mehreren mobilen Geräten installiert werden, die Vergütung wird jedoch pro Mitarbeitende nur einmal entrichtet.

Anspruch auf eine Vergütung haben alle Mitarbeitenden (befristete sowie unbefristete Anstellungen, PraktikantInnen, Lernende und Angestellte im Stundenlohn), welche den neuen digitalen Arbeitsplatz verwenden.

Der Anspruch beginnt für bestehende Mitarbeitende im Monat nach Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz. Bei neu eintretenden Mitarbeitenden besteht der Anspruch ab Beginn des Anstellungsverhältnisses, sofern sie über den digitalen Arbeitsplatz verfügen. Der Anspruch endet in jedem Falle mit Beendigung des Anstellungsverhältnisses.

Für die Sistierung des Anspruchs (z. B. bei Krankheit, unbezahltem Urlaub, Freistellung etc.) sind die Regelungen zur Sistierung der Lunch-Check Beitragsberechtigung sinngemäss anwendbar (vgl. II/Ziff. 7 RRB-Nr. 853/2015).

Die monatliche Auszahlung erfolgt mit dem Lohn. Das HR der jeweiligen Verwaltungseinheit ist für die Erfassung und Mutation der anspruchsberechtigten Mitarbeitenden im Personalsystem zuständig.

Die Höhe der Vergütung ist nicht vom Beschäftigungsgrad abhängig.

6.Voraussetzungen

Die nachfolgenden Voraussetzungen ergeben sich aus den besonderen Informationssicherheitsrichtlinien (BISR), insb. BISR 7, «Richtlinie für mobile Endgeräte».

6.1.Technische Anforderungen an die Smartphones

Die Smartphones müssen iOS bzw. Android-Geräte der neueren Generation sein, und es muss sich um Betriebssystemversionen handeln, die mit Sicherheits-Updates durch die Hersteller unterstützt werden. Eine Liste der gültigen Betriebssystemversionen wird auf der Intranetseite des Amts für Informatik publiziert.

6.2.Vertraulichkeit und Sicherheit

Die Mitarbeitenden sind für die Datensicherheit besorgt. Sie behandeln Amts- und Kundeninformationen bei der Benutzung des Mobiltelefons vertraulich. Dies gilt insbesondere für abgespeicherte Dokumente, E-Mails und Kontaktinformationen

Private Daten, welche auf dem Smartphone gespeichert sind, können vom Arbeitgeber nicht eingesehen werden.

Pflichten der Mitarbeitenden:

• Die Smartphones sind vor fremdem Zugriff zu schützen (z. B. Sperrung mittels Zugangscodes).
• Es dürfen keine geheimen Informationen übermittelt werden (Telefonverbindung nicht verschlüsselt).
• Betriebssysteme sind stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
• Technisch manipulierte Geräte dürfen nicht verwendet werden.

6.3.Installation

Die Neuinstallation der Management-Lösung bei Inbetriebnahme oder Gerätewechsel ist durch die Mitarbeitenden gemäss Anleitung selbständig durchzuführen. Die Anleitung ist auf der Intranetseite des Amts für Informatik verfügbar.

6.4.Synchronisierung der Mail-, Kalender- und Kontaktinformationen

Die Mail-, Kalender- und Kontaktinformationen werden automatisch mit dem Smartphone synchronisiert.

6.5.Support und Datensicherung

Der Support der Hardware und des Betriebssystems des privaten Gerätes liegt in der Verantwortung der Mitarbeitenden, ebenso die Sicherung der privaten Daten.

Der Support und die Datensicherung der geschäftlichen Anwendungen erfolgt durch das Amt für Informatik.

6.6.Verlust des privaten Smartphones

Im Falle eines Verlustes oder Diebstahls ist der Service Desk des Amts für Informatik unverzüglich zu informieren, damit dieser alle Unternehmensdaten auf dem Gerät löschen kann. Erst danach hat eine Meldung an den Telefonprovider zu erfolgen. Für die Beschaffung eines Ersatzgerätes sind die Mitarbeitenden verantwortlich.

6.7.Zusätzliche Anwendungen (kantonaler App-Store)

Die Erweiterung des kantonalen App-Store um zusätzliche Anwendungen (Zeit- und Spesenerfassung, e-Lohnabrechnung usw.) wird laufend geprüft und eingeführt.

7.Weitergehende Angebote

7.1.Beitritt zum kantonalen Mobilfunkvertrag

Mitarbeitende können vom Bezugsvertrag des Kantons Zürich mit den Providern profitieren.

Es gelten die folgenden Bestimmungen:

a. Die Mitarbeitenden sind berechtigt, mehrere Abonnemente zu vergünstigten Konditionen zu beziehen.
b. Die Bestellung erfolgt über das Provider-Portal.
c. Der Vertragspartner des Abonnements ist der Kanton Zürich, vertreten durch die Finanzdirektion, Amt für Informatik des Kantons Zürich. Das Abonnement lautet auf den Namen der oder des Mitarbeitenden, welcher weiterhin die alleinige Hoheit über die eigenen Daten (Verbindungsnachweis) behält.
(Genaue Informationen zu den verschiedenen Abonnements-Typen mit den aktuellen Preisen sind auf der Intranetseite des Amts für Informatik aufgeschaltet.)
d. Eine private Mobiltelefonnummer kann in den kantonalen Vertrag übertragen werden.
e. Die monatlichen Rechnungen für die Abonnements- und Nutzungsgebühren werden an die Privatadresse der Mitarbeitenden zugestellt und müssen von diesen bezahlt werden.
f. Mit dem Austritt aus der kantonalen Verwaltung erfolgt der Austritt aus dem Vertrag des Kantons. Die Mitarbeitenden verpflichten sich in diesem Fall, die Umwandlung in ein privates Abonnement per Austrittsdatum zu veranlassen. Die Mobiltelefonnummer kann behalten bzw. in das private Abonnement übertragen oder gekündigt werden. Verbindlichkeiten, die sich mit dieser Umwandlung ergeben, insbesondere eine mögliche Restvertragsdauer, gehen zu Lasten der Mitarbeitenden.

7.2.Nutzung des Provider-Portals

Mit der Einführung des neuen digitalen Arbeitsplatzes wird den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Abonnemente direkt auf dem Provider-Portal zu bewirtschaften. Zudem können sie weitere Abonnemente aufschalten sowie Smartphones und anderes Zubehör zu vergünstigten Konditionen beziehen.

8.Inkrafttreten

Diese Weisung tritt am 1. März 2023 in Kraft und ersetzt auf diesen Zeitpunkt die bisherige Weisung zur Nutzung und Vergütung von privaten Smartphones vom 11. Februar 2022. 

Bestehende Regelungen bzw. Bestimmungen zur geschäftlichen Nutzung von privaten Smartphones werden in den betroffenen Organisationseinheiten zum Zeitpunkt des Rollouts des neuen digitalen Arbeitsplatzes ausser Kraft gesetzt, soweit sie dieser Weisung widersprechen. Ergänzende Regelungen bzw. Bestimmungen zur geschäftlichen Nutzung von privaten Smartphones bleiben weiterhin möglich.

Ernst Stocker
Finanzdirektor

^{1 Gilt sinngemäss für alle privaten mobilen Geräte.}