Ausgangslage

Der Kanton Zürich erbringt als Arbeitgeber verschiedene (geldwerte) Leistungen an seine Mitarbeitenden. Dabei kann es vorkommen, dass Leistungen seitens des Kantons (teilweise) zu Unrecht erbracht worden bzw. Lohnabzüge zu gering ausgefallen oder gar vergessen gegangen sind (beispielsweise der Quellsteuerabzug erweist sich nachträglich als zu tief oder der Lohn wurde trotz unbezahltem Urlaub ausgerichtet). Es ist dann zu prüfen, ob eine erbrachte Leistung von den Mitarbeitenden zurückgefordert bzw. Abzüge nachgeholt werden können und – falls dem so ist – wie die Rückforderung bzw. die Nachbelastung konkret abzuwickeln ist.

Grundlage für die Rückforderung

Rückerstattungsansprüche jeglicher Art aus öffentlichem Recht richten sich grundsätzlich nach dem anzuwendenden öffentlich-rechtlichen Erlass. Das kantonale Personalrecht enthält diesbezüglich aber keine Regelungen. Deshalb gelten die obligationenrechtlichen Vorschriften über die ungerechtfertigte Bereicherung nach Art. 62 ff. OR als allgemeiner Rechtsgrundsatz in analoger Anwendung (vgl. Entscheid des Verwaltungs­gerichts vom 8. Mai 2018, VB.2017.00319, E. 2.2). Demnach kann der Arbeitgeber, der eine Nichtschuld freiwillig bezahlt, das Geleistete zurückfordern, wenn er nachzuweisen vermag, dass er sich über die Schuldpflicht im Irrtum befunden hat (Art. 63 Abs. 1 OR). Gleichzeitig sind auch die entsprechenden Verjährungsfristen zu beachten. So verjährt der Bereicherungsanspruch gemäss Art. 67 OR mit Ablauf von drei Jahren, nachdem der Arbeitgeber Kenntnis von seinem Anspruch erhalten hat, in jedem Fall aber mit Ablauf von zehn Jahren seit der Entstehung des Anspruchs. Das bedeutet also, dass der Arbeitgeber, sobald er seinen Irrtum bemerkt hat, nicht nach Belieben mit der Geltendmachung seiner Rückforderung zuwarten kann, sondern dass er diese innerhalb von drei Jahren geltend machen muss. Andernfalls ist die Forderung verjährt und kann grundsätzlich nicht mehr geltend gemacht werden.

Durchsetzung der Rückforderung mittels Verrechnung

In der Praxis werden Rückforderungen des Kantons Zürich oft durch Ratenzahlungen der Mitarbeitenden getilgt. Bleibt eine Ratenzahlung aus, hat der Kanton Zürich sich um das Forderungsinkasso zu kümmern, was mit entsprechendem Aufwand verbunden ist. Es ist daher zu empfehlen, Rückforderungen mit dem Lohnanspruch der Mitarbeitenden zu verrechnen. Zu beachten ist aber, dass bei der Verrechnung das Existenzminimum der Mitarbeitenden immer zu wahren ist. Weiter ist zu beachten, dass eine Rückforderung vorgängig verfügt bzw. eine Vereinbarung erstellt werden muss.

Verrechnung gegen den Willen der Mitarbeitenden

Anerkennt die/der Mitarbeitende den bestehenden Rückforderungsanspruch seitens des Kantons nicht an und/oder wird geltend gemacht, dass die Verrechnung (betragsmässig) nicht zulässig ist, kann die Verrechnung auch gegen den Willen der Mitarbeitenden vorgenommen werden. Dazu ist in der zu erlassenden Verfügung Höhe und Grund der Gesamtforderung, der zu verrechnende (Teil-)Betrag sowie die weiteren Abwicklungsmodalitäten (Dauer der Lohnverrechnung, Höhe des Existenzminimums usw.) festzuhalten. Vor Erlass der Verfügung ist den Mitarbeitenden zwingend das rechtliche Gehör zu gewähren. Die Verfügung ist mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen. In der Verfügung selber ist zudem festzuhalten, dass für den Fall, dass eine Verrechnung mit dem Lohn zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr möglich ist – z.B. weil die/der Mitarbeitende unberechtigterweise der Arbeit fernbleibt bzw. das Anstellungsverhältnis kündigt – der ganze zu diesem Zeitpunkt noch offene Betrag sofort zur Zahlung fällig wird.

Verrechnung im Einvernehmen mit den Mitarbeitenden

Anerkennt die/der Mitarbeitende den bestehenden Rückforderungsanspruch seitens des Kantons und ist sie/er mit der Verrechnung einverstanden, ist der monatlich zu verrechnende Betrag – ebenfalls zwingend unter Einhaltung des Existenzminimums – einvernehmlich zu vereinbaren. Ebenso sind Höhe und Grund der Gesamtforderung sowie die Abwicklungsmodalitäten (Dauer der Lohnverrechnung, Höhe des Existenzminimums usw.) festzuhalten und der Punkt zu regeln, was gilt wenn später die Verrechnung nicht mehr möglich ist. Die gleichen Punkte sind in einer allenfalls zu erlassenden Verfügung festzuhalten.

Wegfall der Möglichkeit zur Verrechnung

Sollte eine Verrechnung in der Folge nicht mehr möglich sein, weil die/der Mitarbeitende z.B. nicht mehr beim Kanton Zürich angestellt ist, wird die Restforderung wie vereinbart bzw. verfügt fällig. Wird der Restbetrag trotz Mahnung nicht beglichen, kann der Arbeitgeber die Betreibung gegen die/den Mitarbeitenden einleiten und einen allfälligen Rechtsvorschlag gestützt auf die ergangene, rechtskräftige Verfügung im Verfahren der definitiven Rechtsöffnung (Art. 80 Abs. 1 und 2 Ziff. 2 SchKG) beseitigen lassen.

Informationen zu Auszahlung/Rückforderung von Ferien-, Mehrzeit- und Überzeitguthaben finden Sie hier: