Vorbemerkungen

Das formelle Vorgehen beim Erlass von personalrechtlichen Verfügungen richtet sich nach dem Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG). Dieses Gesetz bestimmt auch, welche Rechtsmittel gegen Verfügungen ergriffen werden können und wie das Verfahren abläuft.

Wann braucht es eine Verfügung?

Die Verfügung ist ein individueller, konkreter und einseitig erlassener Verwaltungsakt, mit dem eine konkrete verwaltungsrechtliche Rechtsbeziehung (z.B. das öffentlich-rechtliche Arbeitsverhältnis zwischen Kanton und Mitarbeitenden) gestaltend oder feststellend geregelt wird.

Bei Erlass einer Verfügung sind gewisse Verfahrensgrundsätze und -garantien zu beachten: Die Verfügung enthält z.B. Angaben zu den betroffenen Parteien, ist (spätestens auf Verlangen) zu begründen und zwingend mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen.

Eine Verfügung ist zu erlassen, wenn Rechte oder Pflichten von Verwaltungsangestellten betroffen sind. Davon ausgenommen sind die Dienstanweisungen; diese werden nicht in der Form der Verfügung erlassen.

Gewährung des rechtlichen Gehörs

Die betroffene Person ist über die beabsichtigte Massnahme vorgängig zu orientieren, (vgl. Rechtliches Gehör): Es ist ihr formell und zeitlich ausreichend Gelegenheit einzuräumen, dazu Stellung zu nehmen und sie hat einen Anspruch darauf, dass die erlassende Behörde sich mit dem Vorgebrachten auseinandersetzt, bevor sie die Verfügung erlässt.

Begründung und Rechtsmittelbelehrung: Wann nötig und wann nicht? 

Personalrechtliche Verfügungen sind grundsätzlich zu begründen und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen, die das zulässige ordentliche Rechtsmittel, die Rechtsmittelinstanz und die Rechtsmittelfrist bezeichnet (§ 10 Abs. 1 VRG).

Auf die Begründung einer Verfügung kann ausnahmsweise verzichtet werden (§ 10a VRG), wenn

• einem Begehren voll entsprochen wird;
• der betreffenden Person angezeigt wird, dass sie innert zehn Tagen (bei Kündigungen 30 Tage, § 18 Abs. 1 PG) seit der Mitteilung schriftlich eine Begründung verlangen kann; die Rechtsmittelfrist beginnt mit der Zustellung des begründeten Entscheides zu laufen;
• der betreffenden Person angezeigt wird, dass sie innert 30 Tagen seit der Mitteilung bei der anordnenden Behörde Einsprache erheben kann.

Die Rechtsmittelfrist beginnt mit Zustellung der begründeten Verfügung zu laufen. Die Anfechtbarkeit wird verwirkt, wenn die Begründung nicht verlangt wird. Dieses Vorgehen empfiehlt sich bei Massengeschäften sowie bei Verfügungen, die nicht umstritten sind.

Die Zustellung von Verfügungen

Verfügungen entfalten nur dann eine Rechtswirkung, wenn sie der Adressatin oder dem Adressaten zugestellt worden sind. Die Verwaltung trägt die Beweislast für die Zustellung. Als Zustellung gilt zunächst die tatsächliche Aushändigung an die Adressatin oder den Adressaten, wobei eine Quittung ausgestellt oder der Empfang unterschriftlich bestätigt werden sollte. Wo dies jedoch nicht möglich ist, sollte die Verfügung eingeschrieben, mit oder ohne Rückschein (im Zweifelsfall muss ein Nachforschungsbegehren gestellt werden), versandt werden. Es empfiehlt sich, einen Ausdruck der Sendungsverfolgung im Personaldossier abzulegen. Weiter ist es auch möglich, die Verfügung uneingeschrieben zu versenden. Zwar ist der administrative und kostenmässige Aufwand in diesem Fall geringer; im Zweifelsfall kann jedoch der Zugang nicht bewiesen bzw. es kann nicht auf den Ablauf einer nur knapp verpassten Frist gepocht werden.

Achtung:

Die Verfügung gilt erst mit dem Empfang beim Adressaten als zugestellt. Bei Zustellung per Post muss genügend Zeit eingerechnet werden. Holt ein Verfügungsadressat eine Einschreibesendung bei der Post nicht innert einer Frist von sieben Tagen ab, gilt die Zustellung erst am siebten Tag nach dem erfolglosen Zustellungsversuch als erfolgt, sofern die Adressatin bzw. der Adressat mit einer Zustellung rechnen musste (sogenannte Zustellfiktion, vgl. BGE 138 III 225, E.3.1).